Разработка регламента деятельности службы маркетинга предпринимательской фирмы

Оценка эффективности проекта регламентации отдела маркетинга

Система регламентации (управления нормативной документацией) является неотъемлемой частью корпоративного управления. От эффективности данной системы зависит успех и качество системы управления службы маркетинга и предприятия в целом. Не случайно в международном стандарте ИСО 9000 (менеджмент качества) этому посвящена отдельная глава «Управление документацией».

Регламентация проводится с целью повышения управляемости службы, путем структурирования её деятельности, написания должностных инструкций, положений, разработки методик управления, показателей оценки эффективности подразделений и персонала службы маркетинга.

Сущность схемы регламентации службы маркетинга, представленной на рис.1, заключается в последовательном процессе формализации маркетинга предприятия; формировании действенных должностных рабочих инструкций; разработки положений о структурных подразделениях (в случае, если отдел обслуживает крупную фирму и включает подотделы); описания и выстраивания системы из ключевых показателей маркетинга; разработки системы мотивации персонала; определения стоимости каждого процесса маркетинга по стандартным статьям затрат и проведение их функционально-стоимостного анализа; разработки форм отчетности и схемы документооборота; разработки стратегии развития маркетинга и формирования программ по оптимизационным мероприятиям и сокращению затрат на маркетинг. В ходе регламентации осуществляется разработка нормативных документов, их согласование и утверждение, управление реестром нормативных документов.

Виды нормативных документов службы маркетинга:

1. Процессные регламенты (регламентируют бизнес-процессы, процедуры и связанную с ними деятельность):

1.1. положение о бизнес-процессах,

1.2. регламент бизнес-процесса,

1.3. регламент взаимодействия подразделений.

2. Структурные регламенты (регламентируют организационную структуру отдела и распределение функций в нем):

2.1. положение об организационной структуре службы маркетинга,

2.2. положение о подразделении,

2.3. должностная инструкция,

2.4. памятка для сотрудника.

Выстраивается оптимальная структура управления, регламенты взаимодействия от генерального директора до начальников отделов и специалистов, схемы документооборота, бюджетов, системы мотивации.

Рис. 1. Схема последовательности регламентации процессов отдела маркетинга

Регламентацию процессов принято разделять на следующие виды:

- частичная регламентация (в рамках одного процесса: маркетинговые исследования: опрос, наблюдение и т.д.);

- сквозная регламентация (по всем процессам маркетинга предприятия (холдинга));

- выборочная регламентация (по наиболее затратным процессам маркетинга предприятия);

- детальная регламентация (по всем процессам и субпроцессам маркетинга предприятия (холдинга)).

Эффективность регламентации складывается из материальной и нематериальной составляющих. Нематериальные выгоды оценивается экспертами по внутренней методике предприятия.

Материальная составляющая может быть оценена по следующей методике:

Для определения необходимости регламентации процессов, рекомендуется воспользоваться формулой:

Эффект от регламентации/Полные затраты на регламентацию

где эффект от регламентации состоит в материальной и нематериальной составляющих:

- материальная составляющая появляется в результате выполнения программы повышения производительности труда, сокращения затрат по «лишним» и дублируемым процессам, сокращений численности персонала, сокращения непроизводительных выплат, затрат на транспорт, расходные материалы и ремонт оргтехники.

- нематериальная составляющая заключается в улучшении управляемости отделом, возможности полной рыночной ориентации предприятия, что способствует повышению результативности бизнеса, увеличению объема продаж, капитализации, росту котировок акций.

Регламентация может осуществляться либо собственными силами предприятия, либо с привлечением консалтинговой фирмы.

Документация может разрабатываться 3-мя способами:

1.Способ. Разработка «вручную с нуля». Данный способ обычно применяется для нормативных документов 1-й группы. Источником информации для разработки может служить опыт сотрудников службы маркетинга.

2.Способ. Разработка на основе типового документа. Данный способ может применяться для всех групп документов. В таком случае нужно получить данный регламент или подобрать типовой регламент с помощью различных источников информации (Интернет, деловые связи, конференции, литература, консалтинг и др.). Данный способ имеет также название «Бенчмаркинг» – заимствование и апробация успешных решений.

Подобранный документ дорабатывается под специфику и требования отдела маркетинга.

3.Способ. Автоматизированная разработка.

Стоимость разработки при использовании каждого из способов определяется исходя из стоимости часа работы разработчиков (либо стоимости услуги консультантов).

Приведем расчет экономической эффективности от внедрения регламента отдела маркетинга.

На предприятии служба маркетинга включает 5 человек. После внедрения регламента будет сокращена 1 штатная единица.

Определелим затраты по формуле:

,

где - затраты труда при исходном варианте, чел.-ч;

- численность основных исполнителей, чел.;

- месячный фонд времени, ч;

чел.-ч.

Определяем стоимостные затраты при осуществлении работ в отсутствии регламента по формуле:

где - стоимостные затраты выполнения работ при базисном варианте в месяц, руб.

- стоимость электроэнергии, руб.;

- стоимость расходных материалов;

- транспортные расходы;

- сумма основной заработной платы работникам, руб.;

,

где - среднемесячная заработная плата работников отдела;

- численность работников отдела;

- коэффициент накладных расходов, = 0,3;

Далее производим расчет затрат труда и стоимости при улучшенном процессе (при наличии регламентации).

Определим трудовые затраты после внедрения результатов регламентации по формуле:

где - численность основных исполнителей работ отдела маркетинга после внедрения регламентов;

чел.-ч.

Определим общую сумму затрат на работу отдела при внедреннном регламенте:

где - полные затраты отдела на регламентацию, руб.;

- стоимость электроэнергии, руб.;

- стоимость расходных материалов, руб;

- транспортные расходы, руб;

- сумма основной заработной платы работникам, руб.

Полные затраты службы на регламентацию составляют:

где - затраты на первоначальную разработку системы (с привлечением консультантов ~ 18%);

- затраты на внедрение системы регламентации (~25%);

- затраты на поддержку и развитие системы регламентации (~47%);

- затраты на периодический аудит консультантами системы регламентации и ее настройка (~10%).

Далее необходимо подставить значения в формулы и рассчитать величины и .

Исходя из произведенного исследования затрат по двум вариантам (до и после регламентации) мы можем рассчитать прямую экономию по трудовым ресурсам и экономию в стоимостном выражении от внедрения регламентов.

Прямая экономия по трудовым ресурсам составит:

Прямая экономия в стоимостном выражении за месяц:

Прямая экономия в стоимостном выражении за год составит:

Кроме того, опрелделим индексы и коэффициенты снижения трудовых затрат и стоимости осуществления процессов при переводе на новые регламенты:

Коэффициент снижения трудовых затрат:

Индекс снижения стоимости затрат:

Коэффициент снижения стоимостных затрат:

Таким образом, при внедрении регламентов службы маркетинга трудовые затраты снизились в 1,25 раза, при этом экономия составит 192 чел.-ч в месяц. Снижение стоимости затрат произошло в 1,18 раза, при этом экономия в месяц составит 4420 руб., трудовые затраты снизятся в месяц на 20 %, а стоимостные – на 16 %.

Экономическая эффективность составит 82525,16 руб. в год в стоимостном выражении.

Нематериальную составляющую регламентации оценивает, как правило, экспертный совет из числа внутренних менеджеров (специалистов) и привлеченного независимого эксперта. Веса членов совета распределяются следующим образом: 70% специалисты предприятия / 30% эксперт.

Среди внутренних специалистов следует выделить по 1 чел. каждого уровня управления, в зависимости от вида регламентируемого функционала.

Таким образом, необходимо всего 4 вопросника: по 2 среди менеджеров и специалистов до начала и после завершения проекта.