Правила ведения кассовых операций и их документальное оформление

Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банке, в выставленных аккредитивах, чековых книжках и в других формах безналичных расчетов.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

– точный, полный и своевременный учет денежных средств и операций по их движению;

– контроль наличия денежных средств, денежных документов, их сохранности и целевого использования;

– контроль соблюдения кассовой и расчетно-платежной дисциплины;

– выявление возможности наиболее рационального использования денежных средств.

Порядок хранения и использования денежных средств установлен Инструкцией Центрального банка Российской Федерации «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» № 40 от 22.07.93 г. В соответствии с этим документом все организации без исключения обязаны хранить свободные денежные средства в банках. Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями в безналичном порядке. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу. Если прием наличных денег организация осуществляет от населения, то обязательным является применение контрольно-кассовых аппаратов.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке на получение наличных денег.

Ведение кассовых операций возложено на кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. С ним заключается договор о полной материальной ответственности.

В кассе организации разрешено хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких расходов, выдачи авансов на командировки и оплаты других необходимых хозяйственных расходов. Превышение установленных в кассе лимитов допускается лишь в период выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий. Время выдачи установлено в три рабочих дня, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – пять дней.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров:

– приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

– расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

– журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3);

– кассовая книга (форма № КО-4);

– книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Поступление денежных средств в кассу и выдачу из кассы оформляют, соответственно, приходным и расходным кассовыми ордерами. Суммы операций записываются в ордера не только цифрами, но и прописью с заглавной буквы.

К заполнению и исполнению кассовых документов предъявляются строгие требования. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера должны быть заполнены четко и ясно. Подчистки, помарки и исправления в них не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером или лицом им уполномоченным (например, заместителем главного бухгалтера), а расходные кассовые ордера – главным бухгалтером и руководителем организации. В случаях, когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (заявлениях) имеется разрешительная подпись руководителя организации, его подпись в расходном кассовом ордере не обязательна.

Заработная плата, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдаются из кассы по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером. При получении денег работник расписывается в ведомости. Если же денежные средства выдаются по доверенности, то после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение и в ведомости обязательно указывается: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к платежной ведомости (расходному кассовому ордеру).

По истечении установленных дней выдачи заработной платы кассир должен:

– в ведомости против фамилий лиц, не получивших наличные деньги, поставить штамп (сделать отметку от руки) «Депонировано»;

– составить реестр депонированных сумм;

– в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах;

– записать фактически выплаченную сумму по ведомости в кассовую книгу, а на лицевой стороне ведомости поставить штамп «Расходный кассовый ордер № …». Если штамп не ставится на ведомости, то на общую сумму выданных денежных средств по ведомости выписывается расходный кассовый ордер.

Бухгалтер производит проверку сделанных кассиром отметок в платежных ведомостях и подсчитывает выданные и депонированные суммы. Депонированные, т. е. не полученные в срок, суммы заработной платы сдаются в банк. На общую сумму депонированных сумм составляется один сводный расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в бухгалтерии в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу.

В большинстве организаций в настоящее время кассовая книга ведется в компьютерной обработке, при которой ее листы формируют в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней создают машинограмму «Отчет кассира». Оба названных регистра должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. В последней машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно печататься общее количество листов книги за каждый месяц, а в последней машинограмме за календарный год – общее количество листов книги за год. Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны. Количество листов должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Отчет кассира сдается в конце дня вместе с приходными и расходными документами в бухгалтерию.

В отличие от приходного и расходного кассовых ордеров в кассовой книге допускаются исправления, но они должны быть оговорены и заверены подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль правильного ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Руководство организации обязано оборудовать помещение кассы, обеспечить сохранность денег, как в помещении кассы, так и при доставке их из банка. Помещение кассы должно быть изолировано, двери кассы закрыты и заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к работе кассы, воспрещается. Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и пожарной сигнализацией. Касса организации может быть застрахована в соответствии с действующим законодательством. Ключи от сейфов, шкафов, а также печати находятся у кассира. Кассирам запрещено передавать их другим лицам и изготавливать неучтенные дубликаты.

Дубликаты ключей от кассы в опечатанных пакетах хранятся у руководителя организации. При обнаружении утраты ключа руководитель сообщает о происшествии в органы внутренних дел, и немедленно производится замена замков. В случае необходимости замены кассира деньги, находящиеся в кассе, пересчитываются лицом, исполняющим обязанности кассира, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, состоящей из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета денег составляется акт за подписями лиц, указанных выше. В сроки, установленные руководителем, производится внезапная проверка денежных средств и денежных документов в кассе. Остаток денежной наличности сверяется с данными бухгалтерского учета и данными кассовой книги.

Обычно для ревизии кассы приказом руководителя утверждается комиссия. По результатам ревизии комиссия составляет акт. При обнаружении недостач или излишка денежных средств в кассе в акте указывают их суммы и обстоятельства возникновения.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с российским законодательством. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяется банком.