Пример формы протокола общего собрания акционеров

_______ №_________

Москва

Общего собрания акционеров

Вид собрания:_____ _________________________________

Форма проведения собрания:_________________________

Лага проведения собрания:____________________________

Место проведения собрания:__________________________

Время начала регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров _______

Время окончания регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров___

Время открытия общего собрания акционеров___________

Время закрытия общего собрания акционеров___________

Время начала подсчета голосов_______________________

Председатель_______________________________________

Секретарь___________________.______________________

На день проведения общего собрания акционеров общее число голосующих акций ЗАО "Строительные технологии" составляет _____ шт., из них обыкновенных акций ___ шт.; привилегированных акций ___ шт.

В список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров в соответствии с реестром акционеров, включены ____ акционеров, обладающих в совокупности голосами (по 1-му вопросу ___ голосов; по 2-му вопросу______ голосов; по 3-му вопросу __ голосов...).

К определению кворума принято ___ шт. голосующих акций (50% + 1).

Зарегистрировались для участия в собрании: владельцев голосующих акций и их полномочных представителей, обладающих в совокупности ___ шт. голосующих акций, что составляет _% от общего числа голосующих акций (по 1-му вопросу __ голосов, по 2-му вопросу ___ голосов, по 3-му

вопросу ___ голосов).

Протокол №______ счетной комиссии и журнал регистрации участников собраний прилагаются.

Кворум имеется по______ вопросам / не имеется по _____ вопросу. Собрание считается правомочным по ___ вопросам, включенным в повестку дня._______

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1

2

3

4

1.СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Результаты голосования:

"ЗА" - ___ голосов (__ % от общего числа голосов, участвующих);

"ПРОТИВ" - __ голосов (__ % от общего числа голосов, участвующих в собрании);

•ВОЗДЕРЖАЛИСЬ" - __ голосов (___ % от общего числа голосов, участвующих в собрании)

Решение принято____ голосами.

Протокол №____ счетной комиссии прилагается.

2.СЛУШАЛИ:

…………

Председатель

Секретарь

Пример полного оформления протокола общего собрания пионеров приведен в приложении 15.

4.2.4. Решение.

Решение, принимаемое коллегиальным органом, может не только включаться в протокол, но и оформляться как самостоятельный документ.

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, общие собрания акционеров, советы директоров, правления и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления индекса документа, даты, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова РЕШИЛ, которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписания руководителем коллегиального органа, присвоения ему номера (т. е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Пример оформления решения приведен в приложении 16.

4.3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Информационно-справочная документация объединяет в своем составе разные по видам и содержанию документы. Все они предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Своеобразие многих видов этих документов заключается в том, что их авторами (или инициаторами) могут являться рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем документообороте организации они составляют поток документов, который движется по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, руководитель организации. В отличие от распорядительных документов, эти документы не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению
основанием для принятия каких-то решений или подготовкой распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относят: справки, акты, а также документы, которые объединяются понятием "переписка": письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы.

Ряд информационно-справочных документов, таких как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Часто они составляю от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.

Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей.

4.3.1. Акт

Акт - это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факт или события,

Большое количество оснований для составления акта определяют множество его разновидностей. Акты составляются при ревизии и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении
испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов, экспертизе различных изделий для проверки их качества и т. д. Каждое актируемое событие должно оформляться соответствующей разновидностью акта.

Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара, порчи груза, нарушения правил транспортировки и т. д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе соответствующей работы. Некоторые разновидности акта (например, акты проверок, ревизий и др.) не только фиксируют факты и события, но и содержат выводы, предложения, рекомендации, предписания.

Независимо от его разновидности акт оформляется по одной схеме на общем бланке организации или специальном бланке акта, который содержит в этом случае унифицированный текст. Унифицированные формы актов разрабатываются для повторяющихся ситуаций и, как правило, утверждаются соответствующими органами управления. В Общероссийский классификатор управленческой документации (далее - ОКУД) включены, например, унифицированные формы таких актов, как акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них, акт проверки сохранности грузов, принятых покупателем на ответственное хранение и др.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, название вида документа (АКТ), дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, основание для издания акта, текст, подписи. Если акт предназначен для передачи в другие организации, т. е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации -автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок соотносится с названием вида документа, как правило, формулируется в родительном падеже и отвечает на вопрос "чего?", например:

Акт работы комиссии по проверке общежития.

Акт списания материальных ценностей.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного: "О приеме-передаче оборудования", "Об уничтожении дел".

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Во введение должно включаться основание для издания акта -ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки и т. д. (работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, случившееся событие, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях или организациях, то должны быть указаны и названия этих учреждений (организаций).

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, рекомендации комиссии печатают с абзаца. Они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта в качестве приложения оформляется особое мнение члена комиссии.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное). При наличии приложений на них дается ссылка.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись. В этом случае рядом с подписью делается примечание, например:

Особое мнение (фамилия, имя, отчество члена комиссии) прилагается.

или

Замечания к выводу 1 (фамилия, имя, отчество члена комиссии) прилагаются.

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации организации становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящего учреждения. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данной организации. В некоторых актах (по материальным, финансовым вопросам) гриф утверждения заверяется печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Пример оформления акта приведен в приложении 17.

4.3.2. Справка

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

Справки служебного характера могут быть внешними и внутренними. Внешние представляются по запросу вышестоящих организаций, сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.); внутренние справки - руководителю организации или коллегиальному органу по их указанию.

Внешняя справка оформляется на бланке организации и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Внутренняя справка оформляется на чистом листе бумаги аналогично внутренней докладной записке.

В зависимости от цели создания справка может носить информационный, аналитический или отчетный характер.

Информационная справка составляется с целью информирования о состоянии дел, ее данные принимаются к сведению, аналитическая справка содержит информацию по вопросу, который требует принятия решения. В отчетную справку включают итоговые, часто обобщенные данные о результатах деятельности определенный период времени.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. Если есть документы, послужившие основанием для ее составления, на них делается ссылка. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов изложение истории вопроса.

Данные могут оформляться в виде таблицы, которая включается в текст.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, курирующим данную группу вопросов. Справки с данными финансового характера должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера. Внутренняя справка подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом, который ее составил.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплата трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты; наименование организации, наименование вида документа
регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать. Типовом состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машине.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: "Настоящая
справка дана...", "Настоящим подтверждается, что... действительно работает..." и т. д.

Наименование организации, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте. Справку подписывает уполномоченное должностное лицо, подпись заверяется печатью.

Примеры оформления справок приведены в приложениях 18, 19, 20.

4.3.3. Переписка (деловая переписка)

Переписка - это собирательное понятие. Его отличает видовое многообразие. Переписка охватывает разные виды документов, которые могут направляться за пределы организации (письма, телеграммы, телетайпограммы) или являются внутренними, позволяющими осуществлять служебные связи внутри организаций (например, докладные записки). Современные способы передачи информации породили новые виды переписки - документы, которые пересылаются при помощи факсимильной или электронной связи. Общие требования к деловой переписке распространяются на все ее виды.