Деловое письмо

Деловое письмо содержит четыре части. Сюда входят:

1. СВЕДЕНИЯ об отправителе (letterhead) - название фирмы или имя и фамилия частного лица, адрес и телефон. Почти все иностранные предприятия и официальные учреждения пользуются готовыми бланками напечатанными наверху "letterhead". Под "letterhead" ставится дата отправления. В письмах частных лиц эта первая часть помещается в правой стороне листа. Приведем пример:

Joseph Stern

214 West 81st St., 34-A

New York, N.Y. 10024.

Tel.(212) 424-4600

2. ВСТУПИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ письма (opening) расположена слева – на несколько интервалов ниже первой части. В этой второй части делового письма указываются учреждение, фирма или частное лицо, к которым письмо обращено. Приведем пример:

Mr.Robert Smith

Direсtor of Marketing

Furniture Center

234 Main Street

Flushing,N.Y. 11355

Как видно из приведенного примера, перед именем и фамилией адресата употребляется сокращение Mr. (а также Mrs., Ms., Miss). В первой части письма ("letterhead") избегайте употребления сокращений Mr., Mrs., Miss или Ms., так как речь идет о вас, а себя не принято называть таким образом. Если вы не знаете фамилии адресата, рекомендуется писать: Attention (Attn.: Director of Personnel. Внимание: начальник кадров).

Если в вашем письме фигурирует "Attn...",то это следует напечатать под названием фирмы или учреждения. Целесообразно также пользоваться формулой Attention....(Atten...) на конверте. Таким образом, вы будете уверены в том, что ваше письмо будет передано лицу, которому оно адресовано.

К вступительной части относится и обращение к адресату. Следует отступить минимум на два интервала от последней строчки адресата получателя письма. Если вы не знаете фамилии адресата, то следует, например, писать: Dear Sir: (ед. число); Gentlemen: мн.число). Иные случаи обращения к адресату (если фамилия известна): Dear Mr.Jones: Dear Mrs. Miller: Dear Professor Lee:

После обращения следует ставить двоеточие (в отличие от русского языка, где в этих случаях стоят восклицательный знак или запятая). Желательно, чтобы письмо умещалось на одной странице. Следует обращать внимание на то, чтобы начало и конец письма находились на одинаковом расстоянии от верхнего и нижнего края листа. Таким образом, обращение к адресату следует поместить ниже, если текст письма короткий. Если вам надо писать письмо, которое займет большую часть страницы, то следует поместить обращение к адресату соответственно выше.

3. ОСНОВНОЙ ТЕКСТ. После обращения к адресату следует оставить перед основным текстом промежуток в два интервала. Оптимальный вариант делового письма - текст, состоящий из двух абзацев. Между абзацами следует также оставить промежуток в два интервала. Текст письма печатайте через один интервал. Если ваше письмо очень короткое (состоящее из нескольких строк), то лучше оставлять между строчками два интервала и располагать текст письма в центре листа.

4. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ письма (closinng). Концовка письма состоит из формулы-заверения в уважении, собственноручной подписи отправителя письма и имени и фамилии отправителя.

Примеры:

1) Yours truly

John King (собственноручная подпись)

John King (напечатано)

2) Sincerely yours

Richard White (собственноручная подпись)

Richard White (напечатано)

3) Cordially yours

George Smirnov (напечатано)

Vice President (должность)

Как видно из примера, отправителю, занимающему в фирме или учреждении определенную должность, следует указать ее под своей фамилией.

Среди разных формул-заверений в уважении, наиболее официальными являются: yours truly или yours very truly. Менее официальными, но вполне вежливыми являются остальные формулы: sincerely yours, cordialy yours.

Если вы посылаете письмо с приложением, то следует это указать: Еnclosure (или Encl.).