Ведение служебной переписки

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения или уведомления о чем-либо. Служебная переписка играет роль своеобразной визитной карточки организации. Применяется для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие служебных писем. Все виды деловых писем обязательно регистрируются.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между организациями, они занимают до 80 % входящей и исходящей документации. Поэтому письмо необходимо составлять только тогда, когда невозможно решить вопрос при устном общении.

Начинается письмо с обращения, в котором используются стандартные языковые формулы: Уважаемый господин Степанов! Многоуважаемый господин директор! Если адресат является должностным лицом органа власти, то к нему можно обращаться без фамилии: Господин президент! Если адресат знаком, лучше использовать обращение по имени и отчеству: Глубокоуважаемая Анна Ивановна!

Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. Например:

В январе следующего года нашей организацией будет проводиться выставка-ярмарка выпускаемой нами продукции.

Приглашаем ваших представителей принять участие в работе выставки-ярмарки. Надеемся на развитие сотрудничества с вашим предприятием.

Тексты некоторых писем могут иметь одну часть (напоминания, сообщения, просьбы без указания причин):

Подтверждаем наше согласие на заключение договора купли-продажи, достигнутое в ходе переговоров 20.10.2005.

Должностные лица, уполномоченные подписывать служебные письма, всегда выступают от имени организации, которая является автором письма, поэтому в переписке используются следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного числа (просим, предлагаем);

- от третьего лица единственного числа (организация направляет, институт предлагает);

- от третьего лица множественного числа (руководство организации и трудовой коллектив обращаются к Вам, филиалы Академии предлагают вашей организации).

Заключительная часть письма обычно представляет формулу вежливости, которая пишется на отдельной строке: С уважением…, С благодарностью…, С надеждой на сотрудничество…, С пожеланием успехов…, Искренне Ваш …

Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается с помощью вводных слов и конструкций: по-видимому, по-прежнему, как известно … Причины принятия решений обычно формулируются с помощью деепричастных оборотов: учитывая, считая, принимая во внимание и т.д.

Письмо оформляется на бланке письма, где есть наименование учреждения-автора, поэтому в письме используют следующие реквизиты: заголовок письма (отвечает на вопрос «о чем»), адресат, должность, фамилия и инициалы подписывающего, реквизит составителя (фамилия, имя, отчество, номер телефона). В письме могут быть приложения. Инициалы адресата пишутся перед фамилией.

Заголовок письма не должен превышать двух строк, сам текст письма –двух страниц. В одном предложении используется около 20 слов.

Тексты служебных писем иногда требуется согласовать с заинтересованными должностными лицами. Письма по финансовым вопросам согласуют с бухгалтером. Визы согласования проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

Принципы классификации деловых писем могут быть различны:

1. По теме письма подразделяются на коммерческие и деловые. Коммерческие письма используются при заключении контрактов, составляются от имени юридических лиц и имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся письма-запросы, письма-предложения (оферты), письма-претензии (рекламация).

2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Не требуют ответа информационные, сопроводительные письма, напоминание, предупреждение, извещение, заявление.

3. По признаку адресата письма делятся на циркулярные и обычные, Обычные письма отправляются одному адресату, циркулярные – нескольким, обычно подчиненным инстанциям.

4. По композиции письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектные письма посвящены одному вопросу. В последнее время они преобладают в переписке. Многоаспектные письма составляются, если они затрагивают несколько вопросов – например, в письме, которое является одновременно предложением и напоминанием.

5. По форме отправления письма делятся на традиционные почтовые отправления, электронные письма и факсы. Электронные письма могут иметь юридическую силу только в том случае, если они подписаны электронной подписью.