Облік виробничих запасів у місцях зберігання

Складське господарство на підприємствах організується на складах, в коморах і інших структурних підрозділах. В центральних складах зосереджені основні товарно-виробничі запаси, паливні матеріали, готова продукція для реалізації, запасні частини, будівельні та інші матеріали, закуплені у постачальників. Через центральні склади ці запаси розподіляють між структурними виробничими підрозділами підприємства.

У коморах структурних виробничих і невиробничих підрозділів зберігається невелика кількість виробничих запасів товарно-матеріальних цінностей, які надходять з центральних складів або можуть бути завезені безпосередньо від постачальників з обов'язковим документальним оформленням через центральний склад.

Матеріали на складах розміщують по секціях, а в них - за окремими групами і типосорторозмірами в штабелях, на стелажах, полицях тощо. У сховищах відповідні секції запасів повинні бути відокремлені для виключення можливості змішування цінностей різних видів та сортів.

У місцях зберігання прикріплюють спеціальні ярлики з назвою та характеристикою певного виду сировини й матеріалів, а в необхідних випадках - і призначенням. Бланк ярлика на новий вид (номенклатурний номер) матеріальних цінностей заповнює завідувач складу (комірник) при їх надходженні на склад.

Нафтопродукти, включаючи відпрацьовані, слід зберігати на спеціально обладнаних нафтоскладах чи стаціонарних пунктах заправки машин відповідно до встановлених правил.

Важливою умовою забезпечення збереження сировини і матеріалів у місцях їх зберігання є організація матеріальної відповідальності осіб, які відповідають за приймання, зберігання, відпуск та їх облік у коморах.

Матеріальна відповідальність працівників складу (комор) визначається договором про повну матеріальну відповідальність, який укладається між підприємством і цією особою (особами). Договором передбачаються права, обов”язки і відповідальність кожної із сторін. Завідуючий складом (комірник) зобов’язуються нести повну матеріальну відповідальність за збереження цінностей, а підприємство - створювати для цього відповідні умови. Основними завданнями обліку матеріальних цінностей в місцях зберігання є контроль за збереженням товарно-матеріальних цінностей та оперативне управління процесами їх надходження та відпуску.

При передачі складу іншій особі (через переміщення або звільнення матеріально відповідальної особи з тих чи інших причин) проводять інвентаризацію сировини та матеріалів і складають акт.

Матеріально відповідальними особами у місцях зберігання запасів ведеться кількісний облік руху запасів, а в бухгалтерії – кількісно-вартісний облік.

Облік виробничих запасів на складі може здійснюватися із застосуванням картки складського обліку матеріалів (форма М-12). Картки складського обліку оформляються матеріально відповідальною особою в одному примірнику на основі первинних документів у відповідності з номенклатурою запасів.

Якщо протягом дня відбулось декілька однакових (або однорідних) операцій за кількома документами, може бути зроблено один запис з відображенням номерів документів або номера реєстру, який складається за цими документами, та загальної кількості запасів. При незначній номенклатурі запасів замість карток складського обліку може застосовуватися книга обліку залишків запасів на складі.

Працівників бухгалтерії закріплюють наказом (розпорядженням) по підприємству за складами (коморами) для контролю за своєчасністю та якістю ведення складського обліку. Перевірку записів і виведення залишків за кожною операцією працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом по відповідному рядку картки складського обліку. Матеріально відповідальні особи на вимогу працівника бухгалтерії зобов'язані пред'являти для фактичної перевірки (в натурі) визначені матеріальні цінності. Таку перевірку бажано робити, насамперед, за дорогоцінними і дефіцитними матеріалами.

У визначений термін матеріально відповідальні особи складають і подають до бухгалтерської служби матеріальний звіт з відображенням у ньому наявності і руху запасів (форма М-19), та усі первинні документи з надходження та вибуття запасів.

На підприємствах, які відображають запаси за оперативно-бухгалтерським методом, для відображення залишків запасів на складі підприємства на кінець звітного періоду може застосовуватися відомість обліку залишків матеріалів на складі (форма М-14). Відомість заповнюється на підставі даних карток складського обліку матеріалів за підтвердженими в них записами працівником бухгалтерської служби.

При застосуванні автоматизованих систем складського обліку наявності та руху запасів підприємство використовує регістри та звіти в електронній формі, що створюються, передаються і оброблюються відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та іншими нормативно-правовими актами.

Матеріальний звіт разом з первинними документами є підставою для відображення в обліку руху виробничих запасів. Тому працівники бухгалтерії порівнюють дані про рух запасів у звіті з даними, наведеними у первинних документах і повинні контролювати достовірність звітності матеріально відповідальних осіб, своєчасність її складання та передачі до бухгалтерії.