За типом мовлення (або формою реалізації інформації:

Текст – розповідь подає інформацію про події, явища, факти, відображає послідовний хід подій у часі. Узагальненість, ретроспективність, зміна часового плану, використання обставинниз сполучників, прийменників із часовим значенням.

Текст – опис – це текст, у якому послідовно подіються опис місця події, умови, розташування, ознаки та властивості предметів, явищ або історичної епохи.

Текст – роздум (міркування) – логічно послідовні судження, висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ через причинно-наслідкові зв’язки.

Структура будь-якого тексту – це форма існування його змісту.

За рівнем стандартизації документи поділяються на 2 групи:

1.документи з високим рівнем стандартизації складаються за уніфікованими зразками з використанням бланків. Тексти таких документів або типізовані, тобто являють собою узагальнений зразок, за яким будуються нові тексти аналогічного змісту, що відповідають типовим ситуаціям; або трафаретизовані, перетворені в бланки, де дослівно відтворюється постійна інформація, а змінна вноситься при подальшому заповненні.

2.документи з низьким рівнем стандартизації мають відносно сталу зовнішню структуру, але лексичне та синтаксичне наповнення її залежить від конкретних ситуацій (доручення, автобіографія, довідка, протокол тощо).

У текстах таких документів зміст розгортається послідовно, тому в їх структурі виокремлюються обов’язкові логічні елементи: вступ, основна частина, закінчення.

У розпорядчих документах (постановах, рішеннях, наказах та ін.) в ступом є констатуюча частина, в якій розкривається суть питання і пояснюються причини появи документа (наявність цієї частини необов’язова). В основній частині послідовно розкривається суть проблеми, наводяться докази (дедуктивно (від загального до часткового) або індуктивно (від фактів до узагальнень).

У закінченні, залежно від виду документа, може подаватися підсумкова інформація, рекомендації тощо. Така структура тексту є загальною і варіюється залежно від виду документа та мети його створення. Іноді одна з частин може опускатися.

У межах кожної частини текст членується на абзаци – частини, що виокремлюються відступами вправо на початку першого рядка. Абзац – це графічне виділення групи речень, об’єднаних тісними смисловими і граматичними зв’язками, що називаються складним синтаксичним цілим.

Великий за обсягом текст ділиться на розділи, підрозділи, глави, параграфи тощо. Документи складаються на основі єдиних стандартів і правил. Результатами уніфікації є стандартизовані формати і формуляри-зразки (розміщення реквізитів в однотипних документах), а також сталі синтаксичні конструкції.

Елементи уніфікації документа є:

Формат – розмір листа паперу, на якому розміщується документ. Стандартним форматом для більшості ділових паперів є А4 (297х210 мм) та А5 (146х210 мм);

Бланк – друкована стандартна форма документа з відтвореною постійною інформацією та відведеним місцем для заповнення конкретними даними.

Формуляр-зразок -модель документа, на якій позначені місця для розміщення кожного реквізита чи групи реквізитів, що сприяє швидкому пошуку потрібних елементів інформації.

Шаблон (трафарет) документа – типова структура документа, в яка містить стандартні елементи оформлення.

Документація з особового складу (див. основну лекцію)