Рекомендации к изучению темы. В небольших организациях документационным обеспечением управления занимается секретарь

В небольших организациях документационным обеспечением управления занимается секретарь. Но даже там, где есть экспедиция, канцелярия, архив и другие самостоятельные структурные подразделения ДОУ, секретарь играет важную роль в деятельности руководителей разного уровня и организации в целом. Надо ознакомиться с должностной инструкцией и обучающей инструкцией секретаря, объяснить особенности функций, прав, обязанностей и компетенции секретарей по информационному обеспечению работы руководителей разного уровня и разных сфер деятельности. Особое место в работе секретаря занимают обращения граждан и их рассмотрение руководителем. Кроме своих обычных функций, которые сформулированы в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специали­стов и служащих, секретарю в небольших организациях приходится выполнять функции других должностей, которые отсутствуют в штатном расписании данной организации. К их числу относятся кадровая и договорная работы, кассовые операции. Рационализация делопроизводства включает применение средств организационной техники и компьютерных технологий. Надо дать классификацию средств оргтехники по функциональному признаку, назвать современных носителей информации, средства составления и изготовления документов, средства репрографии и оперативной полиграфии, средства обработки документов, средства хранения, поиска и транспортировки документов, средства электросвязи, кассовую оргтехнику и другие. Имея представление о разнообразии средств оргтехники, будущие специалисты должны добиваться их приобретения от руководителей фирм. Особое место занимают компьютерные технологии, которые имеют свои плюсы и минусы на всех стадиях движения документов. Надо сформулировать концепцию «электронного офиса», дать понятие универсальных и специализированных офисных программ, раскрыть роль Интернета в документационном обеспечении управления.