Организация документооборота

Понятие документооборота включает график документооборота, контроль за правильностью оформления документов в соответствии отражения по счетам бухгалтерского учета.

При составлении графика документооборота должны быть соблюдены следующие требования: первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты. При приеме документов должны проверяться правильность арифметических вычислений, документы должны оформляться в соответствии требованиями законодательных и нормативных актов (в накладных на получение товаров должен быть выделен НДС для возможности принятия НДС к возмещению). Все исправления должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их состояние с указанием даты исправления. По любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении работы, счет-фактура, платежное поручение).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязует принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, нарушивший это, несет персональную ответственность. Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать документооборот, при этом устанавливается перечень первичных документов, применяемых на предприятии; кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их выполнения и своевременность представления в бухгалтерию; порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документа конечному потребителю информации; график движения документа внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.