Тема 2. Понятие о документе. Функции, свойства, классификация документов

Терминология, используемая при работе с документами. Соотношение понятий «информация» и «документ». Значение информации в экономических, социальных и политических процессах, для принятия управленческих решений. Качественные характеристики информации.

Происхождение и эволюция понятия «документ». Правовой, управленческий и исторический аспекты в определении документа. Понятие «документ» в государственном стандарте. Информационная сущность документа и его непосредственная связь с материальным носителем. Определения документа, применяемые в зарубежной литературе и архивной практике.

Документы официальные (служебные), личные (персональные) и личного происхождения. Документы рукописные и изготовленные с помощью технических средств. «Электронное» документирование.

Понятие «функция документа». Полифункциональность документа и состав функций.

Информационная функция документа как основная его функция, являющаяся средством запечатления, организации и сохранения информации. Социальная функция. Коммуникативная функция документа как средство передачи информации во времени и пространстве. Культурная функция документа как способ закрепления и передачи культурной традиции.

Правовая функция документа. Документы, изначально наделенные правовой функцией и приобретающие ее на время доказательства фактов. Особенности управленческой функции. Функция документа как исторического источника и ее связь с ретроспективной средой бытования документов. Функция учета явлений, событий и фактов. Количественная характеристика информации, содержащейся в документе. Познавательная, политическая, идеологическая функции документа, их связь с функцией управления. Функция защиты информации. Классификация функций: оперативного характера и постоянно действующие. Функции документа в условиях компьютеризации управления, массового внедрения автоматизированных информационных технологий. Значение функционального анализа для работы с документами.

Понятия «документирование», «средства документирования», «способы документирования». Текстовое, техническое документирование. Фото-документирование. Кино-документирование, область применения. Материальные носители информации и их классификация. Документированная информация и ее свойства. Юридическая сила – основное свойство документа. Юридически значимые реквизиты. Оригинальность, подлинность и копийность документов. Юридическая сила копий и телефаксов. Нотариальные копии. Подлинные и подложные документы.

Классификация документов по различным признакам в зависимости от содержания, наименования, по степени унификации и др.