Порядок опрацювання документів

З класифікації документів ми бачимо, що є документи бухгал­терського оформлення, тобто ті, які складаються бухгалтерами. Але більшість документів складаються не бухгалтерами, а робітниками різних господарських підрозділів: робітниками збуту, постачання, виробничих підрозділів, іншими підприємствами тощо. Після вико­нання (наприклад, після отримання товарно-матеріальних ціннос­тей згідно накладної) документи передаються до бухгалтерії, де опрацьовуються, тобто перевіряються, розцінюються, групуються, складаються бухгалтерські проводки, згідно яких господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку.

При перевірці документів звертають увагу на:

- законність операції (перевірка по суті);

- дотримання вимог щодо оформлення документів(формальна
перевірка);

- правильність арифметичних підрахунків (арифметична пере­
вірка).

При перевірці по суті перевіряється доцільність і законність операції, дотримання установчих документів, кошторису, норм, розцінок, лімітів.

При формальній перевірці документів встановлюють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів, достовірність підписів по­садових осіб на документі.

Арифметична перевірка полягає у перевірці всіх арифметичних підрахунків, що містяться у документі. Неправильно складені або неповно оформлені документи повертаються для дооформления особам, які склали ці документи.

Розцінка робиться в тому випадку, коли в документі є тільки натуральні (трудові) вимірники. Наприклад, в лімітно-забірної кар­тки. В цьому випадку бухгалтер проставляє ціни і суми. Якщо в документі є як обов'язковий реквізит грошовий вимірник (ціна і сума), такий документ розцінці не підлягає.

Групування документів у групи - це об'єднання однорідних за змістом документів у групи і запис результатів у групувальні відо­мості. Це робиться щоб не відображати в обліку кожний документ окремо, а відобразити їх однією сумою, поскільки документи одно­рідні за змістом.

Бухгалтерські проводки, як правило, пишуться на документі, яким оформлена господарська операція. Запис робиться від руки на вільному місці документа. На бланках окремих документів є спеці­альні графи для зазначення кореспондуючих рахунків. Від прави­льності складання бухгалтерських проводок залежить правильність відображення в обліку господарських операцій. Це вимагає від об­лікових працівників високого рівня професіоналізму.

Всі документи, що пройшли опрацювання, повинні мати про це відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання. На касових документах пишуть від руки або ставлять штамп "Пога­шено" або "Виплачено" із зазначенням дати. В інших документах при ручному опрацюванні - дату відображення в бухгалтерському обліку, а при опрацюванні на ЕОМ - відтиск штампу оператора, відповідального за їх опрацювання.

Відобразити в бухгалтерському обліку - це значить записати в обліковий регістр.