Общие сведения. Когда служебные записки и другие документы создаются десятками или требуется отформатировать большой объем текста для отчета или книги

Когда служебные записки и другие документы создаются десятками или требуется отформатировать большой объем текста для отчета или книги, использование только рассмотренных выше приемов нецелесообразно, так как требуется большой объем рутинной работы. Практика показывает, что в результате не получается одинакового стиля документов или разделов книги, отчего вся работа выглядит очень неприятно.

Для снижения трудоемкости форматирования применяют шаблоны.

Шаблон является эскизом или заготовкой для всех документов некоторого типа, например, писем, приказов, отчетов, служебных записок. Шаблоны могут содержать текст, стили[12], элементы автотекста[13], макросы[14], особые пользовательские панели инструментов. Таким образом, вместо того, чтобы набирать каждый раз одни и те же заголовки и применять одно и то же форматирование, достаточно использовать шаблон, который уже содержит все эти элементы.

В поставке Word содержится большое число шаблонов для разных типов документов: записок, отчетов, деловых писем и т.д. Можно использовать эти шаблоны, изменять их для своих нужд, создавать свои собственные.

При запуске Word появляется новый, чистый документ под именем Документ1, и можно сразу начинать набирать текст. По умолчанию этот новый документ создается на основе шаблона Normal. Шаблон Normal включает в себя минимальный набор установок форматирования. В таблице 1 перечислены некоторые содержащиеся в нем установки. Вместо шаблона по умолчанию можно выбрать подходящий шаблон из списка прилагаемых к Word. Создать новый документ на основе шаблона по умолчанию очень легко – достаточно щелкнуть на кнопке Создать стандартной панели инструментов.

Таблица 1. Некоторые замечания по умалчиванию,

принятые в шаблоне Normal.dot

Если Вы внесли изменения в шаблон Normal, от которых затем решили от казаться, удалите файл шаблона Normal.dot[15]. Word автоматически создаст новый файл Normal.dot при следующем же запуске программы.