Справка личного характера

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает....» и т.д.

В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.

29. документ «телеграмма» (определение,

реквизиты, правила составления).

Обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи

с особой передачей текста (по телеграфу).

Реквизиты: 10, 12, 15, 20, 22. Эти реквизиты помещают над чертой, в той

части телеграммы, которая подлежит оплате.

Реквизиты: 08, 09, 11, 22, 25 – неоплаченные.

Категория и вид телеграммы указывается перед адресатом: простая,

правительственная, срочная, с уведомлением о вручении. Чаще всего

отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прибыть к адресату

за срок до 3 часов, а простая – до 6. Телеграммы подписываются

руководителем организации или его заместителем.

Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

Телеграммы печатают на чистом листе бумаги или на специальном бланке в 3

экземплярах: 1 – передают на телеграф; 2 – подшивают в дело канцелярии; 3 –

передают в бухгалтерию.

Текст телеграммы печатается на 1 стороне через 2 интервала прописными

буквами, между словами делается пропуск 2 удара. Текст печатается начиная с

абзаца, далее – красная строка. Исправления, переносы, абзацы – не

допускаются. Текст должен излагаться сжато, и состоять из одного

логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно

допустить краткое доказательство.

Пишется телеграмма особым телеграммным языком, по возможности без

предлогов, союзов, знаков препинания, если знаки препинания необходимы, то

они пишутся сокращенно, строчными буквами – тчк, зпт, квч и т.п.

Цифровые данные, в том числе даты в тексте указывают словами, чтобы

избежать искажений при передаче. Заканчивается указанием ее индекса.

31. документ «протокол» (определение, реквизиты, правила составления).

Это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия

решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных

органов.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, 20, (21), 22, (23), (28).

В зависимости от вида заседания выбирается форма протокола: краткая, полная

или стенографическая. Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании

вопроса, фамилии докладчиков и принятые решения, рекомендуется вести только

в таких случаях, когда заседание стенографируется.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о

заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и

выработку решения по каждому вопросу

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения

и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие

содержание доклада и выступлений участников заседания. Все высказывания,

мнения, прозвучавшие реплики и вопросы, замечания, позиции; позволяет

документировать подробную картину заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке формата А4. датой протокола

является дата заседания, если оно продолжалось несколько дней, то датой

протокола включает дата начала и окончания.

Номером протокола является порядковый номер заседания, заголовок к тексту,

как правило отражает вид заседания и согласуется с названием документа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводная и основная.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии –

председатель, секретарь присутствовали. Эти слова пишут с большой буквы от

левого поля. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке, через

запятую и в строчку, если присутствующих более чем 7-10 человек, то

указывают их общее количество и рядом пишут, регистрационный лист

прилагается. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и

наименование организации, которую они представляют.

водная часть заканчивается повесткой дня. Словосочетание «повестка дня»

пишется от левого поля, заглавными буквами, с красной строки начинают

запись пункта повестки дня, нумеруют их арабскими цифрами, вопросы

располагают по степени важности и сложности. Каждый вопрос должен быть

конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили –

постановили (реже РЕШИЛИ), при чем для каждого вопроса в отдельности,

которые пишут прописными буквами от левого поля. После них ставится

двоеточие, перед словом СЛУШАЛИ ставиться порядковый номер вопроса в

повестке дня, если обсуждается несколько вопросов. С красной строки пишут

фамилию и инициалы докладчика в именительном падеже. Затем ставят тире и с

большой буквы излагают краткое содержание доклада или сообщение. Если текст

доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада

пишут, доклад прилагается.

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступавших

в именительном падеже. После, с большой буквы пишут содержание выступлений,

которые излагаются от первого, третьего лица и в безличной форме. Если

выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают,

выступление прилагается. «вопросы и ответы» фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ,

слова вопрос и ответ не пишут, записывают ФИО выступающего и краткое

содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола является постановление, начинают эту часть со

слова ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, которые пишут от левого поля и отделяют от

предыдущей части текста двумя интервалами.

Постановляющую часть строят по схеме ДЕЙСТВИЕ – ИСПОЛНИТЕЛИ – СРОК.

Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или

конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы,

то его делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт

начинается с красной строки.

В ходе заседания, обычно составляется черновик протокола. В течение 5 дней

протокол уточняется, добавляется и оформляется. Полностью подготовленный

протокол подписывает председатель и секретарь. Протоколы хранятся не менее

10 лет и могут передаваться в архив.

32. документ «выписка из протокола» (определение, реквизиты, правила

составления).

Это документ, представляющий собой точную копию части текста подлинного

протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят

выписку.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (25), 26, (28).

Выписки из протокола воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть

текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст,

отражающий обсуждение вопроса, часть СЛУШАЛИ, часть ПОСТАНОВИЛИ. Выписку

подписывает секретарь, он же составляет заверительную надпись, состоящую из

слова ВЕРНО, указание должности лица, заверяющего выписку, личные подписи,

расшифровки и даты. Если выписка предоставляется в другую организацию, то

она заверяется печатью.

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

Содержание акта

В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Основное содержание акта включает заголовок и текст.

Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.

В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность ифамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.