художній. 6 страница

Завершуючи телефонну розмову, обов'язково треба попрощатися. Нетактовно класти трубку, не дочекавшись прощальних слів співрозмовника. Варто пам'ятати, що надмірна ввічливість, улесливість не прикрашають співрозмовника, а навпаки, свідчать про його низький етичний рівень і можуть викликати роздратування.

Телефонна розмова є одним із різновидів усного мовлення, для якого характерні специфічні ознаки, зумовлені екстрамовними причинами:

– співрозмовники не бачать один одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомогою міміки, жестів, відповідного виразу обличчя, сигналів очима тощо (відсутність візуального контакту між співрозмовниками);

– обмеженість у часі (телефонна бесіда не може бути надто тривалою);

– наявність технічних перешкод (втручання сторонніх абонентів, погана чутність).

Основою проведення успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко й ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення.

Якщо телефонуєте Ви:

– насамперед привітайтеся, назвіть організацію, яку ви представляєте, а також своє прізвище, ім’я та по батькові. Зазвичай перші слова телефонної розмови сприймаються погано, а тому називайте своє прізвище та ім’я останнім – принаймні це буде почуто;

– якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід запитати прізвище, ім’я та по батькові свого співрозмовника. Можете також повідомити, з ким саме ви хотіли б поговорити;

– якщо телефонуєте у важливій справі, запитайте спочатку, чи є у вашого співрозмовника достатньо часу для бесіди;

– попередньо напишіть перелік питань, котрі необхідно з’ясувати, і тримайте цей перелік перед очима упродовж усієї бесіди:

– не закінчуйте розмову першим: завжди закінчує розмову той, хто телефонує. Завершуючи розмову, неодмінно попрощайтеся, нетактовно класти слухавку, не дочекавшись останніх слів Вашого співрозмовника;

– у разі досягнення важливих домовленостей згодом надішліть підтвердження листом або факсовим повідомленням.

Якщо телефонують Вам:

– спробуйте якомога швидше зняти слухавку й назвіть організацію, яку Ви представляєте;

– у разі потреби занотуйте ім’я, прізвище та контактний телефон співрозмовника;

– розмовляйте тактовно, ввічливо: демонструйте розуміння сутності проблем того, хто телефонує;

– не кладіть несподівано слухавку, навіть якщо розмова є нецікавою, нудною та надто тривалою для Вас.

Наради, збори, перемовини, дискусії як форми колективного обговорення.

Ділова нарада (збори) - усна комунікативна взаємодія групи людей (колективу). У цьому виді спілкування сполучаються різні жанри: ораторський монолог (вступне і заключне слово ведучого, виступи учасників, доповідь), бесіда (обмін інформацією, висування й обговорення ідей при «мозковій атаці»), дискусія.

Виділяють наступні основні задачі ділових нарад:

1)З'ясувати, проаналізувати стан справи (як виконується намічене, що відбувається в колективі...); обмінятися інформацією з обговорюваних питань, скоординувати зусилля і зробити організаційні висновки. Цим задачам відповідає інформаційний тип зборів.

2)Проінформувати колектив про пошуки в рішенні проблем, про новий досвід і можливості його впровадження, переконати співробітників у правильності проведеної господарської політики. Для рішення цих задач призначенеі роз'яснювальні збори чи збори - інструктаж.

3)Знайти колективне рішення проблеми, зібрати ідеї. Це тип зборів - проблемні чи «мозкова атака».

4)Відібрати і прийняти конструктивні рішення. Це задача зборів – прийняття рішення.

5)Дати учасникам необхідні знання, підвищити їхню кваліфікацію. Цей тип називається конференція чи навчальні збори.

Збори - це групове спілкування, що керується, організується. Їх успіх на 90% залежить від підготовки, обмірковування структурних елементів комунікативного етапу і наступної оцінки та самооцінки.

Перемовини можна номінувати як організаційну форму встановлення та юридичної фіксації виробничо-економічних зв'язків між зацікавленими в спільній діяльності економічно незалежними організаціями. Це формалізовний процес, що ставить конкретну мету, визначає коло питань і завжди реалізується в конкретних умовах, за конкретних обставин. Комерційні переговори відіграють велике значення в розвитку ділових стосунків. Від того, як будуть організовані і проведені ці переговори, залежить результат — поступ чи занепад проекту і, відповідно, фінансовий злет чи крах. За змістом комерційні переговори — це процес поетапного досягнення згоди між партнерами за наявності суперечливих інтересів.

Наше життя так чи інакше містить різні форми прояву суперечок та дискусій. Особливе значення мають професійні дискусії, які мають призводити до вирішення певних професійних питань і т.п. У зв’язку з цим виникає питання правильного ведення дискусій. Це в першу чергу стосується психології ведення дискусії, логічної та мовної культури дискусій.

Основні правила дискусії.

1. Всі відкрито висловлюють свої думки.

2. Всі точки зору повинні поважатися.

3. Слухайте інших не перебиваючи.

4. Не говоріть занадто довго та занадто часто.

5. Водночас говорить лише одна особа.

6. Дотримуйтесь позитивних ідей та стосунків.

7. Не критикуйте себе та інших.

8. Незгоди й конфлікти відносно ідей не повинні бути направлені на конкретну особу.

Збори як форма прийняття колективного рішення.

Збори — це форма колективного обговорення ділових проблем, які хвилюють громадськість. їх проводять з метою спільного осмислення певного питання. Розрізняють партійні збори, збори акціонерів, виборців, жителів мікрорайону тощо. Збори можна розділити на декілька етапів:

— підготовка зборів;

— висвітлення проблеми та її обґрунтування;

— обговорення проблеми;

— ухвалення рішення.

Збори потрібно готувати. їх підготовкою займається робоча група, члени якої найбільш зацікавлені в результаті.

Під час підготовки до зборів потрібно визначити проблему для розгляду і список працівників, які братимуть участь в обговоренні. Готують збори фахівці, доповідачем призначають кваліфіковану людину.

Готуючись до висвітлення проблеми, потрібно дібрати цікавий матеріал, факти, проаналізувати матеріал, зробити схеми порівняння видів роботи тощо.

Доповідач, готуючи доповідь має врахувати склад аудиторії, її вік, освіту, кваліфікацію, обставини. Потрібно написати повний текст виступу і кілька разів прочитати його. Після такої попередньої підготовки можна лише зрідка заглядати в рукопис. Досвідченому лекторові рекомендують приготувати нотатки доповіді.

Умови вдалого виступу:

– не вживати надто довгі речення, бо їх важко зрозуміти;

– персоніфікувати речення, але не зловживати третьою особою однини і множини, оскільки, це є порушенням етикету;

– не переобтяжувати мову словами іншомовного походження, професійними термінами, абстрактними поняттями;

– не зловживати зайвими подробицями, в яких губиться головна думка;

– надмірна лаконічність також може зашкодити слухачам зрозуміти інформацію та основну ідею;

– пам’ятати про етику свого виступу. Неповага до слухачів обернеться, зрештою, проти того, хто виступає.

Як правило, обговорення припиняється тоді, коли на запитання “Чи є ще пропозиції щодо обговорюваної проблеми?” – відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизуються. Збори є однією з форм прийняття колективного рішення.

Особливості проведення дискусій.

Дискусія – форма колективного обговорення, мета якої – виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв’язання проблеми. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мислити.

Організація дискусії передбачає три етапи: підготовчий, основний та завершальний. На першому етапі доцільно сформулювати тему дискусії й основні питання, які будуть винесені на колективне обговорення, дібрати відповідну літературу для підготовки, визначити час і місце проведення дискусії.

На другому етапі обговорюються ті питання, які були винесені на порядок денний. До поведінки учасників дискусії висувають такі вимоги: по-перше, всі учасники мають підготуватися до обговорення обраної теми й виявити готовність викласти свою позицію; по-друге, кожен повинен уважно слухати інших і чути, про що саме вони говорять; по-третє, всім бажано поводитися відповідно до загальноприйнятих етичних норм поведінки. Не слід перетворювати дискусію на суперечку, переривати особу, що виступає, робити їй зауваження тощо.

На третьому етапі підводять підсумки. Це робить ведучий. Він оцінює повноту й глибину розкриття теми, новизну інформації, відзначить різні погляди, наголосить на значущих результатах обговорення..

Дискусія не повинна тривати понад три години. Зловживання часом може викликати роздратування у присутніх. Ведучий має відчути кульмінаційний момент, після якого, зазвичай, інтерес до обговорення зменшується, і зробити підсумки. Важливо також дотримуватися ухваленого регламенту. Як правило, для повідомлення надається 15-20 хвилин, для виступу – 3-5 хвилин.

Якщо після дискусії частина учасників змінила погляди, то це означає, що подіяв “ефект переконання”. Він виявляється навіть тоді, коли в декого зароджуються сумніви щодо правильності своїх думок. “Нульовий ефект” дискусії має місце тоді, коли погляди, думки більшості людей не змінюються. Якщо під час дискусії у декого сформуються погляди, протилежні тим, які хотілося сформувати під час організації, то це означає дію “ефекту бумеранга”, тобто негативний результат дискусії.

Дискусія як форма колективного обговорення відрізняється від полеміки та диспуту. Полеміка як конфронтація ідей, поглядів, думок, на відміну від дискусії, має на меті не досягнення згоди в суперечці, а перемогу над опонентом.

Диспут найчастіше використовується для публічного захисту наукової позиції або для того, щоб визначитись у життєво важливих, найчастіше моральних, проблемах. Теми для диспутів нерідко добирають на основі аналізу життєвого досвіду. На диспут відводиться менше часу, ніж на дискусію, і спрямований він, як правило, на розв’язання особистісно значущих світоглядних та моральних проблем.

Евристичною формою, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми є “мозковий штурм”. Це спільне розв’язання творчої проблеми, яке забезпечується особливими технологіями його проведення. “Мозковий штурм” спрямований на активізацію творчої думки з використанням засобів, які знижують критичність і самокритичність людини, а отже, підвищують її впевненість у собі й готовність до творчого пошуку. Під час “мозкового штурму” на першому його етапі – генерації ідеї – кожний учасник вільно висвітлює свої пропозиції щодо вирішення поставленого завдання. Ця форма обговорення базується цілковито на дотриманні учасниками загальноприйнятих етичних норм. На першому етапі обговорення критика повністю забороняється. А відтак усі учасники можуть спокійно висловлювати свої думки.

Під час “мозкового штурму” слід дотримуватись правил, що сприяють підвищенню ефективності роботи: по-перше, бажано, щоб на розгляд виносилася лише одна проблема; по-друге, у процесі обговорення мають брати участь щонайбільше 12 осіб; по-третє, варто розмістити учасників по колу, щоб вони бачили одне одного і були рівноправними. Необхідно обмежити час обговорення до 30 хвилин. Дефіцит часу породжує стрес і стимулює діяльність мозку.

Велику роль у досягненні результатів під час “мозкового штурму” відіграє лідер. Він має створити відповідну моральну і психологічну атмосферу в групі. Від нього залежить відсутність психологічних бар’єрів.

Функції та види бесід.

Різновидом професійної діалогічної мови є ділова бесіда – форма офіційного, спеціально підготовленого мовного спілкування з використанням невербальних засобів (міміки, жестів, манери поведінки), у процесі якого відбувається обмін думками і діловою інформацією. Залежно від кількості учасників бесіди поділяються на індивідуальні та групові.

Індивідуальна бесіда – це діалог двох співрозмовників, як правило, різного соціального статусу, який має на меті визначення рівня об’єктивності будь-якої інформації. У присутності аудиторії комунікант використовує різні соціальні маски, намагається видаватись цікавішим, привабливішим. Визначати позиції з різних питань і пояснення діям будь-якої людини (комуніканта) слід спілкуючись з нею віч-на-віч.

Ділова бесіда належить до міжособистісного типу спілкування і передбачає різноманітні способи мовного і немовного взаємовпливу учасників. До ділової бесіди готуються заздалегідь: продумують план, аналізують особливості співрозмовника, підшукують необхідні фактичні дані, визначають стратегію і тактику спілкування. Підготовка до ділової бесіди дає змогу передбачити несподівані моменти, які можуть знизити ефективність прийомів співрозмовника.

Існують такі види планування ділової бесіди:

– стратегічний план (програма дій, спрямованих на досягнення поставлених завдань);

– тактичний план (містить перелік способів поетапного досягнення мети, що сприяють вирішенню основних стратегічних завдань бесіди);

– оперативний план (визначає програму дій за кожним окремим пунктом бесіди);

– план інформації і збору матеріалів (передбачає пошук джерел інформації і вивчення самої інформації);

– план систематизації і відбору робочих матеріалів (визначає структуру організації зібраного матеріалу і критерії його відбору);

– план викладу в часі (встановлює часові межі робочого плану бесіди);

– робочий план (подає структуру викладу бесіди з урахуванням регламенту);

– план використання допоміжних засобів (передбачає застосування окремих технічних засобів в процесі бесіди);

– план пристосування до співрозмовників і умов спілкування (враховує потенційні вимоги і наміри партнерів, особливості умов, за яких відбуватиметься бесіда).

Правила підготовки до бесіди:

– обрати найбільш вдалий момент і місце проведення бесіди, і лише після цього домовлятися про зустріч;

– з’ясувати все про співрозмовника;

– зібрати й систематизувати інформацію, необхідну для розмови;

– створити відповідну атмосферу довіри, щоб схилити до себе співрозмовника;

– визначити мету, стратегію і тактику проведення бесіди, скласти детальний план розмови, виділити базові слова, ключові речення;

– уявити собі позицію співрозмовника з цього питання та хід бесіди, передбачити нюанси, які можуть вплинути на її перебіг і результат.

Оскільки успіх індивідуальної бесіди значною мірою залежить від контакту, що встановлюється між співрозмовниками, можна виділити такі її етапи: початок бесіди (встановлення контакту); передавання інформації; аргументування; спростування доказів співрозмовника; підведення підсумків (вихід із контакту).

На початковому етапі бесіди встановлюється контакт із співрозмовником, передбачаються етикетні мовні формули під час вітання, подяки, запрошення тощо. Психологічний контакт – це духовний зв’язок між людьми, який забезпечує можливість взаєморозуміння. Після контакту очей треба привітатися і зробити паузу. Вона потрібна для того, щоб інша людина мала змогу включитися в розмову.

На початку бесіди доречно:

– уникати вступів на зразок “Якщо у Вас є час вислухати мене”;

– не примушувати співрозмовника одразу захищатися;

– тон бесіди має бути привітним, доброзичливим (це допоможе співрозмовникові повірити у Вашу щиру зацікавленість його проблемами);

– співрозмовник може бути добре проінформований щодо теми розмови, тому краще висловити свої сподівання на це або запитати його;

– у кожній ситуації треба виявляти гнучкість, оперативність, творчість. Варто пам’ятати, що фрази на зразок: “Не хвилюйтесь”, “Заспокойтеся”, “Чому Ви так напружені?”справі не зарадять, а, навпаки, людина нервуватиме ще більше.

На етапі передавання інформації співрозмовники з’ясовують тривалість бесіди, детальніше ознайомлюються з можливостями і намірами партнера стосовно обговорюваної проблеми.

На цьому етапі особливого значення набувають вміння слухати співрозмовника, передавати інформацію та обґрунтовувати свою позицію.

Основним елементом є формулювання питань, вислуховування, вивчення реакцій співрозмовника, передавання інформації співрозмовнику.

Правила, що полегшують розуміння і дають змогу ефективно обмінюватись інформацією:

– уважно слухати і чути;

– намагатися перейти від монологу до діалогу;

– давати змогу співрозмовникові спокійно висловити свою думку;

– викладати свою інформацію чітко, коротко й послідовно;

– добирати способи й засоби аргументування залежно від індивідуальних особливостей співрозмовника (рівня його мислення, віку, статі, типу темпераменту тощо);

– викладати докази в коректній формі.

На етапі аргументування обидві сторони займають певну позицію з проблеми, яка обговорюється. Аргументуючи свою позицію, доцільно навести цифрові дані, факти, виявити суперечності, розглянути їх, вилучити висновки за частинами. Аргументи треба викладати впорядковано, використовуючи правила та закони логіки.

На етапі спростування доводять переконливість викладу, розвіюють сумніви співрозмовника. Структура спростування передбачає локалізацію зауважень, їх аналіз, виявлення причини, вибір техніки і методу спростування та підведення підсумків спростування.

На етапі підведення підсумків головним є стимулювання співрозмовника до обміркування висловлених пропозицій, до продовження ділових контактів. Приймаючи рішення, доцільно керуватися такими рекомендаціями:

– спостерігаючи за співрозмовником, визначити момент для закінчення бесіди;

– заздалегідь сформулювати мінімальну мету й обміркувати альтернативні варіанти розв’язання проблеми;

– намагатися добитися добровільної згоди партнера;

– не виявляти невпевненості, розгубленості наприкінці бесіди, навіть якщо її мети не було досягнуто;

– закінчуючи бесіду, доцільно використати свій найсильніший аргумент.

Наприкінці бесіди доцільно стимулювати подальше співробітництво.

«Мозковий штурм» і технології його проведення.

«Мозкови́й штурм»— популярний метод висування творчих ідей у процесі розв'язування наукової чи технічної проблеми, сеанси якого стимулюють творче мислення.

«Мозковим штурмом» називають спільне розв'язання проблем, яке забезпечується особливими прийомами.

Він використовується в самих різних областях - від рішення науково-технічних, економічних, творчих завдань до пошуку варіантів поведінки в складних соціальних або особистих ситуаціях.

Завдяки цьому з’являється можливість знайти щось дійсно незвичайне, нове, креативне, що могло б "пройти повз" за своєю незвичністю.

Основна особливість методу «мозкової атаки» полягає в колективному пошуку оригінальних ідей.

Основні закономірності даного методу:

В основу методу покладено принцип співробітництва (співтворчості) учасників. Спираючись на демократичні закономірності спілкування, заохочуючи фантазію та несподівані асоціації, учасники стимулюють зародження оригінальних ідей один в одного й у такий спосіб виступають їх співавторами.

Постійно утверджується віра у творчі сили та здібності учасників. Вони виступають як рівноправні партнери, які підтримують творчу ініціативу та креативні можливості один одного.

Використовується оптимальне сполучення інтуїтивного й логічного. В умовах генерування ідей припустимим і бажаним є ослаблення активності логічного мислення й заохочення інтуїції. Саме з цією метою критичний аналіз висловлених ідей відстрочений у часі.

Переваги мозкового штурму

1. Заохочення до креативного мислення.

Мозковий штурм є одним із небагатьох способів генерації ідей з використанням структурованої процедури.

2. Вихід за межі стандартного мислення.

В процесі колективної роботи зменшується шанс обминути продуктивну ідею.

3. Простота.

Мозковий штурм — це метод, який легко зрозуміти та застосовувати. Він не вимагає високотехнологічного обладнання чи довготривалої підготовки. Одночасно його результати можна швидко оцінити.

Недоліки мозкового штурму

1. Висока ступінь залучення учасників. Брейнстормінг спрацює лише тоді, коли учасники спроможні висловити пропозиції, які стануть доробком усієї групи.

2. Неповнота процесу.

Реальні переваги ідей та пропозицій, які учасники висловлюють в ході мозкового штурму можуть бути оцінені лише за межами навчальної аудиторії.

Технології проведення мозкового штурму

1. Підготовка мозкового штурму

Сформуйте групу генераторів ідей (як правило, 5-10 осіб). Це повинні бути творчі люди, що володіють рухливим, активним розумом.

Сформуйте експертну групу, якій належить піддати аналізу всі висунуті ідеї і відібрати найкращі.

За день-два до штурму розішліть учасникам сповіщення про штурм з коротким описом теми та завдання (бриф). Можливо, хтось прийде з готовими ідеями.

Підготуйте все необхідне для запису ідей і демонстрації списку. Варіанти:

Дошка і крейда; Аркуші паперу на планшетах і фломастери; Різнокольорові стікери; Ноутбук у зв'язці з проектором

Назначьте провідного мозкового штурму. У більшості випадків провідний відомий спочатку, він і організовує брейнстормінг.

Виберіть одного або двох секретерей, які будуть фіксувати всі ідеї.

Вкажіть тривалість першого етапу. Зазвичай близько години, у креативних агентствах, звичайно, довше. Адже генерація ідей - їх основна робота.

Учасники повинні знати, що час обмежений, і їм необхідно видати як можна більше ідей в стислі терміни. Це активізує, змушує викластися. Чіткий таймінг - такаж обов'язкова умова для учасників штурму, як довжина дистанції для бігунів.

Поставте завдання. Що конкретно потрібно отримати в результаті мозкової атаки? Запишіть завдання так, щоб вона весь час було на увазі. Формулювання задачі та корисна інформація містяться також у заяві, яка роздана в друкованому вигляді.

Учасники повинні чітко уявляти, навіщо вони зібралися і яку збираються вирішити проблему.

2.Ведучий мозкового штурму

Провідний (фасилітатор, модератор) по черзі дає слово генераторів ідей, щоб вони не галасували всі одночасно. Стежить, щоб всі учасники штурму мали рівну можливість висловитися. Ведучий може вносити свої ідеї нарівні з усіма.

Коректно, але рішуче присікає критику ідей, яка майже завжди мимоволі виникає, особливо спочатку.

3.Фази проведення мозково штурму

Загальна кількість часу на проведення процедури складає 1,5-2 години. Ділова нарада, що відбувається за типом «мозкової атаки», проходить шість фаз.

4.Приклад проведення мозкового штурму

Для проведення мозкової атаки всі учасники розподіляються на декілька груп, кожна з яких відділ комерційного банку. Організатори пояснюють правила мозкової атаки.

Етапи проведення мозкової атаки:

1)Організатори формулюють проблему та завдання для кожного відділу банку.

2)Кожен відділ ожливо, хтось прийде з готовими ідеями.

Підготуйте все необхідне для запису ідей і демонстрації списку. Варіанти:

Дошка і крейда; Аркуші паперу на планшетах і фломастери; Різнокольорові стікери; Ноутбук у зв'язці з проектором

Назначьте провідного мозкового штурму. У більшості випадків провідний відомий спочатку, він і організовує брейнстормінг.

Виберіть одного або двох секретерей, які будуть фіксувати всі ідеї.

Вкажіть тривалість першого етапу. Зазвичай близько години, у креативних агентствах, звичайно, довше. Адже генерація ідей - їх основна робота.

Учасники повинні знати, що час обмежений, і їм необхідно видати як можна більше ідей в стислі терміни. Це активізує, змушує викластися. Чіткий таймінг - такаж обов'язкова умова для учасників штурму, як довжина дистанції для бігунів.

Поставте завдання. Що конкретно потрібно отримати в результаті мозкової атаки? Запишіть завдання так, щоб вона весь час було на увазі. Формулювання задачі та корисна інформація містяться також у заяві, яка роздана в друкованому вигляді.

Учасники повинні чітко уявляти, навіщо вони зібралися і яку збираються вирішити проблему.

2.Ведучий мозкового штурму

Провідний (фасилітатор, модератор) по черзі дає слово генераторів ідей, щоб вони не галасували всі одночасно. Стежить, щоб всі учасники штурму мали рівну можливість висловитися. Ведучий може вносити свої ідеї нарівні з усіма.

Коректно, але рішуче присікає критику ідей, яка майже завжди мимоволі виникає, особливо спочатку.

3.Фази проведення мозково штурму

Загальна кількість часу на проведення процедури складає 1,5-2 години. Ділова нарада, що відбувається за типом «мозкової атаки», проходить шість фаз.

4.Приклад проведення мозкового штурму

Для проведення мозкової атаки всі учасники розподіляються на декілька груп, кожна з яких відділ комерційного банку. Організатори пояснюють правила мозкової атаки.

Етапи проведення мозкової атаки:

1)Організатори формулюють проблему та завдання для кожного відділу банку.

2)Кожен відділ пропонує свої ідеї-рішення (мінімум 3 ідеї від кожної команди), які записуються на ватмані.

3)Обговорення ідей. Кожна команда обґрунтовує свої ідеї та можливості їхнього впровадження в життя.

4)Відбір ідей голосуванням. Кожен учасник має право вибрати 3 ідеї із загального переліку. Учасники підходять до ватману й проти ідеї, яка їм найбільше сподобалася, ставлять крапку маркером (1 крапка — 1 голос).

5)Для прийняття остаточного рішення організатори підраховують кількість голосів за кожну ідею. Після цього проводиться ранжирування результатів —обирають декілька ідей (2—3 ідеї), які отримали найбільшу кількість голосів і являють собою найефективніші напрями діяльності комерційного банку. Ці ідеї обговорюються всіма учасниками, а після обговорення визначаються способи їхньої реалізації.

Загальна класифікація документів.

Документ (від лат. взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.

Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Документи поділяють за такими основними ознаками:

за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;

за походженням - службові та особисті;

Службові (офіційні) – створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку.

Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їхньої службової діяльності.

за місцем складання - внутрішні та зовнішні;

До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.

До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

за напрямком - вхідні та вихідні;

за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;

Стандартні (типові) – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції).

Індивідуальні (нестандартні) документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні, фото- та кінодокументи;

за стадіями створення - оригінали та копії;

оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

копія – це точне відтворення оригіналу (на копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”; різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат). В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.

за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;

за терміном виконання. Звичайні безстрокові – це такі, що виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення “дуже терміново”.

за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.

В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:

організаційна – положення, правила, статути, інструкції;

розпорядча – розпорядження, постанови, накази;

довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;

з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;