Управление временем

Осуществляя основные управленческие функции, менеджер опира­ется на вполне определенные ресурсы — людей, финансы, сырье. В его распоряжении есть еще один уникальнейший ресурс — время. Менеджер живет и работает в трех временных измерениях — настоящем, прошед­шем и будущем.

Перед менеджером всегда стоит дилемма — сделать работу самому либо делегировать ее другим лицам.

Делегировать работу — значит дать задание кому-то другому, кто успешно справится с ним. Это необходимо делать по следующим при­чинам:

—только путем делегирования можно дать подчиненному возмож­ность раскрыть свои способности;

—отказ от делегирования ведет к перегрузке руководителей, за­медлению процесса принятия решений, в конечном счете — к разладу в системе управления;

—отсутствие делегирования перегружает менеджера и сокращает время, необходимое для осуществления некоторых функций.

Чтобы осуществить эффективное делегирование работы, нужно предусмотреть следующее:

—определить ответственность и полномочия за каждый вид дея­тельности;

—избегать подробного инструктирования;

—не делать выводов за подчиненных;

—побуждать подчиненных к инициативе;

—смотреть спокойно на некоторые ошибки и сбои в работе под­чиненных;

—подбирать себе конкретную работу, которую можно осуществлять качественно.

Сделать работу самому. Делегировав работу подчиненным, менед­жер более эффективно организует свое рабочее время. Обычно его рабо­чий день начинается рано утром и заканчивается поздно вечером. Одна­ко эффективность труда, как известно, не зависит от бдения на работе. Если время неправильно организовано, то ни о какой эффективности не может быть и речи. Причем организация времени должна исходить из основных управленческих задач, которые состоят в следующем:

—коммуникативная деятельность (воспитание людей, их оценка, получение и передача информации, оказание влияния);

—стратегическое планирование и прогнозирование;

—оперативное управление производством.

Каждая из названных выше задач является неотъемлемым компо­нентом менеджерской деятельности. И в этом отношении все они равны. Однако по времени реализации их на практике они различны. Самыми объемными по времени являются задачи, связанные с коммуникативной деятельностью. В связи с этим при организации своего рабочего време­ни менеджер должен отдавать ей приоритет.

Проблема недостатка времени — одна из самых существенных в работе менеджера. Выигрыш времени — это важное достижение, кото­рое обусловлено тем, что денежные и материальные ресурсы так или иначе

могут быть пополнены, а ресурсы календарного времени увеличить не­возможно. Поэтому перед менеджерами встает задача выполнять работу качественно, но в более сжатые сроки, а это значит, что надо работать более производительно, однако не обязательно более напряженно. Для этого необходимо осуществлять планирование рабочего времени.

Планирование призвано обеспечить оптимальное использование самого ценного достояния — времени, а именно: употребить имеющееся время для максимально плодотворной деятельности. Планирование дает менеджеру также большую уверенность в себе и в достижении успеха.

Планирование как функция самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени. Уве­личение затрат времени на планирование приводит к некоторому со­кращению времени на исполнение, но в конечном счете — к экономии времени в целом. Замечено, что планирование каждый день в течение 10 минут дает ежедневно двухчасовую экономию времени. Рекоменду­ется около 1 % планового периода (год, месяц, день) расходовать на плани­рование.

Имеется несколько правил планирования личного времени.

1. Устанавливать соотношение (60: 40), т.е. составлять план лишь
на определенную часть (приблизительно на 60%) рабочего времени. Дело
в том, что события, которые трудно предусмотреть, отвлекающие момен­
ты (поглотители времени), а также личные потребности не могут быть
запланированы целиком. Соответственно свое время рекомендуется рас­
пределять между двумя блоками:

а) 60% — запланированное время (запланированная активность);

б) 40% — рабочее непредвиденное время (непредвиденная актив­
ность) и спонтанное время (спонтанная активность).

В зависимости от вида занятий, должности указанное соотноше­ние может варьироваться.

2. Производить анализ видов деятельности и расхода времени, а так­же помех. Для этого рекомендуется документировать и анализировать, как и на что расходуется время.

3. Сводить задачи воедино — составлять планы действий. Пере­числять все предстоящие в плановом периоде дела, делить их на долго-, средне- и краткосрочные.

4. Осуществлять реалистичное планирование, т.е. планировать лишь такой объем задач, с которым конкретно можно справиться.

5. Восполнять по возможности сразу допущенные потери времени.

6. Составлять свои временйые планы в письменной форме, что по­зволяет всегда иметь полный обзор дел, а также оказывает мобилизу­ющее воздействие.

7. Переносить несделанное, т.е. невыполненные задачи, которые предстоит выполнить, включать в план следующего периода.

8. Фиксировать в планах результаты или цели, а не действия. За счет этого активность направляется непосредственно на достижение целей и исключается внеплановая деятельность.

9. Устанавливать временные нормы, предусматривать в своем плане на каждое дело ровно столько времени, сколько оно требует. Дело в том, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеет­ся в распоряжении.

10. Устанавливать точные сроки исполнения для всех видов дея­тельности. Это, в частности, приучает к самодисциплине.

11. Устанавливать приоритеты, точно определять очередность вы­полнения каждого вида работ.

12. Избавляться от «тирании» спешности. Самое срочное дело не всегда бывает самым важным, однако именно оно занимает часто боль­шую часть времени.

13. Делегировать дела, для этого устанавливать в своих планах, какую работу выполнять самому, а какую — перепоручить.

14. Оставлять определенное количество времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров или на случай недооценки продолжительности отдельных дел.

15. Постоянно перерабатывать и перепроверять свои планы: могут ли те или иные дела быть реализованы полностью и вовремя.

16. Планировать и использовать с пользой свое свободное время, время на поездки и ожидания, например, для проработки материалов, для размышлений и т.д.

17. Резервировать продолжительные непрерывные периоды време­ни для крупных задач (спокойное время, закрытые часы).

18. Использовать определенную часть своего времени для плано­вой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации.

19. Планировать выполнение рутинных функций, например, чтение месячных отчетов, обход отделов и т.д.

20. Следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходи­ло как можно меньше времени, офаничиваться при этом только самым необходимым.

21. При планировании мыслить альтернативно — по принципу «все­гда есть другой, лучший путь».

22. Вносить разнообразие в свою деятельность, чередовать выполне­ние долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудни­честве.

23. Согласовывать свои временные планы с планами других людей.

В рамках общего планирования планирование времени ориентиру­ется на соответствующие долгосрочные (стратегические) цели, которые, в свою очередь, подразделяются на оперативные цели. Установление пери­одов времени для достижения личных и профессиональных целей дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном рас­пределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

Таким образом, планирование предполагает постепенное разложе­ние общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Планирование означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспри­нимать окружающий мир, если знаете, чего хотите и когда, если имеете конкретный план расхода времени.

Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы, которые держат в голове, легко отвергаются, а письменные планы обеспе­чивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомоти­вации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе.

Любое планирование не имеет смысла, если четко не контролиро­вать выполнение данного плана. Это так же справедливо для организа­ций, как и для отдельного человека. Поэтому необходимо особое внима­ние уделять контролю за тем, как вы выполняете поставленные перед собой задачи.

Контроль за выполнением планов предполагает оценку результатов и их сравнение с тем, что было запланировано. Благодаря контролю ре­зультатов «не теряются» несделанные дела. Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд, противодействовать помехам внутреннего или внешнего порядка, ограничиваться только самым существенным.

Целесообразно составлять план вечером уходящего дня, при этом вы с большей уверенностью отправитесь домой и с большей концентра­цией сил следующим утром начнете новый день. Уже вечером по пути домой и утром по пути на работу подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый день выглядит уже обозримым и управляемым. Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых прежде пере­носили на более отдаленные сроки решение основных задач, пока послед­ние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее качественно.