Место, роль и функции документов в управлении

Составной частью делопроизводства является документирование. Документирование — это процесс составления и оформления документов. Оно развивается по двум направлениям:

§ документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную, оперативную деятельность предприятия;

§ документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.

Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним. Документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и накопление, а также возможность передавать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:

§ информационную, включающую фиксацию, сохранность и передачу информации;

§ социальную, отражающую действительность, место и роль человека в обществе;

§ коммуникативную, организующую и поддерживающую информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления (указы, законы, жалобы, заявления и т.д.) и двустороннего направления (переписка, договора и т.д.);

§ управленческую, создающую документы для целей управления;

§ правовую, фиксирующую, закрепляющую и изменяющую правовые нормы и правоотношения;

§ учетную, фиксирующую в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;

§ культурную, состоящую в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей.

Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.