Экономическая информация и ее структура

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу ин­формации для выработки управляющих решений. Информация явля­ется предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры ин­формации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальней­шему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.

Структурные элементы называются информационными единица­ми. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых — логический - позволяет устано­вить структурные элементы в зависимости от функционального на­значения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, ин­формационная система. Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более сложные струк­туры информации.

Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое со­держание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная ин­формация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синони­мами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизи­ты-основания — количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а рекви­зиты-основания — количество работающих. Каждый документ вклю­чает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований. Реквизиты-признаки подлежат логической обработ­ке; реквизиты-основания — арифметической. Реквизиты, объединя­ясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочета­ние одного основания и всех относящихся к нему признаков образу­ет показатель.

Показатель — логическое высказывание, содержащее качествен­ную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенк­латурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура пока­зателя может быть представлена так:

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В доку­ментах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как еди­ницы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.

Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует ин­формационное сообщение. Группа однородных документов, объединен­ных по определенному признаку (например, отчетному периоду), со­ставляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различ­ным признакам могут объединяться в потоки, используемые при ре­шении различных комплексов задач управления. Отношение инфор­мации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему. Ин­формационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Действительно, оторванные друг от друга реквизиты-признаки и реквизиты-основания лишаются логической связи и, значит, смысла, превращаясь в «данные». Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяю­щем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать. Представленные в двоичном виде данные трудно понять. Их нужно декодировать и правильно интерпретироват ь. Таким образом, каждому показателю соответствует множество кон­кретных значений — данных, которые после автоматизированной обра­ботки приобретают экономический смысл, снова становятся информа­цией, которая используется для формирования управляющих решений.

Информацию классифицируют по различным признакам:

• источникам возникновения: первичная и производная (проме­жуточная, командная, отчетная);

• способу фиксации: устная и документированная;

• способу выражения: цифровая и алфавитная;

• характеру фиксации данных: фиксируемая и нефиксируемая;

• направлению движения: входящая и исходящая;

• стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

• функциям управления;

• принадлежности к сферам деятельности и функциям управления: конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, плано­во-экономическая, оперативно-производственная;

• времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих со­бытиях.