Информационно-справочные документы

Большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее, содержат информацию о фактическом положении дел и служат основанием для издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся:

- справки;

- докладные и объяснительные записки;

- сводки;

- обзоры;

- акты;

- телеграммы;

- письма и др.

Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от последних, не являются обязательными к исполнению.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое количество их разновидностей: акты приема-передачи, списания, инвентаризации, ревизии, аварий и др. Акт составляется на общем бланке. Дата соответствует дате регистрируемого события. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Во введении указывается основание для составления акта. В констатирующей части излагают цели, задачи и существо работы, установленные факты. Акт подписывает председатель комиссии и ее члены.

Справки – документы, содержащие текстовую и табличную информацию по определенному вопросу. Справки делят на две группы: справки с информацией о фактах и событиях служебного характера и справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт.