Організація обліку матеріальних засобів продовольчої служби

Всі види матеріальних засобів продовольчої служби, що використовують підрозділи та частини ВВ МВС України в мирний час є державною власністю. Всі матеріально відповідальні посадові особи, зобов'язані своєчасно, повно і правильно вести облік матеріальних засобів і надавати відповідну звітність в орган постачання, організовувати зберігання, раціонально і доцільно їх витрачати.

Обліку підлягають всі види матеріальних засобів незалежно від їх призначення, джерела надходження, та способу придбання. При цьому матеріальні засоби непорушного запасу НЗ обліковуються окремо від інших матеріальних засобів. Якісний стан матеріальних засобів відображається в обліку по категоріям.

Обліковий документ - документ, який утримує в зафіксованому вигляді інформацію, визначену в встановленому порядку, має у відповідності з діючим законодавством, правове значення.

Облікові документи в залежності від їх призначення поділяються на:

• первинні документи;

• книги (картки) обліку;

• документи допоміжного характеру.

Первинні документи - накладні, наряди, прибутково-витратні відомості, акти, атестати - служать для оформлення операцій пов'язаних з рухом та зміною якісного стану матеріальних засобів, та являються підставою для проведення записів облікових даних в книгах обліку.

Книги та картки обліку - відображають наявність, рух та зміну якісного стану матеріальних засобів за певний період по підрозділам, складу, іншим об'єктам служби та в цілому за частину.

Документи допоміжного характеру - зведені та інші відомості (крім прибутково-витратних), доручення, пакувальні листи, стелажні ярлики, повідомлення, донесення, підтвердження - сприяють виконанню операцій, пов'язаних з рухом та зміною якісного стану матеріальних засобів.

Документи підписуються відповідними особами. На документах, які виходять з військової частини підпис затверджується мастичною гербовою печаткою.

Документ вважається виконаним якщо вказані в ньому операції виконані, хоча б не в повному обсязі. На доодержання (довидачу) або додачу матеріальних засобів складається новий документ.

Всі первинні документи, складені в продовольчій службі (крім чекових вимог та продовольчих атестатів), реєструються в журналі реєстрації облікових документів, рахунковий номер реєстрації і є номером документу, якщо документ складено на двох, або більше аркушах то номер вказується на кожному аркуші. При наявності додатків до основного документу на всіх аркушах також ставиться його номер. Реквізит-підстава "Реєстраційний номер" записується тільки на вхідних документах.

По документам не підписаних відповідними особами, не зареєстрованими в журналі обліку і які не мають печатки, де вона повинна бути, виконувати операції по руху та зміні якісного стану матеріальних засобів, КАТЕГОРИЧНО ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ.

Виконані первинні документи після записів в книгах обліку складу про виконані по ним операції, пов'язаних з рухом та зміною якісного стану матеріальних засобів, в кінці робочого дня здаються в службу під розписку в журналі реєстрації облікових документів. В службу приймаються тільки ті облікові документи які повністю оформленні. Документи без підписів приймальника та здавача вважаються не дійсними.

На всіх виконаних первинних документах робляться примітки про проведені операції, пов'язані з рухом та зміною якісного стану матеріальних засобів. У відмітці вказується номер книги обліку, аркуша та статті проводки, на якій записана облікова операція. При наявності у документі декількох найменувань матеріальних засобів відмітка проводиться по кожному найменуванню. Для відміток використовується графа реквізиту "Примітка" або чисте поле документа.

Облікові документи повинні вестись розбірливо, без помарок та підчисток. Для виправлення помилок, допущених при веденні записів, невірні цифри або записи закреслюються лінією по діагоналі так, щоб закреслене можливо було прочитати, над ним записується вірна цифра або слово. Зроблене виправлення оговорюється на вільному місці цієї ж сторінки документа "Виправленому вірити", вказується вірний запис та завіряється в книзі обліку підписом виконавця, а в первинному документі - підписом начальника, який підписав документ.

При виправленні запису в книзі обліку повинні бути виправлені і послідуючі підсумки з в казаням дати виправлення. Якщо після виправленого запису здійснені два або більше правильних записів, то підсумок (залишок) виправляється тільки в останньому записі.

Книги обліку матеріальних засобів ведуться до їх повного використання.

Надходячи у військову частину продовольство, майно та техніка продовольчої служби відповідно за їх призначенням утримується на складах, у військових їдальнях, інших об'єктах продовольчої служби та підрозділах військової частини. Тому облік ведеться по місцям утримання, використання або вживання продовольства та використання майна.

З метою своєчасного відображення надходження, вибуття, ліквідації та руху матеріальних засобів продовольчої служби, облік ведеться за такими типовими формами:

Акт списання Форма № 3-2

Акт застосовується для списання запасів і складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках. Перший примірник здається до бухгалтерії, а другий - залишається у матеріально відповідальної особи.

Накладна (вимога) Форма № 3-3

Форма є уніфікованою та застосовується для оформлення прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору) або видачі зі складу (комори). Може застосовуватись для видачі продовольства зі складу з'єднання військовим частинам, для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей, для видачі в їдальню додаткового харчування, для передачі продукції підсобного господарства на планове забезпечення, для видачі продовольства зі складу частини в окремо дислоковані підрозділи, а також для видачі продовольства зі складу частини окремим військовослужбовцям. Категорія матеріальних засобів вказується після запису назви матеріальних засобів.

Накладна (вимога) виписується діловодом тилу в двох примірниках. Один примірник призначений для отримання матеріальних цінностей зі складу, а інший - для обліку цих цінностей за місцем їх використання.

При передачі матеріальних засобів з одного підрозділу в інший накладна складається в трьох примірниках. Перший - в справу підрозділу, другий -отримувачу, третій - довольчому органу. Підписують накладну заступник командира частини з тилу, начальник продовольчої служби. Підписи завіряються гербовою печаткою.

Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) передаються до бухгалтерії з реєстром.

Меню-вимога на видачу продовольства Форма № 3-4 Застосовується для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу (комори) в їдальню військової частини. Окрема меню-вимога складається: на кожну їдальню, по кожній нормі пайка, за якою готуються страви; на кожну варту з самостійним приготуванням їжі.

Меню-вимога виписується діловодом тилу в 2 примірниках, щоденно, на підставі норм розкладки продуктів та даних про кількість осіб, що одержують харчування. Меню-вимоги отримує кухар-інструктор.

Продукти виписуються з точністю:

• картопля та овочі - до кілограма;

• спеції, цукор, масло тваринне, чай - без закруглення;

• інші продукти - до 0,1 кілограма.

Перший примірник меню-вимоги із розписками осіб про видачу отримання продуктів харчування з реєстром передаються до бухгалтерії терміни, встановлені графіком документообігу, але не менше ніж тричі на місяць. Другий примірник меню-вимоги із розписками осіб про видачу та отримання продуктів харчування передається з їдальні в продовольчу службу, де щомісячно підшивається та використовується для перевірки кількості дободач продуктів харчування, які видані в їдальню.

Дані меню-вимоги можуть записуються в щомісячну накопичувальну відомість з витрачання продуктів харчування форми № 3-13.

Книга кількісно-сумового обліку Форма № 3-6

Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах в бухгалтерії. У книзі для кожного найменування (ґатунку) запасів відкриваються окремі аналітичні рахунки.

Книга відкривається на рік на підставі залишків на початок року. Для цього в першому рядку у графі 3 за відповідними найменуваннями запасів записується "Залишок на І січня 200 р.", а у графах 9 і 10 проставляються кількість та сума перехідного залишку минулого року, Записи в книзі здійснюються на підставі первинних документів.

У кінці місяця у графах 5-8 підбиваються підсумки за даний місяць і з урахуванням вхідного залишку записується залишок (у графах 9 І 10) на початок наступного за звітним місяцем.

Книга складського обліку запасів Форма № 3-9

Застосовується для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів вартістю до 10 гривень включно за одиницю (комплект), матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі (коморі), в їдальні, підрозділах. Ведеться матеріально відповідальною особою за найменуванням, ґатунком та кількістю запасів.

Записи в книзі ведуть матеріально відповідальні особи на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок запасів.

У кінці книги не рідше одного разу на квартал робляться записи про ЇЇ перевірку бухгалтерією.

Журнал реєстрації битого посуду Форма.№3-10

Журнал ведеться для списання розбитого посуду в установах, що мають у своєму складі їдальні та харчоблок. Записи в журналі здійснюються відповідними посадовими особами. Постійно діюча комісія слідкує за правильним веденням журналу та щомісячно складає акт про списання розбитого посуду (не більше 1/12 кількості, що допускається до списання за рік за встановленими строками експлуатації), який затверджується командиром військової частини.

Оборотна відомість Форма №3-11

Застосовується для звірки даних складською та бухгалтерського обліку. Оборотна відомість відкривається на рік і складається щомісячно на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, що об'єднані відповідним синтетичним рахунком, у кількісному та вартісному відображенні. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсумки, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку.

Відповідальним за складання оборотної відомості є матеріально-відповідальна особа.

Накопичувальна відомість з надходження продовольства Форма 3-12.

Призначена для обліку надходження продуктів харчування. Відомість складається в бухгалтерії за кожною матеріально відповідальною особою окремо. Записи здійснюються на основі первинних документів у кількісно-сумовому вираженні.

Накопичувальна відомість з витрачання продовольства Форма №3-13

Застосовується для обліку витрачання продуктів харчування протягом місяця. Записи в ній проводяться бухгалтерією на підставі меню-вимог та інших документів.

Накопичувальна відомість витрачання продуктів харчування складається за кожною матеріально відповідальною особою.

Щоденник обліку руху тих хто харчується Форма Іп- призначений для обліку військовослужбовців які харчуються в їдальні, а також отримують продовольчий пайок.

Щоденник ведеться в продовольчій службі військової частини на підставі даних атестатів (Форма 4п) та наказів командира частини про зарахування на забезпечення (про зняття з забезпечення).

Записи в розділі 1 робляться з виконанням наступних правил:

В графах реквізитів "Прибуло" (4,7,10,13,1630,33) вказується кількість військовослужбовців, зарахованих на харчування в їдальні військової частини по відповідному пайку. Запис ведеться в день зарахування на постачання. У випадках коли, зарахований військовослужбовець, забезпечений по атестату продовольчо-шляховими грошами або грошовою компенсацією замість продовольчого пайка на більш тривалий строк, чим день зарахування, він надлишкові гроші здає в фінансову службу про що робиться відмітка, в атестаті.

В графі реквізиту "Вибуло" (5,8,11,14,17,31,34) вказується кількість вій­ськовослужбовців, знятих з харчування в їдальні військової частини по від­повідному пайку. Запис проводиться в день зняття з постачання. Видані вій­ськовослужбовцям продукти по продовольчому пайку, продовольчо-шляхові гроші або грошова компенсація замість продовольчого пайка записуються (в добо дачах) в відповідних графах (28,29,42,43).

Данні по графам реквізитів "Складає" (6,9,12,15,18) повинні відповідати даним стройового відділення штабу військової частини.

В графах 19-27 відображається кількість сніданків, обідів та вечерь, виданих військовослужбовцям, які мають право на харчування в військовій їдальні в день прибуття (вибуття). Видана кількість сніданків, обідів та вечерь по відповідному пайку прибулим військовослужбовцям записується в день прибуття на підставі атестатів (Форма 4п) Кількість виданих сніданків, обідів та вечерь по відповідному пайку вибулим військовослужбовцям записується також на підставі атестатів (Форма 4п) в день зняття з забезпечення.

Графи 36-41 передбачено для додаткових записів по забезпеченню військовослужбовців цукром замість тютюнового постачання на тривалий чи менший строк з порівнянням дня їх зарахування на постачання (зняття з д постачання) по відповідному пайку.

Дані по графам 28 та 29 а також 42 та 43 відображають кількість (в дободачах) виданих відповідно сухих пайків, грошової компенсації та продовольчо-шляхових грошей при вибутті військовослужбовців з військової частини.

Записи в розділі II робиться з виконанням наступних правил.

В графі реквізиту "Прибуло", "Вибуло" (4,5,7,8,10, і 1,13,14,16,17,19,20) записується кількість військовослужбовців, відповідно зарахованих на забезпечення (виключені з забезпечення) продовольством з отриманням пайка на руки. Запис виконується в день зарахування на забезпечення (виключення з забезпечення) продовольством з отриманням пайка на руки.

В графах 26-35 виконується запис по продуктам додаткового пайка в випадках, коли військовослужбовець забезпечений продуктами, які входять до додаткового пайка не по той день, по котрий він був забезпечений продуктами по нормі загального пайка.

Запис (в добо дачах) по реквізиту "Додаткові розрахунки" виконується у графах 22,24,26,28,30,32,34 - при забезпеченні військовослужбовця пайком (загальним, додатковим) на строк, більший дня виключення його з постачання, а також при забезпеченні прибулого військовослужбовця пайком на строк менший дня зарахування його на постачання в військовій частині; у графах 23,25,27,29,31,33,35 — при забезпеченні військовослужбовця пайком (загальним, додатковим) на строк, менший дня виключення його з постачання, а також при забезпеченні прибулого військовослужбовця пайком на строк більший дня зарахування його на постачання в військовій частині.

В графі 36 записуються данні (в дободачах) про виплату грошової ком­пенсації замість пайка.

Книга контролю за якістю приготування їжі форма 13-п призначена для обліку контролю за якістю приготування їжі, вагою порцій, санітарним станом їдальні та обліку зекономлених продуктів. Книга ведеться в їдальні військової частини

Графа 2 заповнюється інструктором-кухарем або старшим кухарем в присутності чергового по їдальні після встановлення відсотку відходів та за­кладки продуктів в котел. Маса м'яса показується дрібним числом: числівник вага м'яса, знаменник - маса кісток.

Цими особами також заповнюються графи 7 та 8. По першим стравам в графі 7 вказується вага порції без м'яса та риби, по другим стравам - загальна вага з соусом, гарніром, м'ясом та рибою. В графі 8 вказується вага м'ясних та рибних порцій.

В графі 10 вказується: оцінка якості приготування їжі -"Доброякісно" або "Недоброякісно"; оцінка санітарного стану - "Добре", "Задовільно" або "Незадовільно".

В графі 11 робиться запис "Видачу їжі дозволяю" або "Видачу їжі не дозволяю".

В графі 12 вказуються оцінки смакової якості їжі - "Добре", "Задовільно" або "Незадовільно", вага порцій - "Порції повновагомі" або "Порції не повновагомі". При встановленні не повновагомих порцій м'яса, риби, масла, цукру вказується їх вага.