Сбор информации и фактических данных для получения аудиторских доказательств

В ходе проверки группа проверяющих осуществляет сбор необходимой информации и достаточных фактических данных для получения аудиторских доказательств в соответствии с установленными целями проверки, критериями оценки эффективности и выбранными методами.

Аудиторские доказательства представляют собой информацию и фактические данные, собранные членами группы проверяющих, на основе которых формируются результаты аудита эффективности. Они используютсядля того, чтобы:

· определить, соответствуют ли результаты работы проверяемого объекта используемым критериям оценки эффективности;

· обосновать заключения и выводы по итогам проверки;

· выявить возможности для совершенствования работы проверяемого объекта и сформулировать соответствующие рекомендации.

Информация и фактические данные, собранные на стадии предварительного изучения проверяемых организаций, должны также использоваться в составе аудиторских доказательств, полученных на стадии проведения проверки.

Аудиторские доказательства должны быть:

· достаточными;

· надлежащими (обоснованными, то есть достоверными и надежными);

· адекватными (релевантными).

Доказательства являются достаточными, если их объем и содержание способны убедить в обоснованности и правильности сделанных выводов по результатами аудита эффективности. Достаточность - это количественная мера аудиторского доказательства. При определении достаточности доказательства для подтверждения сделанного в процессе аудита эффективности заключения или вывода, необходимо учитывать такие факторы, как:

- степень возможного влияния данного заключения или вывода на общие результаты проверки;

- степень риска принятия неправильного решения;

- знание степени достоверности учетной документации по результатам проведения предыдущих проверок данной организации;

- реакцию проверяемой организации на данное заключение или вывод;

- затраты на получение доказательства.

Аудиторские доказательства являются надлежащими, если они получены из надежных и достоверных источников.

Надежность аудиторских доказательств зависит от источника информации (внутреннего или внешнего), от формы их представления (визуальной, документальной или устной), а также от надежности систем внутреннего контроля проверяемого учреждения. При оценке надежности аудиторских доказательств, зависящей от конкретной ситуации, проверяющие должны исходить из следующего:

а) доказательства, полученные из внешних источников, более надежны, чем доказательства, полученные из внутренних источников;

б) доказательства, полученные из внутренних источников, более надежны, если существующие системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля являются эффективными;

в) доказательства, собранные непосредственно проверяющими, являются более надежными, чем доказательства, полученные от проверяемого объекта;

г) доказательства в форме документов и письменных заявлений более надежны, чем заявления, представленные в устной форме.

Доказательства являются адекватными (релевантными), если они имеют непосредственное отношение к сделанным выводам и логически связаны с целями и критериями аудита эффективности. Адекватность - это качественная мера аудиторского доказательства, его соответствие (релевантность) конкретной цели проверки и критерию оценки эффективности.

Следует иметь в виду, что доказательства, полученные при проведении аудита эффективности, могут иметь в большей мере качественные характеристики, поэтому решение об их использовании должно приниматься членами группы проверяющих, прежде всего, на основе собственных профессиональных соображений.

Проверяющие должны получать аудиторские доказательства путем выполнения следующих процедур:

а) инспектирование – проверка записей, документов или материальных активов;

б) наблюдение – отслеживание процесса или процедуры, выполняемой другими лицами;

в) запрос – поиск информации у осведомленных лиц в пределах или за пределами проверяемого объекта, который по форме может быть как официальным письменным запросом, так и неформальным устным вопросом;

г) подтверждение – ответ на запрос об информации, содержащейся, например, в бухгалтерских записях;

д) пересчет – проверка точности арифметических расчетов в первичных документах, либо выполнение проверяющими самостоятельных расчетов;

е) аналитические процедуры – анализ и оценка полученной проверяющими информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемого объекта.

Форма, в которой собираются фактические данные проверки, может быть разной, например:

- данные, собранные в результате непосредственной проверки или наблюдений;

- записи, сделанные в ходе собеседований (интервью, опросы), которые по мере возможности следует обосновывать с помощью других фактических данных;

- копии оригиналов документов;

- подтверждающие документы, представленные третьей стороной;

- статистические данные, сравнения, результаты анализа, обоснования и другие материалы, подготовленные членами группы проверяющих.

В зависимости от содержания процедуры и формы получения аудиторских доказательств, они могут быть материальными, устными, документальными и аналитическими.

Материальные доказательства получают при наблюдении за какими-либо событиями или действиями людей, а также при проверке имущества. Они могут быть представлены в форме фотографий, схем, карт, графиков или в ином графическом виде. Следует иметь в виду, что изображение наблюдаемой ситуации на фотографии или схеме является гораздо более убедительным доказательством, чем ее письменное описание.

В случаях, когда доказательства, полученные в результате наблюдения за событием или проверки имущества, крайне важны для достижения целей аудита эффективности, наблюдение следует проводить с участием не менее двух членов группы проверяющих и, по возможности, представителя проверяемой организации.

Устные доказательства могут быть получены в результате бесед членов группы проверяющих с руководством и сотрудниками проверяемых и вышестоящих организаций, внешними экспертами, а также проведения соответствующих опросов и интервью. Устные доказательства, как правило, должны использоваться как исходная информация для получения других доказательств.

Если в процессе бесед, опросов или интервью получена ценная устная информация, которая может быть использована в качестве аудиторского доказательства, надо получить ее письменное подтверждение от лица, которое сообщило данную информацию. Наряду с этим, для ее дополнительного подтверждения целесообразно использовать другие различные источники, сравнивая их информацию с полученной устной информацией. Кроме того, для подтверждения данной информации может быть проведена проверка и соответствующей документации.

Документальные доказательства могут быть на бумажных носителях или в электронном виде и являются наиболее распространенной формой аудиторского доказательства. Они могут быть как внутренними, полученными в самой проверяемой организации, так и внешними, полученными за ее пределами.

Внутренние документальные доказательства можно получить на основе имеющейся в проверяемой организации финансовой документации, копий исходящих и входящих документов, приказов и распоряжений, планов и отчетов о работе, положений и должностных инструкций и других документов. При этом следует иметь в виду, что сам факт наличия в проверяемой организации тех или иных документов еще не означает возможность их использования в качестве документальных доказательств. Каждый документ надо рассматривать, прежде всего, в контексте целей аудита эффективности и в отношении выбранных критериев оценки эффективности.

Например, наличие какого-либо внутреннего положения, инструкции или руководства само по себе не является доказательством того, что они используется в деятельности организации. Поэтому надо выяснить, каковы результаты применения данных документов. Кроме того, необходимо провести анализ документов, отражающих деятельность систем управленческой информации и контроля (например, системы бухгалтерского учета). При этом желательно, чтобы решение об использовании этих документов в качестве доказательств, проверяющие принимали на основе анализа системы внутреннего контроля, действующей в проверяемой организации, и соответствующей оценки качества ее функционирования.

Внешние документальные доказательства могут быть получены на основе документов, подготовленных вышестоящими и другими организациями и имеющих непосредственное отношение к деятельности проверяемой организации. Они могут включать письма и служебные записки, полученные проверяемой организацией, счета от поставщиков, договоры аренды, контракты, отчеты о результатах аудиторских проверок, подтверждающая документация, полученная от третьих лиц и другие.

Аналитические доказательства могут быть получены в результате анализа отдельных показателей, их совокупности или различных данных о деятельности проверяемой организации. Необходимая для этого информация может быть получена как в самой проверяемой организации, так и из других источников.

В качестве аналитических доказательств могут использоваться расчеты относительных показателей деятельности проверяемой организации и их сравнение с установленными стандартами или отраслевыми нормативами. Например, это могут быть расчеты показателя продуктивности деятельности проверяемой организации - соотношения между достигнутыми ею результатами (объемом произведенной продукции или оказанных услуг) и затраченными ресурсами (материальными, финансовыми, трудовыми).

Аналитические доказательства могут быть получены на основе выявления и анализа тех или иных тенденций или проблем в деятельности проверяемой организации. Например, таких как высокая текучесть кадров, большое количество претензий и жалоб на проверяемую организацию со стороны потребителей ее продукции или услуг и т.п.

Процесс сбора информации и фактических данных для получения аудиторских доказательств включает следующие этапы:

1) инспекторы собирают информацию в соответствии с программой проведения проверки, проверяют ее полноту, приемлемость и достоверность;

2) анализируют собранные фактические данные и определяют, являются ли они достаточными для того, чтобы оценить работу объекта проверки на основе используемых критериев;

3) если этой информации недостаточно, собираются дополнительные данные.

Источниками информации для получения аудиторских доказательств являются:

· законодательство и нормативные правовые акты, регулирующие деятельность проверяемой организации;

· плановые данные по утвержденному бюджету на очередной финансовый год, по которым можно получить финансовую и иную информацию о деятельности проверяемой организации;

· опросы и интервью с компетентными лицами, информация по результатам которых должна подтверждаться из других источников. К интервью необходимо хорошо подготовиться. Для этого желательно предварительно составить список вопросов и, в некоторых случаях, целесообразно передать его лицу, у которого будет браться интервью. Важность интервью состоит в том, что в его процессе можно получить определенные подсказки, на что следует обратить особое внимание и где можно найти наиболее подробную информацию о деятельности проверяемой организации для подтверждения результатов аудита эффективности;

· документы на бумажных носителях или в электронном виде, касающиеся различных сторон деятельности проверяемой организации, таких как планирование, организацию внутреннего контроля, проведения коллегий и совещаний, рассмотрения жалоб и разрешения споров, результатов аудиторских проверок и других;

· внутренняя отчетность и аналитические обзоры проверяемой организации, в которых обобщается информация для руководства или предлагаются меры по устранению недостатков в работе. Проверяющие должны найти и провести анализ таких отчетов и обзоров, используя для этого, в частности, интервью с сотрудниками проверяемой организации и материалы протоколов коллегий и совещаний руководства;

· базы данных проверяемой организации, в которых накапливается соответствующая информация, касающаяся ее деятельности. Полученная на их основе информация может быть важным источником аудиторского доказательства, особенно при количественной оценке показателей ее деятельности;

· внешние источники информации, к которым относятся крупные специализированные библиотеки, содержащие литературу по вопросам сферы деятельности проверяемой организации;

· результаты предыдущих проверок, проводимых Счетной палатой.

Очевидно, что использовать одновременно все перечисленные источники информации и фактических данных для получения аудиторских доказательств и изучить все соответствующие документы практически невозможно, поскольку это потребует значительно больших затрат времени, чем обычно имеет на сбор информации группа проверяющих. Поэтому при решении вопросов об источниках собираемой информации и объеме изучения документов, члены группы проверяющих должны руководствоваться своими профессиональными соображениями, используя те или иные методы их выборки с учетом целей проверки и критериев оценки эффективности.

В процессе сбора фактических данных проверяющие должны учитывать, что не всякая информация может быть использована в качестве аудиторского доказательства. Это, например, такие случаи, когда:

- информация получена лишь из единственного источника (это может повлиять на надежность, достоверность и достаточность доказательства);

- устная информация не подтверждается документами или другими источниками (влияние на надежность);

- информация характеризует прошлое, то есть она устарела и не отражает происшедших изменений (влияние на релевантность);

- затраты на получение информации слишком велики относительно возможных результатов ее использования (влияние на релевантность и достаточность);

- источник информации имеет законную заинтересованность в результате ее использования (влияние на достоверность);

- сделанная выборка информации нерепрезентативна (влияние на релевантность, обоснованность, достаточность);

- информация относится к единичному случаю (влияние на обоснованность и достаточность);

- информация является неполной, то есть не отражает причину или следствие факта или события (влияние на достоверность и достаточность);

- информация по своему содержанию является весьма противоречивой (влияние на достоверность).

При сборе информации члены группы проверяющих должны использовать фактические данные и результаты работы внутреннего контроля объектов проверки, а также других специалистов по оценке эффективности той или иной программы, сферы или направления деятельности проверяемой организации, если они применимы к целям проведения данной проверки и критериям оценки эффективности. Это способствует экономии времени и средств проверяющих в результате устранения дублирования.

Еслив процессесбора информации и фактических данных группа проверяющих столкнулась с непредвиденными трудностями, возникшими в отношении качества имеющихся данных или доступа к необходимой информации, осуществляется пересмотр методов и порядка проведения проверки. Процесс сбора фактических данных должен быть организован таким образом, чтобы заключения и выводы по итогам проверки, сделанные на основе собранных доказательств, были способны выдержать любой критический анализ.