Официальные мероприятия: протокол и этикет их проведения

К официальным мероприятиям относятся различные приемы и церемонии, устраиваемые по случаю национальных праздников, исторических юбилейных дат, прибытия иностранных делегаций и т.д.

Приемы проводятся главами государств, главами правительств, министрами, а также посольствами, консульствами и торговыми представительствами (торгпредствами) за границей.

Приемы проводят военные атташе, командиры боевых кораблей, находящихся с визитом дружбы в иностранных базах, а также представители местного военного командования и гражданских властей в порядке оказания почестей прибывшим военным гостям.

Дипломатические приемы проводятся также и в порядке повседневной дипломатической работы. В практике дипломатических представительств они являются наиболее распространенными. Немногочисленные по количеству приглашенных лиц, такие приемы представляют собой удобную возможность для завязывания контактов, укрепления и расширения связей, получения нужной информации, оказания влияния на местные круги в нужном направлении, разъяснения внешней политики своей страны.

Независимо от назначения, объема и вида всякий дипломатический прием носит политический характер, поскольку на нем происходит встреча представителей иностранных государств.

Иностранные гости, пришедшие на прием, оказывают тем самым уважение дипломатическому представителю и его стране и поэтому должны быть приняты с почетом и вниманием. Дипломатический представитель и его сотрудники следят за тем, чтобы их гостям было удобно, беседуют с ними, угощают. Нельзя допускать, чтобы работники диппредставительства собирались в собственном кругу, забывая о гостях иностранцах.

Приглашая иностранца на официальное мероприятие, следует позаботиться о том, чтобы не поставить его в положение, унижающее или оскорбляющее его национальное достоинство, в противном случае он может расценить это как неуважение к своему государству, религиозной конфессии и нации.

Прежде всего, необходимо особенно строго и четко соблюдать дипломатический протокол и этикет. Дипломаты при выполнении своих функций, организации официальных мероприятий, участия в церемониях и процедурах действуют в соответствии с дипломатическим протоколом, под которым понимают совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, государственными представительствами за рубежом (посольствами, консульствами и др.) и их сотрудниками при общении друг с другом. Не следует при этом забывать, что дипломатический и общегражданский этикет – разные вещи.

Любой прием должен быть предварительно подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приема входят: выбор вида приема; составление списка приглашаемых лиц; рассылка приглашений; составление плана рассадки за столом; составление меню; сервировка стола и обслуживание гостей; подготовка тостов или речей; составление схемы (порядка проведения) приема.

В зависимости от случая, по которому необходимо устроить прием, избирается вид приема. При этом следует учитывать международную дипломатическую практику, согласно которой наиболее торжественными, а, следовательно, и наиболее почетными видами приемов являются обед и ужин. Если речь идет о гостящих в стране главе иностранного государства или премьер-министре, министре иностранных дел, других членах правительства, то целесообразно избрать обед. В менее важных случаях следует воспользоваться другими видами приемов. При этом всегда необходимо учитывать протокольные традиции и обычаи, установившиеся в данной стране, что, несомненно, поможет в выборе приема.

При определениидаты приема следует исходить из того, что приемы не проводятся в нерабочие и праздничные дни, а в мусульманских странах в религиозный праздник «Рамадан»[15] и в течение первого месяца наступившего Нового года («Ноу-руз»). Не проводятся приемы в дни национального траура, а назначенные ранее отменяются.

Для того, чтобы прием прошел четко и организованно, заранее продумывается план его проведения. Предусматривается время и место встречи гостей хозяином приема, время приглашения к столу, произнесение тостов и т.д. Распределяются обязанности на приеме для дипломатических работников (оказание внимания определенным гостям, наблюдение за залом и т.п.). Иногда на больших приемах для наиболее почетных гостей отводится место в зале или отдельный зал, который не должен быть изолирован от остальных гостей. Хозяину приема следует выбрать время, чтобы обойти все залы и оказывать внимание всем приглашенным.

Одним из важнейших моментов организации приема является составление списка гостей. В него с иностранной стороны включаются представители официальных властей, дипломатического корпуса, если он приглашается, и представители общественности.

Приглашение на дипломатический прием всегда носит политический характер, поэтому составление списка должно поручаться ответственному работнику и утверждаться руководителем учреждения, устраивающего прием.

Составитель списка должен определить общее количество гостей, которых предполагается пригласить на прием, при этом следует иметь в виду, что определенный процент гостей в силу разного рода причин не смогут или откажутся быть на приеме.

На приемы, проводимые в узком составе, не рекомендуется приглашать лиц с резко противоположными взглядами или имеющими личную неприязнь.

Чтобы приемы прошли успешно, на них целесообразно приглашать лиц одинаковой партийной принадлежности или связанных взаимной дружбой и интересами.

При организации официальных приемов с рассадкой, гостям направляется приглашениена бланке, отпечатанном типографским способом. Имя, фамилия

приглашенного и его должность пишутся от руки или печатаются.

Для приемов по случаю национального праздника или в честь государственного деятеля или прибытия делегации заказываются специальные бланки, на которых указывается, по какому случаю проводится прием.

Протокольная служба перед каждым приемом проверяет списки приглашенных гостей и в случае необходимости вносит в них свои коррективы. В противном случае возможны грубые ошибки: направление приглашения с неправильным указанием служебного положения приглашаемого или приглашение холостяку прийти на прием с супругой.

Предельной внимательности требует четкое воспроизведение инициалов приглашаемого, а при необходимости – его титула, ранга и звания.

В приглашении содержится просьба подтвердить его принятие (Repondez s’il vous plait, сокращенно – R.S.V.P.). Ответ на приглашение дается в течение трех дней (не позднее) со времени его получения. В этом случае необходимо заблаговременно по телефону или письменно сообщить, принимается приглашение или нет. Отсутствие ответа или запоздалость его рассматривается как проявление невежливости и неучтивости. В случае если по каким-либо причинам ответ не может быть дан заблаговременно, лучше отказаться от приглашения, чем вообще не давать ответа или затягивать его.

Если под буквами R.S.V.P. («просьба ответить») написано «regrets only» («только в случае отказа»), ответ следует давать в том случае, если по каким-либо причинам вы не можете присутствовать на данном мероприятии.

Когда завтрак или обед дается в честь премьер-министра или министра иностранных дел страны пребывания либо другого высокопоставленного лица, приглашение высылается только после того, как ему было сделано устное приглашение и оно им принято. В этом случае буквы R.S.V.P. перечеркиваются, и над ними пишется: «pour memoire» или сокращенно «p.m.» (для памяти).

Если в приглашении буквы R.S.V.P. зачеркнуты или отсутствуют (это имеет место главным образом в приглашении на приемы, проводимые стоя, без рассадки за столом), давать тот или иной ответ не нужно.

Приглашения рассылаются в зависимости от местной практики, но не позднее, чем за одну-две недели до приема. В зависимости от конкретных обстоятельств, приглашения рассылаются с курьером или почтой. Приглашения официальным лицам и видным общественным деятелям рекомендуется всегда направлять с курьером.

Посылать на прием вместо себя другое лицо не разрешается.

Образцы приглашений на официальные мероприятия

Со стр. 70, 72 (из книги «Этикет»)

---------------------------------------------------------------------------------------

Герб РФ