Оформлення результатів ревізій, що проводяться за вимогами правоохоронних органів

Результати ревізії оформляються спеціальним актом, що разом з іншими матеріалами є додатком до справи. В нього повинні бути включені виявлені недостачі, а також дії посадових осіб, що суперечать законодавству, інструкціям, положенням, наказам і нанесли матеріальну шкоду, порушили нормальну діяльність підприємства, або законні права та інтереси громадян.

Не рекомендується включати в акт ревізії незначні порушення, відносно яких під час ревізії прийняті необхідні заходи щодо їх усунення, а також статистичні дані про роботу підприємства, що є у відповідній звітності. У той же час ініціатора проведення ревізії потрібно інформувати і про нестачі в малих розмірах і порушеннях, які можна вважати незначними. Питання про включення чи невключення до акта цих відомостей необхідно вирішувати разом з ініціатором ревізії.

Не можна включати до акта ревізії також не перевірені до кінця факти порушень і зловживань, які ніби мали місце, але не підтверджу­ються відповідними документами або обґрунтовані лише на заявах та поясненнях посадових осіб. Не допускається також включення в акт даних з матеріалів слідства і посилання на зізнання матеріально відповідальних та посадових осіб. У виняткових випадках, при знищенні документів, створення обставин, що виключає можливість розмежування відповідальності за збереження матеріальних цінностей, наявність підробних документів, в акт ревізії можуть бути включені факти про недостачі товарно-матеріальних цінностей і зловживання без встановлення конкретних винуватців з одночасним висвітленням причин такої ситуації.

Складання акта ревізії, що проводиться за завданням слідства, як правило, відрізняється від схеми, передбаченої відомчими інструкціями щодо проведення ревізій і перевірок, за винятком загального розділу, в якому вказуються прізвища та ініціали ревізорів, номер, дата постанови та назва органу, що призначив ревізію; хто з посадових осіб та матеріально відповідальних осіб був присутній при ревізії і давав пояснення; вид ревізії і за який період фінансово-господарської діяльності вона проведена; коли розпочато і закінчено ревізію; метод охоплення перевіркою документів і регістрів бухгалтерського обліку; ким і за який час була проведена попередня ревізія; вказуються особи, що відповідають за виробничу і фінансово-господарську діяльність.

Надалі в акті викладаються результати перевірки за питаннями, які зазначені в постанові слідчого органу про призначення докумен­тальної ревізії.

Якщо на вимогу слідства проводиться комплексна ревізія, то поряд із ревізорами вказується спеціалісти, що беруть участь у ревізії. Результати ревізії викладаються в акті за розділами: виробнича діяльність підприємства; економічна робота; собівартість продукції; реалізація, виконання договірних зобов'язань; акціонування, здача в оренду, реалізація та передача безкоштовно основних засобів; стан приватизації основних засобів та інших цінностей; грошові кошти; банківські операції і підзвітні суми; фонди, заробітна плата і розрахунки з працівниками; розрахунки з дебіторами і кредиторами, фінорганами та за позичками банків; складське господарство й операції з товарно-матеріальними цінностями; капітальні вкладення і джерела їх фінансування; підсобні господарства; взаєморозрахунки з малими та спільними підприємствами, що діють у межах підприємства; закордонні відрядження та джерела їх фінансування; науково-дослідні та конструкторські організації, навчальні заклади, дитячі садки та ясла; стан бухгалтерського обліку і звітності; виконання вказівок за попередніми ревізіями.

Особливо ретельно обґрунтовуються внесені в акт факти щодо нестач. Для цього повинні бути наведені такі дані: період роботи матеріально відповідальної особи, дата укладення договору про матеріальну відповідальність; від кого і за якими документами були прийняті майнові цінності; як звітувалась матеріально відповідальна особа перед бухгалтерією підприємства і який нею особисто здійснювався облік цінностей, що знаходились у неї в підзвіті; наслідки проведених інвентаризацій та прийняті за ними рішення; якими документами підтверджується нестача, чи застосовані норми природних втрат.

При викладенні акта ревізії не можна допускати виразів образливого характеру та застосовувати вислови, що не допускаються в офіційному листуванні. Не можна перебільшувати виявлені ревізією порушення. Застосовані методи перевірки і виявлені зловживання повинні описуватись просто, дохідливо, без зайвого застосування спеціальної термінології.

При наявності заперечень або зауважень щодо акта керівник, головний бухгалтер та інші особи роблять застереження перед своїми підписами і не пізніше п'яти днів з дня підписання акта додають письмові пояснення. До акта додаються також пояснення інших посадових осіб підприємства, що ревізувалось, які безпосередньо винні у встановлених ревізією порушеннях. Вірогідність фактів, викладених у поясненнях ревізором, повинна бути перевірена, а за ними зроблені письмові висновки. У випадках відмови посадових і матеріально відповідальних осіб від підписання акта ревізії ревізор повинен скласти відповідну довідку на ім'я посадової особи, що призначила ревізію.