Стандартизация и унификация управленческой документации

Стандартизацию и унификацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов.

Унификация документов — это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Существует три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет — это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица так же, как анкета, представляет собой «разорванный» текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Вопросы для самоконтроля

1 Что такое делопроизводство?

2 Что пронимается под процессом документирования?

3 Что включает в себя понятие документ?

4 Каковы место и роль документа в управлении?

5 Какие функции выполняют документы?

6 По каким признакам классифицируются документы?

7 Какими нормативно-правовыми актами регламентируется организация делопроизводства в организациях?

8 Что устанавливает государственный стандарт?

9 Что такое стандартизация и унификация документов?

10 Назовите три способа унификации текста.