Мероприятие по повышению прибыли за счёт оптимизации системы управления запасами

Для оптимизации товарных запасов предлагаем использовать современную компьютерную программу, созданную для кафе и ресторанов.

Автоматизация ресторана представлена двумя направлениями:

– работа с посетителями;

– решение производственных и коммерческих процессов.

Предлагаем оптимизировать производственно-коммерческий процесс, который включает в себя складской учет, производство, бухгалтерский и управленческий учет, где реализованы все основные функции производственного процесса, такие как работа с поставщиками, движение продуктов, ведение рецептуры, калькуляция стоимости блюд и изделий, ценообразование, составление меню, расчет себестоимости и ожидаемой прибыли, анализ результатов продаж, анализ работы официантов.

Для сравнения были взяты три наиболее известные сегодня на рынке и эффективные программы 1С: Астор, «iikoRMS» и комплекс Tillypad XL.

В таблице 13 сравним существующие на рынке программы управления кафе и ресторанами, используя мнения специалистов, Интернет-отзывы и выделим недостатки.

Таблица 13 – Сравнение программ управления кафе ресторанами

Наименование программы	Недостатки программы
Программа 1С:Астор для общепита	Нет демо-версию для ознакомления Отсутствие версии для малого и среднего бизнеса
Система автоматизации Tillypad XL	Ошибки и нарекания от предыдущей версии Высокая цена для малого и среднего бизнеса

Как видим из таблицы 13 программы имеют существенные недостатки.

Программный комплекс «iikoChain» (Айко) напротив имеет возможности для онлайн-обучения и недорогое обучение при установке программы.

Также выделены такие преимущества программы «Айко»:

– наличие недорогих версий даже для малого бизнеса,

– возможность расширения при необходимости,

– обмен данными происходит в режиме реального времени,

– используются облачные серверы, которые снижают единовременные затраты на дорогое компьютерное оборудование для хранения данных.

Опишем структуру затрат на программный комплекс в таблице 14.

Таблица 14 – Структура затрат на АСУ «iiko»

тыс. руб.

Наименование продукта	Функции	Стоимость
Основная программа	Сервер iiko в ресторане (лицензия для одного сервера, не включает АРМ)
Программа для рабочего места администратора	Автоматизация кассовой станции (лицензия для одного АРМ фронт-офиса)
Программа для управляющего рестораном	Автоматизация управления складом, персоналом, финансами (лицензия для одного АРМ бэк-офиса)
Программа виртуального сервера	Виртуальный сервер с объёмом памяти от 2Gb RAM
Компьютерное оборудование	Компьютеры, другая техника
Установка и наладка системы	Выезд программиста на место
Итого

Преимущества применения компьютерной системы «iikoChain» для ресторана «Феррум» в прогнозном периоде.

– управление запасами, все продукты имеют ограниченный срок хранения, при этом большинство являются скоропортящимися, поэтому возможность рассчитывать оптимальный запас и допустимый диапазон отклонений для каждого продукта является необходимым условием эффективной работы ресторана «Феррум».

– наличие функции контроля за работой, при которой руководитель ежедневно будет видеть и анализировать результаты деятельности предприятия, сравнивая их с планом и результатами предыдущих лет.

– управление поставщиками, ресторан «Феррум» работает с рядом постоянных поставщиков, но очень часто бывают и разовые закупки. В таких условиях трудно отследить изменение закупочных цен, а также контролировать расчеты с поставщиками.

– возможность устанавливать сроки хранения продуктов и ограничивать уровень их запасов по минимуму и максимуму

– автоматический контроль закупочных цен, вовремя сигнализируя о любых отклонениях.

– производить сбор детальной (вплоть до отдельной накладной, чека или заказа) информации и использовать её для формирования различных форм отчётности на расстоянии.

Объём запасов сохраняется на оптимальном уровне, обеспечивая бесперебойность продаж, минимизируя затраты на хранение продуктов и не допуская их порчи, так как система вовремя подсказывает, сколько и чего нужно докупить, а также у каких продуктов и когда истекает срок годности.

Для более эффективного управления товарными запасами необходимо обучение персонала пользованию новой компьютерной системой. Обучение персонала предлагается проводить прямо в ресторане. Эта работа возлагается на специалиста из компании «Пионер», которые обязуются не только в доставке, установке оргтехники и программного обеспечения, но и обучение персонала. После обучения будет проводиться аттестация сотрудников.

Одной из примет кризисного времени стало обнуление расходов на обучение. Все, что не зарабатывает деньги, является издержками. При этом требования к персоналу оставались теми же, ведь люди, работающие в смене, – часть продукта ресторана. Обучение персонала на рабочем месте может положительно сказаться на деятельности ресторана. В идеале, программа обучения ресторанного персонала должна быть многоуровневой и состоять из целого ряда программ, деловых игр, лекций. Цель программы «Алгоритм продаж» (для начинающих менеджеров, администраторов, официантов) – ознакомление с основными этапами продаж, приобретение необходимых для них умений, формирование мотивации на профессиональное и личностное развитие в этой области. Также неплохо провести дополнительный модуль этой программы – обучение технике работы с клиентами различных психологических типов.

Программа «Презентация меню» нацелена на эффективное продвижение гастрономических или алкогольных предложений ресторана.

В цикл личностных обучающих программ входят программы профессиональной уверенности, креативности, коммуникативной компетенции – трех составляющих, незаменимых для успешности работника сферы обслуживания.

Ну и, наконец, программа, без которой этого работника становится все сложнее удержать на работе – программа командообразования.

Так, обучение персонала, в частности официантов, барменов, на рабочем месте может осуществляться по следующим направлениям:

1. Обучающие программы по умению общаться с Гостями.

2. Проведение мастер-класса приглашенными специалистами.

3. Проведение конкурсов среди работников на звание лучшего работника.

Для проведения указанных методов обучения требуются финансовые затраты, которые могут, зависит от стоимости оплаты труда приглашенных специалистов.

Проведение программы «Презентация меню» при помощи специалистов обойдется руководству в 16 тыс. руб.

Общие затраты на установку программного комплекса и обучения пользования им составят:

З_общ = 152 + 16 = 168 тыс. руб.

Эти затраты в планировании принято считать единовременными. Единовременные затраты осуществляются в форме капиталовложений на мероприятия. Как показывает опыт компании «Пионер» [41] повышение квалификации персонала в результате проведение учебы без отрыва от производства объем продаж увеличится как минимум на 4%, соответственно увеличится и сумма покупной стоимости на тот же самый процент.

Далее приведен расчет экономической эффективности данного мероприятия. Годовой экономический эффект от мероприятий в организациях выражен в дополнительной прибыли от продаж по формуле:

DП_пр = DV – DС – DУР, (17)

где D П_пр – прирост прибыли от продаж, рублей;

DV – прирост выручки от продаж, рублей;

DС – прирост покупной себестоимости, рублей;

DУР – прирост управленческих расходов, рублей.

DП_пр = 64 124 · 0,04 – 23 587 · 0,04 – (12 737 · 0,04 + 168) = 944 тыс. руб.

Годовой экономический эффект от внедрения такого мероприятия составит 944 тыс. руб.

Расчет всех данных представлен в таблице 15.

Таблица 15 – Основные финансовые результаты до и после внедрения мероприятий по оптимизации запасов ИП Карелина Г.С.

тыс. руб.

Показатели	2014 год	Проектный год	Отклонение	Темп роста, %
Выручка	64 124	66689,0	2565,0	104,0
Себестоимость продаж	23 587	24530,5	943,5	104,0
Коммерческие расходы	16 266	16266,0	0,0	100,0
Управленческие расходы	12 737	13414,5	677,5	105,3
Прибыль от продаж		12478,0	944,0	108,2
Рентабельность продаж, %	17,99	18,71	0,72

Таким образом, от внедрения данного мероприятия персонал ресторана «Феррум» повысит свою квалификацию и тем самым увеличит эффективность своей деятельности в привлечении клиентов, увеличении спроса и товарооборачиваемости товаров менее вытребованных, а значит и товарные запасы будут использоваться эффективнее. Повышение квалификации персонала позволит увеличить качество оказываемых услуг, а соответственно увеличить количество клиентов. За счёт централизации процесса закупки продуктов удается эффективно сотрудничать с поставщиками, обеспечивая оптимизацию закупочных цен. В результате применения системы как отмечают специалисты компании можно снизить фактическую себестоимость блюд за счет сокращения потерь, связанных с порчей продуктов и злоупотреблениями.

Таким образом, данное мероприятие позволит увеличить прибыль на 944 тыс. руб., а в дальнейшем при расширении АСУ можно будет управлять лояльностью клиентов и работников, стимулируя спрос на продукцию кафе у посетителей разыми акции и скидками, и производительностью труда у работников с помощью премий и бонусов. Мнения рестораторов, использующих эту систему положительны и все подтверждают эффективность этого программного комплекса.