Пример оформления распоряжения

Распоряжения, затрагивающие интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях и вступают в силу со дня их опубликования. По месту их разработки такие распоряжения хранятся постоянно.

Распоряжения — распорядительный документ, издаваемый руководителем или его заместителями единоначалию для решения оперативных вопросов, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и распространяются на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов (см. рис. 3.2.).

Однако распространена практика издания распоряжений, которые не содержат констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то она обосновывается во вводной части, а текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания. Регистрация распоряжений ведется отдельно от других видов документов. Регистрационные индексы присваиваются в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Подлинные экземпляры распоряжений формируются делопроизводственной службой в отдельное дело, например «Распоряжения Генерального директора по административным вопросам».

Реклама от Google Объявление занимает всю страницу Пожаловаться на объявление

33. формы организации делопроизводства.

В зависимости от структуры входящих и исходящих документов, у также их

количества, в системе делопроизводство может быть централизованным,

децентрализованным и смешанным. При централизованной системе

делопроизводства приемом, регистрацией, контролем исполнения, отправкой

документов и формированием их в дело занимается одноструктурное

подразделение (секретариат, канцелярия или общий отдел). При

децентрализованной системе, все виды работ с документами производятся в

самих структурных подразделениях. При смешанной системе делопроизводства

некоторые операции (прием и отправка, а в отдельных случаях – контроль за

исполнением документов) производят в каком-либо одном отделе канцелярии, а

остальные в др. отделах предприятия.

34. состав и учет объема документооборота.

В процессе управления предприятиями требуется быстрая и качественная В

процессе управления предприятиями требуется быстрая и качественная

обработка всей документации, движение которой происходит от места

составления или поступления на предприятия до сдачи на хранение в архив или

отправки заинтересованным лицам организации. Это движение документов

принято называть документооборотом.

35. Основные этапы документооборота.

Под документооборотом принято понимать движение документов с момент их

получения или создания до отправки или исполнения.

Научная организация документооборота — залог успеха в

управленческой деятельности. Ведь принятие и исполнение управленческих

решений во многих

случаях зависит от правильной организации документооборота. Чем короче путь

движения документа, тем быстрее он дойдет до исполнителя.

Работа по совершенствованию документооборота начинается с изучения движения

документов. Анализируется тот путь, который они проходят по инстанциям,

чтобы, по возможности, его сократить. Устраняются причины, из-за которых

происходит задержка документации, необоснованное ее согласование и

визирование, дублирование операций. Для этого составляются специальные

оперограммы, позволяющие наглядно представить путь движения документов

через промежуточные инстанции, чтобы обосновать его целесообразность.

Особую важность при организации документооборота представляют правила

оформления документов, которые разрабатываются непосредственно на

предприятиях. Они регламентируют их движение с момента создания и до выхода

в свет или до исполнения.

Очень часто задержка документов происходит оттого, что их передают не по

назначению: вначале они поступают к первому руководителю, затем его

заместителю и лишь потом уже к непосредственному исполнителю. Эти задержки

можно ликвидировать, установив точную регламентацию в должностных

инструкциях и инструкциях по делопроизводству. Наибольший эффект

достигается тогда, когда документ попадает сразу же к исполнителю или

проходит по схеме руководитель — исполнитель.

На практике предприятия разрабатывают перечни документов, где указываются

должностные лица-исполнители. Делопроизводственные службы направляют

документ тому руководителю, который принимает окончательное решение.

Существенную роль в ускорении движения документной информации играют

средства оргтехники, применяемые в управленческом труде. Так, при

визировании документов и их согласовании используются копии, полученные е

помощью множительной техники. Это позволяет одновременно согласовывать

документ с несколькими должностными лицами и значительно экономить время.

Немаловажное значение имеет также правильная организация приема и обработки

документации.

36. хранение документов в текущем делопроизводстве.

Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают

исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо

хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами

закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов.

Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах

предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За

документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и

делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах.

Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено

право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность

за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же

отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются

дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях – могут нести

ответственность в уголовном порядке.

37. контроль за исполнение документов.

Порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно

выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками

исполнения задания.

Контроль по существу выполнения задания осуществляет руководитель или

специально уполномоченные лица, контроль по существу – это оценка того, на

сколько правильно, удачно и полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба ДОУ.

Контроль за сроками исполнения можно разделить на текущий и

предупредительный. Сроки исполнения документов могут быть определены

законодательством (для исполнения обращения граждан).

В документах, поступивших от вышестоящих организаций, и содержащих какое-

либо поручение, срок обычно указан в самих документах. В распорядительных

документах и решениях коллегиальных органов, срок исполнения указывается

по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их

исполнения содержится в резолюции.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены

длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком

случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение

задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей предприятия. Это может

быть ручная характеристика, но в настоящее время все чаще используется

автоматическая система контроля исполнения документов.

На контролируемых документах необходимо проставлять штамп-контроль.

Документы снимаются с контроля и считаются исполненными при наличии подписи

исполнителя, удостоверяющей, что задание или поручение выполнено.

38. работа с письменными обращениями граждан.

Тема по заявлениям и жалобам ведется отдельно от других видов

делопроизводства (кадрового и общего), специально названными должностными

лицами, а личная ответственность за состояние этой работы возлагается на

руководителя предприятия. Поступающие письма граждан регистрируются в спец.

журналах или на карточках установленной формы. После регистрации письма

передаются руководителям организации, которые лично предпринимают

необходимые меры к разрешению поставленных в письма вопросов или поручают

эту работу своим заместителям.

После исполнения документа, делается запись в регистрационном журнале или

по карте с указанием результата рассмотрения, даты, номере, ответа и кому

сообщено о результатах. Ответы на письма могут давать в устной или

письменной форме руководителями предприятий или др. уполномоченными лицами.

Заявления и жалобы граждан должны быть рассмотрены в срок до одного месяца,

а не требующие дополнительной проверки – безотлагательно или не позднее 15

дней со дня поступления.

Контроль за рассмотрением писем, а также за исполнением принятых по ним

решений возлагается на назначенных для этой цели должностных лиц. Решение о

взятии письма на особый контроль, а также о снятии с контроля после его

исполнения принимает руководитель предприятия.

39. номенклатура дел. Виды номенклатуры.

Группирование документов в дело предприятия осуществляется с помощью

номенклатуры.

Номенклатура дел – это систематизированный список наименования дел,

заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и утверждения

в установленном порядке. В зависимости от поступающей документации,

структуры предприятия, ответственность за работу номенклатуры возлагается

на канцелярию или секретаря.

Для составления номенклатуры дел назначается комиссия в составе

руководителя структурного подразделения, ведущих специалистов и работника

архива.

Номенклатура дел бывает индивидуальная, типовая и примерная.

Индивидуальная разрабатывается для одного предприятия, а типовая и

примерная – для предприятий с однотипным характером деятельности и

составления документов.

В крупных организациях рекомендуется использовать сводную форму

номенклатуры дел, отражающую документы всего предприятия.

40.формирование дел.

Для правильной организации и лучшего использования, документы группируются

в дело. В практике делопроизводства выявлены критерии группирования

документов в дело, получившие название признаков заведения дел. Таких

признаков 6:

1. номинальное объединение документов по их наименованию

2. предметно-вопросный – это группирование документов по одному вопросу

3. корреспондентский побор документов по переписке с определенными

корреспондентами

4. авторский – это объединение документов одного автора

5. географический – объединение документов нескольких корреспондентов,

находящихся на разной территории

6. хронологический – подбор документов за определенный период.

Документы данного периода располагаются в начале, поступившие позже – в

конце.

Дело – совокупность документов или документ, относящийся к определенному

вопросу или участку деятельности. Каждое дело должно содержать 200-250

листов. Подготовив дело, следует перейти к следующим этапам работы:

- описание дела на обложке

- брошюрование

- нумерация листов

- составление заверительной надписи.

На дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) составляется

внутренняя опись документов, находящихся в деле. Такие документы

сгруппированы в дела, подшиты в твердую обложку и переплетены.

Документы, хранящиеся до 10 лет оформляются проще: учет их ведется по

номенклатуре дел без нумерации листов, описи и подшивки в папку. В течение

года по служебной необходимости документы из дела извлекают, в этом случае

на место изъятых документов укладывается лист-заместитель. При выдаче дел

на временное пользование на их место кладется карточка-заместитель.

41. экспертиза ценности документов.

Завершительным этапом работы с докумен6тами в текущем делопроизводстве

является подготовка дел к передаче в архив предприятия для дальнейшего их

хранения и использования.

В структурных подразделениях документы должны храниться 1 год, после

окончания текущего года к ним еще раз обращаются за справками, а работа с

такими документами завершается. В начале нового календарного года по

истечении указанного срока, дела должны быть сданы в архив предприятия.

Подготовка к сдаче дел в архив начинается с проведения экспертизы научной и

практической ценности документов. Она осуществляется постоянно действующей

экспертной комиссией предприятия, которая назначается руководителем и

должна составлять не менее 3-5 человек, под председательством одного из

руководящих служащих. Экспертная комиссия руководствуется в своей работе

действующими правилами, инструкциями и т.п.

Отбор документов и дел на уничтожение оформляется автором. Тексты

рассматриваются экспертной комиссией предприятия, соответствующие нормам –

утверждаются руководителем.

42. передача документов в архив.

Предприятие ведется по графику, подтвержденному руководителем. В архив

предприятия передаются дела постоянного и долговременного хранения через

год после завершения работы с ними в делопроизводстве структурных

подразделений. Дела временного хранения передаются в архив на усмотрение

руководителя.

Архив принимает дела и учитывает их в регистратуре, вместо дел выдаются

регистрационные карточки. Заведующий архивом рассматривает вопрос о

принятии дел на собраниях. Производится опись кол-ва принятых дел и дел

постоянного хранения, составляется в 4 экземплярах. Один экземпляр

высылается должностному лицу, сдавшему дело, а остальные – остаются в

архиве предприятия.

Документы, подлежащие к гос. хранению остаются в архиве в течении

установленного срока, а затем передаются в гос. архив.

1. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы – Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

М.В. Стенюков в своей работе отмечает, что, при работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон[9] относит к категории конфиденциальной информации”.[10]

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.

1.1. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет – свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.[11]

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.[12]

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об

образовании, трудовой книжкой.[13]

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Определение трудового договора (контракта) дает статья 15 КЗОТ: “Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон”.[14]

В комментариях законодательства о трудовом договоре отмечается, что КЗоТ употребляет термины “трудовой договор” и “контракт” как равнозначные понятия, амонимы. “Такое соседство означает, что законодатель не видит различий между трудовым договором и контрактом”.[15]

В статье 18 КЗоТ РФ указывается: “Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку”. Таким образом, “в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров”[16], и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.[17]

Согласно статье 21 КЗоТ, при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу.[18] В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев”.[19]

В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты) заключаются:

- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

- на определенный срок не более пяти лет;

- на время выполнения определенной работы.

Срочный договор (контракт) заключается, в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.[20] Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе.[21] Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта) – документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и

регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).[22] В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.[23]

1.2. Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.[24] При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.[25] Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказа по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному составу, согласно КзоТу РФ, доводятся до сведения работников под расписку.[26]

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма № Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года)) и личных карточек (форма № Т-2) – 75 лет.[27]

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.[28] Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п.Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.[29]

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления; при необходимости – анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу, личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).

2. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае простоя[30], согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы

№ Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.п.[31]

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения, согласно статьям КЗоТа РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и/или личном деле.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело, после помещения в него приказа об увольнении, закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременной хранение.

Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников,

должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является КЗоТ РФ.

3. Ведение трудовых книжек работников.

Согласно статьи 39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.[32]

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Лица, проступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил – военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем

месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или

работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в “Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях”.[33]

В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты

заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет

правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

Раздел “Сведения о работе” представляют собой таблицу из 4-х граф: графа 1 - № записи, графа 2 – дата (число, месяц, год), графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку

в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Если работник выходит на пенсию, то производится “на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых документах. Заполнение и подпись “Представления”. Комплектование документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.”[34]

В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп “Пенсия назначена” в разделе “Сведения о назначении пенсии”.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется – приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.[35]

Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого человека, так как это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

Трудовые книжки. Глава 2. Общие правила оформления трудовых книжек

Даты

Согласно п.1.1 Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Цвета чернил

Согласно п.1.1 Инструкции записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Недопустимость сокращений

Согласно п.1.1 Инструкции записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

Состав сведений, вносимых в трудовые книжки

Согласно ч.4 ст.66 ТК РФ и п.4 Правил в трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике,

• выполняемой им работе,

• переводе на другую постоянную работу,

• об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и

• сведения о награждении за успехи в работе.

Согласно ч.4 ст.66 ТК РФ и п.5 Правил сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Язык

Согласно п.6 Правил трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Соответствие приказу

Согласно п.10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сроки внесения записей

Согласно ч.3 ст.66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Согласно п.10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

Лицо, которому поручено вести трудовые книжки работников, должно уложиться в эти установленные законом сроки.

Порядковый номер

Общее правило.

Согласно п.11 Правил все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Случаи-исключения.

Из общего правила есть исключения.

Так, согласно п.3.2. Инструкции при переименовании организации заполняются только графы 3 и 4 трудовой книжки: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер».

При заполнении дубликата трудовой книжки не нумеруется запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы. Согласно п.7.2 Инструкции, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Инструкция и Правила не говорят о необходимости нумеровать саму запись о трудовом стаже.

Заголовки (наименования работодателей) в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о трудовых книжках» не нумеруются.

Ознакомление работника с записями

Согласно п.12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Согласно п.35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил1).

При заполнении трудовой книжки впервые работник также расписывается на титульном листе трудовой книжки, заверяя своей подписью правильность внесенных сведений. Аналогично работник расписывается на титульном листе дубликата трудовой книжки, вкладыша в трудовую книжку.

Лица, ответственные за ведение трудовых книжек

Согласно п.45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Лицо, указанное в таком приказе, и будет иметь право заполнять и заверять своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку.

Согласно тому же п.45 Правил за нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Наличие приказа, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, практически всегда проверяют инспекторы Гострудинспекций при проведении проверок2.

Обратите внимание, назначать ответственным за работу с трудовыми книжками можно того работника, который должен выполнять такую работу согласно трудовому договору (соглашению к трудовому договору) или его должностной инструкции. Например, работодатель не вправе принудительно в одностороннем порядке путем издания такого приказа заставить секретаря или офис-менеджера вести трудовые книжки, если они не согласны, а их должностными инструкциями и трудовыми договорами подобные обязанности не предусмотрены.

Согласно ст.60 ТК РФ «запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами».

Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Практическая работа – ЗАЧЕТ.

В конце курса ДОУ письменная выполняется письменная практическая работа, которая является зачетом. Оценивается по 5 бальной системе. 75 % выполнено – 3ка, 95 % - 4 ка, 100% - выполнено верно, могут быть недочеты, но в основной все верно – 5 ка.

Задание 1
Оформите реквизит «Наименование организации»
 
Министерство образования и науки Российской Федерации. Московский государственный университет. Факультет иностранных языков.



Задание 2
Оформите реквизит «Адресат»

ООО "" Северное сияние" " директор Иванова Лия Павловна


Задание 3 Используя основные реквизиты Устава организации, оформите формуляр устава. Укажите основные разделы Устава организации.
 


Задание 4 Используя основные реквизиты должностной инструкции, оформите формуляр должностной инструкции. Укажите основные разделы текста должностной инструкции.
 


Оформление распорядительных документов
(приказа, распоряжения)
 
Методические рекомендации: 


Задание 5 Составьте и оформите приказ по основной деятельности в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
 
Ситуация
Директор Сидоров Вячеслав Юрьевич издает приказ о дополнительной премии, работнику за выполнении плана.:


Задание 6Составьте и оформите распоряжение в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты и текст создать самостоятельно.
 
Ситуация 2
Составить справку Петровой Ольге Васильевне для предоставления в соц. службы, о месте работы. Реквизиты самостоятельно. 
 
Оформление справочно-информационных документов
(служебное письмо, справка, докладная и объяснительная записки
 
Методические рекомендации: 
Составьте и оформите служебное письмо в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.


Задание 7 
Составьте и оформите объяснительную записку управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
Ситуация 3
Менеджер отдела маркетинга ООО " Берег" Петров Иван Васильевич не присутствовал на заседании правления ООО, по семейным обстоятельствам.




Задание 8 
Составьте и оформите справку в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
 


Задание 9 
Старшая медицинская сестра Яковлева Елена Федорова Поликлиники 74 обратилась в бухгалтерию с просьбой выдать ей справку для отделении №7813 Московского Сбербанка.в справке должны быть подтверждены место, должность, стаж работы и размер заработка за последние 3 месяца текущего года
 
Оформление протокола
 
Методические рекомендации: 
Составьте и оформите протокол в соответствие предложенной ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать. Фамилии вписать самостоятельно.

На собрании по поводу установки домофона обсуждали сколько собрать денег с жильцов. Постановили собрать по 500 руб. Присутствовали 5 человек.



 задание 10
Оформление кадровой документации
 
Методические рекомендации: 
1.Составьте и оформите заявление о приеме на работу в АО «Заря» с 04 декабря текущего года в отдел продаж менеджером.


Задание 11Составьте и оформите автобиографию, резюме которые необходимо представить при трудоустройстве в АО " Заря"
 

 
Оформление договорно-правовой документации
(договор) 
 
Методические рекомендации:

Задание 12 Составить схему работы с входящими документами.

Составить схему работы с исходящими документами.

 



 Составить и оформить рекламное письмо о продукции вашей фирмы. Отправить письмо по электронной почте.
Задание 2
 Составить и оформить приказ о работе фирмы в праздничные дни. С 28 по 31 января.

[vl1]