Служебное письмо

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и организацией ее содержание касается управленческих вопросов.

Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма могут быть отправлены также по факсу и электронной почте в тех случаях, когда необходимо оперативно решить вопрос. Правила оформления писем не зависят от способа их передачи адресату.

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т. д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляются в знак проявления участия и выражения соболезнования в трагических ситуациях. Использование определенных
разновидности писем определяется рядом факторов, в том числе сферой (вопросами) управленческой деятельности, конкретным назначением письма, статусом адресата.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышается строк, используют формат А5.

На бланке письма указываются наименование вышестоящей организации, данной организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / кода причины постановки на учет (ИНН / КПП), почтовый и телеграфный адреса организации номер счета в банке, справочный телефон. Бланк письма предусматривает место для даты и номера письма, а также для ссылки на регистрационный номер и дату входящего письма. Кроме того на бланке письма отмечают места для заголовка к тексту и для адресата. Инициативные письма организации-автора имеют один номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято давать, кроме того, еще ссылку на номер и дату письма, присвоенные ему организацией-отправителем.

Датой письма является дата его подписания и отправки.

Право подписи служебных писем устанавливается внутри ними нормативными документами организации, как правило, он принадлежит руководителю и его заместителям. В крупных opганизациях письма могут подписывать руководители структурных подразделений.

Общие требования к тексту письма. Текст - основной элемент делового письма. От того, каким будет содержание письма, как полагается информация, зависит достижение цели его автором. Письмо должно служить средством коммуникации, а не разобщена побуждать к действию, помогать принимать нужные решения.,

Специфика составления текстов деловых писем определяется условиями, в которых протекает деловое общение:

- участниками делового общения являются преимущественно юридические лица (различные организации) в лице действующих от их имени должностных лиц;

- предметом переписки являются различные аспекты деятельности организации;

- информационные взаимосвязи, как правило, достаточно жестко регламентированы. Их особенности зависят от организационно-правового положения и компетенции организации;

- ситуации, возникающие в деятельности организации, часто повторяются, то есть являются типовыми. Это оказывает влияние и на их письменное оформление. Общие требования к содержанию всех служебных писем сводятся к следующему:

- достоверность и объективность информации;

- полнота информации и краткость изложения;

- актуальность информации;

- аргументированность сведений и доказательств;

- точность, рациональность построения текста;

- логичность изложения;

- простота стиля.

Недостаточно полная информация заставляет составлять повторные письма с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, откладывает решение вопросов. Не менее важно уметь кратко и точно излагать суть вопроса. Не следует уделять внимание малозначащим фактам или подробностям. Часто авторы письма, стремясь привлечь внимание партнера к каким-то обстоятельствам, несколько раз повторяют одно и то же. Рассчитывая на большую убедительность, составитель письма добивается противоположного результата, т. к. повторы отвлекают внимание от главного.

Чтобы письмо достигло своей цели, нужно уметь четко и логично построить текст, представить его в сжатом виде и не допускать возможности двоякого или неверного толкования сути содержания. При составлении документа рекомендуется тщательно продумывать формулировки, использовать сложившуюся терминологию,

устойчивые языковые обороты и словосочетания. Предложения должны быть простыми. Не последнюю роль играет и композиционное построение текста.

Служебное письмо - это официальный документ. Поэтому содержание должно подчеркивать деловой, а не личностный характер отношений. Однако такое письмо всегда предназначено, конкретному получателю: организации, структурному подразделению или должностному лицу. Это определяет еще одну особенность содержания деловых писем: информация должна быть адресована.

Подготовка деловых писем проходит несколько стадий.

1. Определение цели составления письма. Целевая установка (предоставить информацию, чтобы ее поняли к сведению, побудить к действию и т. п.) во многом определяет стиль, характер изложения текста, его структуру.

2. Изучение государственных правовых актов, ведомственных нормативных актов и нормативно-методических документов, которые регулируют соответствующие вопросы. Текст письма часто является юридическим доказательстве при решении различных вопросов. Знание правовых основ позволяет детально проанализировать ситуацию, аргументировано обосновать свое мнение.

3. Сбор информации по существу вопроса, в том числе, изучение ранее изданных документов, затрагивающих данную проблему. Это позволяет избежать дублирования, противоречий и акцентировать внимание на действительно нерешенных вопросах.

4.Составление проекта письма.

Служебное письмо, как правило, посвящено одному вопросу. Содержание может касаться и нескольких вопросов, но тогда они должны быть взаимоувязаны. Если же вопросы разнородны, целесообразно составить несколько писем. Текст письма не должно превышать одной-двух страниц. Более длинное письмо трудно воспринимается. Если материала больше и он не укладывается в указанное количество страниц, можно часть данных представив в виде приложения к письму.

Как правило, содержание письма -это связный текст, который состоит из двух частей: вступления и основной части.

Вступление вводит адресата в тему письма. В нем формулируется причина составления документа, указываются основания подготовки письма, делаются ссылки на документ, являющийся поводом или юридическим основанием для письма, либо на факты и события, например:

На основании Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 №03-зз/пс.

Аргументы, которые содержатся в этой части письма, позволяют затем сделать выводы, сформулировать предложение, просьбу, согласие или отказ в зависимости от назначения письма, например:

Мы изучили возможности нашей будущей совместной деятельности в регионе и хотели бы отметить, что годовой оборот товаров может составил лишь...

Вступление рекомендуется предварять обращением к адресату.

В настоящее время наиболее часто встречаются следующие формы обращений:

Уважаемый господин Петров,

или

Уважаемая госпожа Моргунова!

Запятая после обращения придает письму будничный характер. Восклицательный знак, напротив, подчеркивает особое значение, придаваемое обращению его составителем

Если неизвестно имя конкретного получателя письма, употребляют обращение:

Уважаемые господа!

В письмах возможно использование обращения по имени и отчеству адресата:

Уважаемый Николай Сергеевич!

Уважаемая Нина Георгиевна!

Такое обращение носит менее официальный характер. Как правило, его используют в письмах-приглашениях, письма извещениях или письмах, содержащих благодарность автора проявленное внимание, оказанные услуги и т. д.

Иная форма обращения применяется в письмах, адресованных высшим должностным лицам органов государственной власти и управления. В этом случае часто указывается должность, а не фамилия:

Уважаемый господин Мэр!

Уважаемый господин Министр!

Такая же форма может применяться и при обращении к руководителям (президентам, директорам, председателям и т.п.) компаний, обществ:

Уважаемый господин президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин директор!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно использование следующей формы обращения:

Уважаемые коллеги!

Это же обращение может носить более эмоциональный характер при употреблении выражения " Дорогие коллеги!", например: в поздравительных письмах.

Основная часть включает в себя выводы, просьбы, предложения, рекомендации и т. д. в соответствии с разновидностью письма. Например, в письме-просьбе будет содержаться ключевое слова "просим", в письме-предложении - "предлагаем" и т. д.

Заключительную часть письма заканчивает формула вежливости. Она располагается на 2-3 интервала ниже текста перед подписью. Наиболее распространенная формула вежливости - "С уважением", например:

С уважением

Генеральный директор личная подпись А.Г. Григорьев

Письмо по несложным или заранее оговоренным вопросам может состоять из одной заключительной частя. В этом случае не даются пояснения, обоснования, а сразу излагается просьба, предложение, напоминание или отказ, например:

Напоминаем, что для включения вашей компании в число участников выставки необходимо до 15.05.2007 направить в оргкомитет следующие документы:...

Строгих и однозначных требований к порядку расположения составных частей делового письма нет. В ряде случаев письма начинают с заключительной части, т. е. с существа вопроса, а затем объясняют или обосновывают свои предложения, решение и т. д. Считается, что такой прием облегчает восприятие текста письма, например:

Просим вас ускорить отправку оборудования в соответствии с договором от 08.10.2006 №17/19.

Если условия договора не будут выполнены, мы будем вынуждены предъявить штрафные санкции в размере...

Текст писем делится на абзацы, которые являются его простейшими компонентами. Абзацем должна выделяться каждая отдельная мысль (аргумент) или тема текста. Он является внутренне замкнутой смысловой единицей. Средняя длина абзаца - 4-6 предложений. Однако абзацы могут состоять из одного предложения. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом. Абзацы связного текста не нумеруют.

В современной российской деловой переписке сложились следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного числа (просим направить...; считаем, что...; сообщаем о...);

- третьего лица единственного числа (университет проводит...; компания предлагает...; предприятие гарантирует...).

Эти формы наиболее часто употребляются, т. к. официальная деловая переписка ведется между организациями и должностное лицо (руководитель), подписывая письмо, выступает от имени организации, а не от себя лично.

Однако возможно использование и формы изложения от первого лица единственного числа (предлагаю, прошу, настаиваю, считаю возможным). Такая форма используется, если письмо подготовлено на должностном бланке или носит конфиденциальный характер.

Содержание делового письма может быть представлено не только связным текстом. Иногда авторам приходится аргументировать свои предложения, просьбы и т. п. с помощью систематизированных данных. Они могут иметь и словесное, и числом выражение. Такие данные рекомендуется представлять в виде таблицы.

Таблицы могут оформляться в тексте письма. Однако если обходимо представить значительное количество сведений и то лицо занимает много места в тексте, целесообразно ее вынести в приложение.

Управленческие ситуации, требующие подготовки служебных писем, нередко повторяются. В этом случае можно составлять трафаретные письма.

Трафаретные тексты могут использоваться в письмах приглашениях, поздравительных письмах и др., когда большое количество однотипных писем нужно направлять многим адресатам.