Тема 2. Проектирование организации

Время проведения: 4 часа.

Цели занятия:

- закрепить знания о менеджменте как науки, содержании основных этапов эволюции управленческой мысли и его значение для социума, теоретических и методологических основах менеджмента;

- развить внимательность, аналитичность и критичность мышления;

- воспитать сознательное отношение социальной значимости своей будущей профессии, обладание высокой мотивацией к выполнению профессиональной деятельности, решительность, ответственность.

Сформировать компетенции:

ОК-12. Осознание социальной значимости своей будущей профессии, обладание высокой мотивацией к выполнению профессиональной деятельности

ПК-1. Знание основных этапов эволюции управленческой мысли

План проведения практического занятия

Время, затраченное на этап	Содержание этапа занятия	Используемые методы и средства
	Организационный
	Повторение изученного материала, опрос, проверка домашнего задания. 1. Сущность и содержание организации. 2. Признаки организационной деятельности. 3. Основные характеристики внешней среды организации. - внешняя среда косвенного воздействия; - внешняя среда прямого воздействия. 4. Внутренняя среда организации. 4. Проектирование организации 4.1. Основные положения теории организационных структур. 4. Организационная структура управления. 4.1. Основные положения теории проектирования организации 4.2. Линейная, штабная и дивизиональная организационная структура управления. 4.3. Функциональная и линейно-функциональная организационная структура управления. 4.4. Матричная (проектно-матричная) организационная структура управления.
	Проверка степени усвоения нового материала
	Решение практических заданий, упражнений и др.
	Задание для самостоятельной работы

Задание 3.1. Выполните организационное проектиро­вание в соответствие с алгоритмом (табл. 1).

Таблица 1

Алгоритм проектирования организации

Этап	Содержание этапа	Конкретизация наполнения
	Определение уровня разделения и специализации труда.
	Определение уровня департаментализации и кооперациия — деление организации по горизонтали на блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельно­сти (бизнес-функциям).
	Определение связей между подразделениями и координация.
	Масштаб управляемости — сколько людей целесообразно объединить под одним руководством.
	Иерархичность и количество уровней управления.
	Распределение прав и ответственности.
	Уровень централизации.
	Дифференциация (интеграция)

Задание 3.2. На основании выполненного проектирования обоснуйте организационную структуру управления.

Задание 3.3. Деловая игра «Анализ факторов внешней и внутренней среды организации»

Цель занятия — развитие умений целеполагания; анализа задач, стоящих перед менеджером; вы­явление факторов, способных влиять на функциони­рование организации.

Задание 3.3.1.

1.1. Выберите сферу деятельности и сформулируйте предприятие с учетом экономических и политических реальностей в российских условиях. Обоснуйте свой выбор сферы деятельности организации.

1.2. Сформулируйте миссию организации, цели в долгосрочной и краткосрочной перспективе.

1.3. Постройте дерево целей, отражающее работу подразделений вашего предприятия.

Задание 3.3.2. Руководство вашего предприятия обеспокоено снижением прибыли, которое про­дастся в течение последнего полугодия. Распределить роли и провести анализ деятельности предприятия в последние полгода.

1. Генеральному директору провести оперативное совещание, на котором довести до сведения персонала о сложившемся положении.

2. Создать аналитическую (целевую) группу, назначить ее руководителя, обозначить время, по истечение которого группа должна предоставить результаты своей работы. Аргументировать выбор работников, пошедших в целевую группу.

3. Целевой группе оценить факторы внутренней среды, способные вызвать подобные изменения в орга­низации.

4. Оценить факторы внешней среды прямого и косвенного воздействия.

5. Результаты работы целевой группы представит в виде письменного отчета.

6. Генеральному директору провести совещание, па котором обозначить причину (причины) снижения прибыли предприятия за последние полгода, и в связи с этим дать конкретные указания своим подчиненным.

7. С учетом возникшей проблемы внести корректны в краткосрочные цели предприятия.

Задание 3.3.3. Руководитель одного из подразделений нашего предприятия по причине временной нетрудо­способности не сможет осуществлять свои полномо­чии в течение месяца.

1. В зависимости от специфики работы назвать подчиненных, их должности, которым можно делеги­ровать данные полномочия. Аргументировать свой выбор.

2. Делегировать должностные полномочия кон­ кретному подчиненному или распределить их между несколькими подчиненными.

3. На оперативном совещании генеральный ди­ректор информирует своих подчиненных об измене­ниях в организации на ближайший месяц.

Задание 3.4. Тест «Организованный ли вы человек?» (Н.А. Преображенская)

Все организованные люди всегда очень надежны, результативны, точны и внимательны. Организован­ный человек умеет управлять и временем, и делами.

Этот тест служит не только способом проверки лич­ной организованности, но и средством, которое сможет побудить к постижению секретов самоорганизации и выработке организационных навыков и привычек.

1. Имеются ли у вас главные цели в жизни?

а) у меня есть такие цели;

б) разве можно иметь какие-то цели, ведь жизнь так изменчива...;

в) у меня есть главные цели, и я подчиняю свою жизнь их достижению;

г) цели у меня есть, но моя деятельность мало способствует их достижению.

2. Составляете ли вы план работы, дел на неделю, используя для этого ежедневник, блокнот?

а) да;

б) нет;

в) не могу сказать ни «да» ни «нет», так как держу главные дела в уме, а план на текущий день в лучшем случае — на листке бумаги;

г) составлять планы — это игра в организованность.

3. «Отчитываете» ли вы себя за невыполнение намеченного на неделю, на день?

а) «отчитываю» в тех случаях, когда вижу свою вину, лень или неповоротливость;

б) «отчитываю», несмотря ни на какие субъективные или объективные причины;

в) сейчас и так все ругают друг друга, зачем же еще «отчитывать» самого себя?;

г) придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать сегодня — хорошо, а что не удалось — выполню, может быть, в другой раз.

4. Как вы ведете свою записную книжку?

а) я хозяин своей записной книжки. Как хочу, так и веду записи телефонов, фамилий, адресов. Если понадобится номер телефона, то я обязательно найду его;

б) часто меняю записные книжки, так как нещадно их «эксплуатирую». При переписывании телефонов стараюсь все сделать «по науке», однако при дальнейшем использовании вновь сбиваюсь на произвольную запись;

в) записи телефонов, фамилий, адресов веду «почерком настроения». Считаю, что были бы записаны телефоны, фамилии, имена, а на какой странице записано, прямо или криво — не имеет особого значения;

г) используя общепринятую систему в соответствии с алфавитом, записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность).

5. Вас окружают вещи, которыми вы часто пользуетесь. Каковы ваши принципы расположения вещей?

а) каждая вещь лежит, где попало;

б) придерживаюсь принципа: каждой вещи — свое место;

в) периодически навожу порядок в расположении вещей, затем кладу их куда придется. Спустя какое-то время опять навожу порядок и т. д.;

г) считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации.

6. Можете ли вы по истечении дня сказать: где, сколько и по каким причинам вам пришлось напрасно терять время?

а) могу сказать о потерянном времени;

б) могу сказать только о месте, где было напрасно потеряно время;

в) если бы потерянное время обращалось в деньги, тогда бы я считал его;

г) не только хорошо знаю, где, сколько и почему было напрасно потеряно времени, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в подобных ситуациях.

7. Каковы ваши действия, когда на совещании, собрании начинается переливание из пустого в порожнее?

а) предлагаю обратить внимание на существо вопроса;

б) на любом совещании, собрании бывает и что-то нужное, и что-то пустое. И ничего тут не поделаешь — приходится слушать;

в) погружаюсь в «небытие»;

г) начинаю заниматься теми делами, которые и рассчитывал сделать в это время.

8. Предположим, вам предстоит выступить с докладом. Придаете ли вы значение и его продолжительности, а не только содержанию?

а) уделяю самое серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность нужно определять лишь приблизительно. Если доклад интересен, следует давать дополнительное время, чтобы его закончить;

б) уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада.

9. Стараетесь ли вы использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного?

а) стараюсь, но у меня не всегда получается в силу личных причин (упадок сил, плохое настроение и т. д.);

б) не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени;

в) зачем стремиться, если время все равно не обгонишь;

г) стараюсь, несмотря ни на что.

10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб вы используете?

а) записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку;

б) фиксирую наиболее важные поручения в своем еженедельнике. «Мелочь» пытаюсь запомнить. Если забываю о «мелочи», то не считаю это недостатком;

в) стараюсь запомнить поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен признаться, что память часто подводит меня;

г) придерживаюсь принципа «обратной памяти»: пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение важное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения.

11. Точно ли по времени вы приходите на деловые встречи, собрания, совещания, заседания?

а) прихожу раньше на 5—7 минут;

б) прихожу вовремя, к началу собрания, заседания;

в) как правило, опаздываю;

г) всегда опаздываю, хотя и пытаюсь прийти раньше или вовремя;

д) если бы издали научно-популярное пособие «Как не опаздывать», то я, вероятно, научился бы не опаздывать.

12. Какое значение вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?

а) считаю, что своевременность выполнения — это один из важных показателей моего умения работать, это своего рода триумф организованности;

б) своевременность выполнения задания — это «зверь», который может «укусить» именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания;

в) предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок;

г) своевременно выполнить задание или поручение — это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается.

13. Предположим, что вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещанное довольно затруднительно. Как вы будете себя вести?

а) сообщу об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещание;

б) постараюсь сказать, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять на­дежду на обещанное;

в) буду стараться выполнить обещанное. Если выполню — хорошо, не выполню — тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживал (а) своих обещаний;

г) выполню то, что обещал, во что бы то-ни стало.

Подсчет очков, суммируйте результаты.

Таблица

Вопрос	Вариант и оценка
	А	Б	В	Г	Д
					-
					-
					-
					-
					-
					-
			-	-	-
					-
					-
					-
					-

От 72 до 78 очков. Вы организованный человек. Единственное, что можно посоветовать: не останавли­вайтесь на достигнутом уровне, развивайте и дальше самоорганизацию. Пусть вам не кажется, что вы до­стигли предела. Организация, в отличие от природы, дает наибольший эффект тому, кто считает ее ресур­сы неисчерпаемыми.

От 63 до 71 очка. Вы считаете организацию неотъемлемой частью работы. Это дает вам несомнен­ное преимущество перед теми, кто призывает органи­зацию «под ружье» в случае крайней необходимости. Но вам необходимо улучшить самоорганизацию.

Меньше 63 очков. Ваш образ жизни, ваше окруже­ние научили вас быть кое в чем организованным. Орга­низованность то появляется в ваших действиях, то исчезает. Это признак отсутствия четкой системы са­моорганизации. Существуют объективные организаци­онные законы и принципы. Постарайтесь проанали­зировать свои действия, расход времени, технику ра­боты. Чтобы стать организованным человеком, нужно иметь волю и упорство и преодолевать свою лень.

Задание 3.5. Тест «Как Вы справляетесь с делегированием?» (С.Д. Резник).

Если Вы не успеваете выполнять свою работу, если Вам по­стоянно не хватает времени, значит, часть своей текущей работы Вам нужно передать подчиненным. Узнать ответы на эти вопро­сы Вам поможет предлагаемый ниже тест [рез. тесты, с. 89-90].

Ответьте на вопросы «да» или «нет».

1. Продолжаете ли Вы работать после окончания рабочего дня?

2. Трудитесь ли Вы дольше своих сотрудников?

3. Часто ли Вы выполняете за других работу, с которой впол­не могли бы справиться и без Вашего участия?

4. Удается ли Вам найти, в случае необходимости, подчинен­ного или коллегу, который помог бы Вам?

5. Знает ли Ваш подчиненный Ваши задачи и сферу деятель­ности достаточно хорошо, чтобы заменить Вас, если Вы уедете в длительную командировку?

6. Хватает ли Вам времени на планирование?

7. Бывает ли завален Ваш письменный стол, когда Вы воз­вращаетесь из командировки?

8. Занимаетесь ли Вы еще делами или проблемами из той сфе­ры ответственности, которая была закреплена за Вами до повышения по службе?

9. Часто ли Вы бываете вынуждены откладывать важную зада­чу, чтобы выполнить другие?

10. Часто ли Вам приходится напрягаться, чтобы уложиться в срок?

11. Часто ли Вы сами диктуете секретарю большую часть сво­их памятных записок, корреспонденции и отчетов?

12. Расходуете ли Вы время на рутинную работу, которую могут сделать другие?

13. Часто ли к Вам обращаются по поводу задач, не выпол­ненных Вашими подчиненными?

14. Хватает ли Вам времени на общественную и представи­тельскую работу?

15. Стремитесь ли Вы к тому, чтобы быть в курсе всех дел и иметь информацию обо всем?

16. Стоит ли Вам больших усилий придерживаться списка пос­ледовательности выполнения приоритетных дел?

Ключ к тестовому заданию «Как Вы справляетесь с делегированием?»

Подсчитайте количество ответов «да» и «нет». Если:

0—3 ответа «да» — Вы делегируете отлично;

4—7 ответов «да» — у Вас есть резервы для делегирования;

8 и более ответов «да» — похоже, что делегирование пред­ставляет для Вас серьезную проблему. Решению этой проблемы Вы должны уделить первостепенное внимание.

Практические ситуации

Ситуация 1. На беседу к Вам пришел подчиненный, которому Вы поручи­ли контролировать исполнение важного решения. Он утвержда­ет, что не успевает одновременно со своей текущей работой сле­дить за деятельностью других людей, и требует, чтобы за эту до­полнительную работу ему выплатили премию. Вы твердо знаете, что основная деятельность данного сотрудника занимает у него менее половины всего рабочего времени. Вы:

а) соглашаетесь с его доводами и выплачиваете премию;

б) даете ему в помощники еще несколько человек и делите премию между ними;

в) отказываете ему в его требовании, приводя в качестве аргумента то, что премии он не заслужил;

г) поручаете его работу другому сотруднику.

Выберите наиболее подходящее из приведенных решений или предложите свое.

Ситуация 2. Вы возложили на своего подчиненного, бригадира ремонтной организации, ответственность за обучение молодых работников. Для этого Вы предоставили ему определенные права. Некоторое время спустя, проходя мимо, Вы невольно становитесь свидете­лем того, как он занимается с новичком, и обнаруживаете, что делает он это совершенно неправильно. Как Вы поступите?

Ситуация 3. Существует важное дело, которое требует безотлагательного решения. Как Вы поступите в данной ситуации:

а) найдете сотрудника, для которого это дело имеет наибольшее значение, и назначите его ответственным за исполнение;

б) поручите выполнение менее загруженному сотруднику?

Ситуация 4. Вы поручаете выполнение задания своему подчиненному, зная, что только он в состоянии хорошо его выполнить. Но вдруг Вы узнаете, что тот перепоручил задание другому лицу, и в результа­те задание к сроку не было выполнено.

Вы вызываете к себе в кабинет обоих и говорите:...

Ситуация 5. Вы отдали распоряжение, касающееся решения проблемы. Ваш подчиненный не выполнил этого распоряжения, но решил про­блему, используя другие средства. Вы понимаете, что его реше­ние лучше Вашего.

Как следует поступить в этой ситуации?

Ситуация 6. Ваш непосредственный начальник, минуя Вас, дает срочное задание Вашему подчиненному, который уже занят выполнени­ем Вашего ответственного задания. Вы и Ваш начальник считае­те свои задания неотложными.

Выберите наиболее приемлемый для Вас вариант решения:

а) не оспаривая задание начальника, буду строго придерживаться должностной субординации, предложу подчиненному отложить выполнение текущей работы;

б) все зависит от того, насколько для меня авторитетен начальник;

в) выражу подчиненному свое несогласие с заданием начальника, предупрежу его, что впредь в подобных ситуациях буду отменять задания, поручаемые ему без согласия со мной;

Ситуация 7. Директор одной крупной фирмы делегировал подчиненному свои функции, которые заключались в следующем: подчиненный должен был пойти на важную встречу с заказчиком и заключить очень важный договор. Директор был уверен в компетентности этого работника и его способностях, но внезапно директор узна­ет о том, что подчиненный переусердствовал и все испортил. Директор вызывает его и говорит:...

Ситуация 8. Вы — руководитель, который довольно успешно применяет приемы делегирования. Один из Ваших подчиненных все делает сам, никому ничего не доверяет, а поэтому часто задерживается на работе, сильно устает. Вы приглашаете его на беседу, где подробно и убедительно рас­сказываете ему о делегировании и просите попробовать этот ме­тод, мотивируя это своими высокими показателями в работе и отличным качеством.

Через месяц проходит производственное совещание, где обсуж­даются результаты работы, и оказывается, что на участке этого подчиненного самые низкие результаты, хотя раньше было на­оборот. Директор высказывает недовольство по этому поводу, на что подчиненный отвечает: «Вы же сами мне так посоветовали». Вы говорите:...

Задание 3.6. В соответствие о рганизационным проектиро­ваним (табл. 1) и разработанным вами бизнес-планом выполните проектирование организационной структуры управление и обоснуйте свой выбор.