Инвентаризация основных средств

Цель инвентаризации - подтвердить соответствие фактического наличия основных средств по местам их эксплуатации или нахождения данным бухгалтерского учета

Количество проводимых в отчетном году инвентаризаций основных средств, даты их проведения и перечень проверяемых объектов определяются самой организацией. Однако инвентаризация основных средств может осуществляться не реже одного раза в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет, исключение составляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

ü при реорганизации предприятия (слияние, разделение, присоединение, выделение, преобразование) — на дату составления бухгалтерского баланса;

ü при передаче объектов основных средств в аренду, при их выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

ü при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

ü после стихийных бедствий (немедленно после их окончания);

ü перед составлением годового отчета (не ранее 1 октября);

ü при выявлении фактов хищения или порчи имущества (сразу после установления таких фактов);

ü в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ.

Инвентаризация проводится либо постоянно действующей, либо рабочей инвентаризационной комиссией, утвержденной приказом руководителя организации, которая проверяет наличие и использование основных средств, выявляет неиспользуемое имущество (оборудование, машины и т. д.) и составляет инвентаризационную опись основных средств. При инвентаризации недвижимости (зданий, сооружений и т. п.), а также земельных участков комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности на это имущество.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

ü наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

ü наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

ü наличие документов на основные средства, сданные или принятые налогоплательщиком в аренду и на хранение.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При осмотре и пересчете объектов составляется инвентаризационная опись (типовая форма ИНВ-1) по местам эксплуатации и материально ответственным лицам в двух экземплярах. Инвентаризационная опись представляет собой перечень объектов, где по каждому из них указывается инвентарный номер, полное наименование, назначение, основные технические или эксплуатационные показатели и фактически обнаруженное количество. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся, в собственности организации. Машины, оборудование и транспортные средства заносят в опись индивидуально с указанием инвентарного и заводского номеров, изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. п. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и др. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Отдельные описи составляют на объекты:

ü не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению с указанием даты ввода в эксплуатацию и причин, приведших к негодности;

ü арендованные и находящиеся на ответственном хранении, причем по таким объектам опись составляют в трех экземплярах, один из которых передается арендодателю или другому собственнику;

ü непроизводственного назначения.

Основные средства вносят в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то его вносят в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Основные средства, которые на момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и др.), инвентаризируются до момента временного их выбытия.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

По ремонтируемым объектам составляется акт инвентаризации незаконченных ремонтами основных средств (типовая форма ИНВ-10).

Опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица, и утверждает руководитель организации. Один из экземпляров оформленной описи сдают в бухгалтерию, а другой — остается у материально ответственного лица, которое в письменной форме дает объяснение по случаям недостач и излишков.

Бухгалтер сверяет опись с данными учета по местам эксплуатации, записывает в нее первоначальную стоимость объектов и подсчитывает итоги по каждому материально ответственному лицу и в целом. Итог по описи представляет собой фактический остаток основных средств на дату проведения инвентаризации.

Если при проведении инвентаризации обнаружены расхождения между фактическим наличием объектов и учетными данными, то составляется сличительная ведомость (форма ИНВ-18).

В сличительную ведомость из описи переносятся только те позиции, по которым обнаружены недостачи или излишки. По каждой позиции рассчитывается сумма расхождений — остаточная стоимость объекта с учетом рыночной стоимости на момент инвентаризации. Здесь же подсчитывается сумма недостач или излишков по каждому материально ответственному лицу и организации в целом. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а другой передается соответствующему материально ответственному лицу. Сличительную ведомость подписывают исполнитель и главный бухгалтер. Если решение по регулированию результатов принимает комиссия, то оформляется протокол заседания инвентаризационной комиссии, а если решение принимает директор, то издается приказ по организации о регулировании результатов инвентаризации. В этих документах по каждому случаю выявленных расхождений указывается, каким образом принять на учет излишки и за чей счет отнести недостачи. Протокол утверждается руководителем организации. Протокол, приказ и сличительная ведомость являются основаниями для записей в учете по регулированию результатов инвентаризации. Бухгалтер при отражении результатов инвентаризации не может отступать от порядка, установленного Федеральным законом «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым излишние объекты приходуются с отражением их стоимости как прочего дохода, а недостающие объекты списываются за счет виновных лиц, а если они не установлены, то в состав операционных расходов.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического количества имущества с данными бухгалтерского учета отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты:

Дебет сч.01 «Основные средства»

Кредит сч.91 «Прочие доходы и расходы».

При недостаче и порче объектов проводятся следующие записи:

Дебет сч.02 «Амортизация основных средств»

Кредит сч.01 «Основные средства» — на сумму накопленной амортизации;

Дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит сч.01 «Основные средства» - на остаточную стоимость объекта.

При выявлении конкретных виновных лиц недостающие или испорченные объекты оценивают по рыночным ценам и оформляют:

Дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Разницу между рыночной ценой и остаточной стоимостью ОС отражают по

дебету счета 94 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере погашения задолженности ее виновником соответствующую часть списывают со счета 98 в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, недостача имущества и его порча списываются на финансовые результаты организации:

Дебет сч.91.9 «Сальдо доходов и расходов»

Кредит сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;