Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Делом называется совокупность документов сформированных по какому либо признаку, помещенных в твердую обложку оформленную по определенным признаком.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем докумен­том массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанав­ливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как пра­вило, секретарь-референт или другой специально назначенный работ­ник под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголов­ками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смыс­ловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположен­ных в следующей последовательности:

• название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

• краткое содержание («Переписка с ОАО „ЭРА“ по строи­тельству автостоянки»),

• дата (период), к которому относятся документы дела («При­казы по основной деятельности за 1998 г.»);

• слова «копии», если дело сформировано из копий докумен­тов (например: «Решения Совета учредителей за 2002 год. Копии»).

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается — с кем и по какому вопросу она ведется, например: «Переписка с ЗАО „ЭЛИТ“ о поставке товаров за 2002 г.». Составление заголовков типа «Разная переписка», «Документы по общим вопросам» не допуска­ется. Не следует употреблять также в заголовке дела слово «матери­алы». В ряде случаев можно использовать термин «Документы» с расшифровкой в скобках их видов, например: «Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 2002 г.».

В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, допол­няться.

На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например: акты, приказы, кон­тракты. При большом объеме документов необходимо для опера­тивного поиска вводить другое признаки классификации: напри­мер, контракты разделить на дела, содержащие контракты о по­ставке стекла, контракты о поставке леса и т. д.

При формирования дел необходимо соблюдать следующие требования:

• в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

• документы разных сроков хранения формируются в разные

дела;

• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно

дело;

• в дело включается один экземпляр документа;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правиль­но оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

• в дело формируются, как правило, документы одного года (если дело ведется на протяжении нескольких лет, должны быть установлены годовые разделители внутри дела);

• в дело не должны подшиваться документы, подлежащие воз­врату, а также черновики документов;

• документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.1997, 02.01.1997 и т. д.) или в нумераци­онной (№ 1, № 2,...).

Устав предприятия и другие учредительные документы фор­мируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдель­но от протоколов заседаний совета директоров. Приложения и дру­гие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую — трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности фор­мируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, лич­ные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом «Конфиденциаль­но» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

При небольшом объеме переписки заводится одно дело, со­держащее входящие и исходящие письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесооб­разно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исхо­дящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

В ряде случаев при формировании дел с перепиской использу­ется подшивка «письма-ответа» рядом с «письмом-запросом».

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то можно применить объектовый признак формирования докумен­тов, то есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т. п.), относящиеся к одной организации, например: «Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием „Крисс“ за 2002 г.».

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подши­ваются в дело первого года, например, бизнес-план на 2000—2005 гг. будет находиться в деле 2000 г.

При формировании дел используются отечественные скоросши­ватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и импортные, позво­ляющие подшивать в 2—3 раза больше.

Папки импортного производства (типа «Leitz», «Grand», «Bantex» и т. п.) могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необ­ходимо использовать разделители с указанием года.

Пример оформления обложки российского дела приведен на рисунке 8.4.

Оформление дел в папках импортного производства имеет свои особенности. Такая папка предназначена для многократного исполь­зования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на меняемом листке-вкладыше, кото­рый помещается в специальный «карман» на корешке обложки. Такие «карманы» могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.