Проектування організаційної структури

Однією з важливих проблем, від вирішення якої залежить ефективність проектного управління в цілому, є проблема оцінки діяльності функціонального виконавця в системі проектування організаційної структури управління. Функціональний виконавець підпорядкований, щонайменше, функціональному керівнику та керівнику проекту.

Структура управління - це сукупність підрозділів і ланок в управлінні і їх взаємозв'язку. Організаційна структура управління (ГСУ) є результатом формалізації поділу праці.

Процес проектування організаційної структури можна організувати по трьом великим стадіях:

Передпроектний - встановлення самого факту існування проблеми, відповідно до якої має бути розпочато проектування:

¾ Аналіз об'єкта управління. Чи здатний об'єкт виконати або реалізувати поставлені цілі;

¾ Аналіз організаційної структури управління. Наскільки вона ефективна і відповідає поставленим цілям;

¾ Аналіз інформаційних елементів;

¾ Аналіз управлінського персоналу. Їх кваліфікація і організація праці;

¾ Проектне завдання - технічне завдання або техніко-економічне обгрунтування.

Проектний етап - детальний опис організаційної структури управління, що підлягає проектуванню:

¾ Проект організаційної структури управління;

¾ Вимоги до організаційної системі;

¾ Вимоги до персоналу;

¾ Оцінка ефективності. Зіставити з проектним завданням. Чи дає проект вчинити, що задумано.

Етап реалізації:

¾ Погодження або затвердження проекту;

¾ Оформлення проекту в вид, який матиме можливість бути прийнятим організацією;

¾ Впровадження, моніторинг, корекція.

Методи проектування структур поєднують в собі як технологічні, економічні, інформаційні, адміністративно-організаційні взаємодії, які піддаються безпосередньому аналізу та раціонального проектування, так і соціально-психологічні характеристики та зв'язку.

Специфіка проблеми проектування організаційної структури управління полягає в тому, що вона не може бути адекватно представлена ​​у вигляді задачі формального вибору найкращого варіанта організаційної структури по чітко сформульованому, однозначному, математично вираженому критерію оптимальності. Це - кількісно-якісна, багатокритеріальна проблема, розв'язувана на основі поєднання наукових, у тому числі формалізованих, методів аналізу, оцінки, моделювання організаційних систем з суб'єктивною діяльністю відповідальних керівників, фахівців і експертів по вибору і оцінці якнайкращих варіантів організаційних рішень.

Процес організаційного проектування полягає в послідовності наближення до моделі раціональної структури управління, в якому методи проектування грають допоміжну роль при розгляді, оцінки і ухвалення до практичної реалізації найефективніших варіантів організаційних рішень.

Існують взаємодоповнюючі методи:

Метод аналогій полягає в застосуванні організаційних форм і механізмів управління, по відношенню до проектованої організації. До методу аналогій відноситься вироблення типових структур управління виробничо-господарських організацій і визначення меж і умов їх застосування.

Експертно-аналітичний метод полягає в обстеженні і аналітичному вивченні організації силами кваліфікованих фахівців, із залученням її керівників та інших працівників для того, щоб виявити специфічні особливості, проблеми, в роботі апарату управління, а також виробити раціональні рекомендації по його формуванню або перебудові виходячи з кількісних оцінок ефективності організаційної структури, раціональних принципів управління, висновків експертів, а також узагальнення та аналізу найбільш передових тенденцій в області організації управління.

Метод структуризації цілей передбачає вироблення системи цілей організації, включаючи їх кількісне і якісне формулювання. При його використанні найчастіше виконуються наступні етапи:

1. Розробка системи (дерева) цілей, що є структурною основу для ув'язки всіх видів організаційної діяльності виходячи з кінцевих результатів;

2. Експертний аналіз пропонованих варіантів організаційної структури з точки зору організаційної забезпеченості досягнення кожної з цілей, дотримання принципу однорідності цілей, встановлюваних кожному підрозділу, визначення відносин керівництва, підпорядкування, кооперації підрозділів виходячи з взаємозв'язків їх цілей і т.п.;

3. Складання карт прав і відповідальності за досягнення цілей для окремих підрозділів, так і по комплексних міжфункціональних видах діяльності, де регламентується сфера відповідальності (продукція, ресурси, робоча сила, інформація, виробничі і управлінські ресурси); конкретні результати, за досягнення які встановлюється відповідальність; права, якими наділяється для досягнення результатів (погоджувати, підтверджувати, контролювати).

Метод організаційного моделювання являє собою розробку формалізованих математичних, графічних, машинних та інших відображень розподілу повноважень і відповідальності в організації, є базою для побудови, аналізу та оцінки різних варіантів організаційних структур по взаємозв'язку їх змінних. Можна назвати кілька основних типів організаційних моделей:

1. математико-кібернетичні моделі ієрархічних управлінських структур, що описують організаційні зв'язки і відносини у вигляді систем математичних рівнянь і нерівностей;

2. графоаналитические моделі організаційних систем, що представляють собою мережеві, матричні і інші табличні і графічні відображення розподілу функцій, повноважень, відповідальності, організаційних зв'язків. Вони дають можливість аналізувати їх спрямованість, характер, причини виникнення, оцінювати різні варіанти угрупування взаємозв'язаних видів діяльності в однорідні підрозділи, «програвати» варіанти розподіл прав і відповідальності між різними рівнями керівництва і т.п. Прикладами можуть служити «метасхемние» описи матеріальних, інформаційних, грошових потоків спільно з управлінськими діями.

3. натурні моделі організаційних структур і процесів, які полягають в оцінці їх функціонування в реальних організаційних умовах. До них ставитися організаційні експерименти - заздалегідь сплановані і контрольовані перебудови структур і процесів в реальних організаціях; лабораторні експерименти - штучно створені ситуації прийняття рішень та організаційної поведінки; управлінські гри - дії практичних працівників;

4. математико-статистичні моделі залежностей між вихідними факторами організаційних систем і характеристиками організаційних структур. Вони побудовані на основі збору, аналізу і обробки емпіричних даних про організації, що функціонують у співставних умовах.

Оцінка ефективності є важливим елементом розробки проектних і планових рішень, що дозволяє визначити рівень прогресивності діючої структури, розроблювальних проектів та планових заходів, і проводиться з метою вибору найбільш раціонального варіанта структури або способу її вдосконалення. Ефективність організаційної структури повинна оцінюватися на стадії проектування, при аналізі структур управління діючих організацій для планування і здійснення заходів щодо вдосконалення управління.

Комплексний набір критеріїв ефективності системи управління формується з урахуванням двох напрямів оцінки її функціонування:

¾ за ступенем відповідності досягаються встановленим цілям виробничо-господарської організації;

¾ за ступенем відповідності процесу функціонування системи об'єктивним вимогам до його змісту організації та результатів.

Принципове значення для оцінки ефективності системи управління має вибір бази для порівняння або визначення рівня ефективності, який приймається за нормативний.

Проект ОСУ складається з:

¾ Аналітична записка і проектне завдання.

¾ Структурна схема ОСУ (ясно видно рівні і зв'язку підпорядкування).

¾ Схема інформаційних зв'язків.

¾ Штатний розклад (переліки посад, категорій, окладів і кол-ва по підрозділах).

¾ Положення в кожному підрозділі і посадові інструкції.

¾ Обгрунтування ефективності проекту.

¾ План заходів щодо реалізації проекту.

¾ Впровадження (наказ тощо)