Функции менеджмента

Следующими компонентами методологии менеджмента являются задачи и функции.

Задачи менеджмента представляют собой подцели, достижимые посредством выполнения одной или нескольких работ, или части работы, которые должны быть закончены в оговоренные сроки в процессе управления деятельностью организации или отдельной ее части. В соответствии с распределением обязанностей или выполняемой работой руководство организации предлагает решить одну или группу задач; их завершение рассматривается как необходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи по характеру влияния на эффективность деятельности организации могут быть объединены в следующие четыре группы.

Первая группа включает задачи, результат решения которых оказывает непосредственное воздействие на эффективность организации. К этой группе в организации культуры и искусства относятся задачи обеспечения основной деятельности, разработки и реализации инновационных технологий оказания интеллектуальных услуг.

Вторая группа – задачи, решение которых влияет на действия организации через промежуточные организационные формы. Эта группа охватывает задачи маркетинга, бизнес‑планирования интеллектуального или инновационного процесса, контроля, распределения ресурсов.

Третья группа – задачи, решение которых оказывает влияние на решение задач первой или второй группы. В эту группу входят различные задачи учета, анализа, аудита.

Четвертая группа – задачи, которые не влияют на разработку и оказание интеллектуальных услуг организацией непосредственно, однако их выполнение необходимо для нормального функционирования организации.

Для решения перечисленных групп управленческих задач должны существовать соответствующие технологии и подготовленные люди – менеджеры и специалисты. Технология – это системное сочетание знаний, навыков, оборудования и инфраструктуры, которые необходимы для создания и выполнения услуг. Задачи и технологии тесно связаны между собой. Для выполнения задачи используются конкретные технологии как средство преобразования информации и «материала», поступающих на «вход» и исходящих на «выходе» системы. Вторая составляющая, необходимая для выполнения задач, представлена людьми (персоналом управления). Люди – это руководители и подчиненные (специалисты).

Руководство достигает решения задач через других людей, поэтому последние являются центральным фактором в любой организации. С позиции системного подхода существуют три аспекта «человеческой переменной» в управлении организацией: поведение отдельных людей, поведение руководителя (менеджера) в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. При этом каждый человек характеризуется способностями, одаренностью, восприятием, точкой зрения, ценностями, потребностями, лидерством, степенью адекватности к внешней среде, способствующей или препятствующей раскрытию его способностей и особенностей личности.

Функция менеджмента – это целенаправленный вид управляющего воздействия, осуществление которого рассматривается как составная часть управления, что означает выполнение таких функций управления, как построение организации и взаимодействие в хозяйственной деятельности людей, технологий, информации по решению рассмотренных выше задач.

Функции управления формируются в результате разделения труда в процессах управления. Они должны обеспечить в организации руководство, управление и обслуживание хозяйственной деятельности. Каждая функция характеризуется назначением, повторяемостью, однородностью содержания, спецификой необходимого для ее выполнения персонала.

По признаку участия в организации управления различают общие, специальные (частные) и вспомогательные функции.

Каждая функция управления характеризуется целевой направленностью и имеет свои особенности, однако все они взаимозависимы, составляют определенную, тесно увязанную систему. Только совокупность всех функций полностью раскрывает процесс управления, поэтому выполнение их обеспечивает комплексное и системное управление организацией и эффективность ее хозяйственной деятельности.

Функции управления носят объективный характер, что определяется объективной необходимостью самого процесса управления в условиях совместного труда людей. Объективность функций управления обнаруживается везде, где осуществляется управленческая деятельность. В зависимости от места расположения того или иного объекта в общей системе управления меняется только объем работ по данной функции, но не меняются ее целевое назначение и содержание.

Придерживаясь принятой группировки функций управления – функции основные (общие), связующие, частные и специфические, рассмотрим их содержание. При этом будем иметь в виду, что функция управления является категорией общего порядка. Это означает, что она одинаково выражается в деятельности любого субъекта управления, в то время как функции конкретных субъектов могут существенно различаться.

Основные (общие) функции управления проявляются принципиально одинаково в управлении организацией в любой сфере деятельности. К ним относятся: планирование, организация процесса, мотивация и контроль. Связями между функциями являются процессы принятия решений и коммуникации.

Планирование дает ответы на следующие вопросы: 1) Каково положение организации в настоящее время? Для этого нужно оценивать положение в области финансов, маркетинга, производства и других сферах.

2) Каковы должны быть цели организации? Оценивая возможности и угрозы в окружающей среде, следует определить цели организации.

3) Как организация может достичь целей? Нужно решить, что делать персоналу для достижения целей, каковы должны быть ресурсы.

Организация – это процесс структурирования. Структурировать необходимо множество элементов. Такими элементами являются работа, конкретные задания организации и отдельным работникам. Так, руководитель подбирает людей, поручает им работу, делегирует отдельным людям полномочия или права использовать ресурсы организации. В конечном счете создается структура управления организацией в целом.

Мотивация заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с планом. Ранее считалось, что мотивирование – это предложение соответствующего денежного вознаграждения в обмен за прилагаемые усилия. В современных условиях мотивация рассматривается в контексте создания внутреннего побуждения к действиям. Она является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются, особенно в сфере искусства. Для того чтобы мотивировать, руководителю следует определить, каковы на самом деле эти потребности, обеспечить работнику способ удовлетворять потребности путем творческого отношения к выполняемой работе.

Контроль – это важнейшая функция управления, необходимая для достижения организацией своих целей. Контроль позволяет получить информацию, необходимую для дальнейшего планирования, координации деятельности людей. Выделяют три аспекта управленческого контроля:

1) установление стандартов в процессе планирования – это точное определение целей, которые должны быть достигнуты за определенный период времени;

2) измерение того, что достигнуто в действительности за определенный период;

3) сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Контроль позволяет по мере необходимости предпринимать корректирующие действия по предотвращению отклонений или по изменению целей.

Связующие функции – это принятие решений и коммуникация. Менеджеры принимают решения в различных условиях.

Принятие решений в условиях определенности возникает, когда исходы решений оцениваются по нескольким критериям одновременно и один исход лучше по одним критериям, а другой – по другим. Методы теории принятия решений в этом случае могут быть применены, если:

• во множестве решений удается выделить область решений, оптимальных в каком‑либо смысле;

• критерии не зависят друг от друга.

Если исходы альтернатив оцениваются по одному критерию, то предполагают задачу принятия решений со скалярным критерием, если по нескольким – задачу принятия решений с векторным критерием.

В условиях риска реализация альтернативы может привести к разным исходам, для которых известны вероятности их наступления. В этом случае для рассматриваемой проблемы должен быть собран значительный статистический материал, а решающее правило найдено в рамках теории полезности.

В условиях неопределенности факторы, влияющие на наступление того или иного исхода, до конца не известны. Исход зависит от того, какое состояние внешней среды из множества состояний организации является истинным.

Управленческое решение представляет собой концентрацию процесса управления на его заключительной стадии. Однако решения могут приниматься и на промежуточных этапах управления, выступать в роли связующих процессов. Например, в процессах разработки стратегии, бизнес‑плана, инвестиционного и инновационного предложений и т. д. следует принимать решения по ходу их разработки и оформлять документы, регулирующие деятельность подчиненных в организации.

Решения, независимо от стадии управления, выглядят как формула управленческого воздействия на объект управления и должны отвечать определенным требованиям: быть обоснованными, характеризоваться четкостью формулировок, реальностью осуществления, экономичностью, эффективностью.

Принятие решения как минимум включает в себя следующие стадии: постановку задачи, формирование вариантов решений, выбор наилучшего решения, собственно принятие решения. Решение принимается на основе информации, которая в процессе принятия решения проходит три фазы: 1) структуризацию, т. е. выделение информационных элементов, установление отношений между ними, в результате которых выявляется упорядоченная система информации в виде возможных гипотез, «дерева целей», «дерева ресурсов» и т. д.;

2) характеризацию, т. е. определение системы характеристик, с помощью которых выявляются полезность решений, вероятность их достижения и т. д.;

3) оптимизацию, т. е. преобразование всей информации в конечную форму для получения наилучшего решения, его обоснования и принятия.

Каждая из указанных стадий состоит в свою очередь из ряда последовательно выполняемых процедур, которые связаны между собой прямыми и обратными информационными связями и определяют итеративный характер принятия управленческого решения.

Для успешной работы организации руководитель должен постоянно делать правильный выбор из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив – это и есть решение. Принятие решения – это выбор как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Основным требованием для принятия эффективного решения является наличие адекватной и точной информации.

Коммуникация – это обмен информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Информация в процессе коммуникации передается для того, чтобы руководители могли принимать необходимые решения и их выполнять. Планы нельзя выполнить, если они неизвестны людям, которые должны их выполнять. До тех пор пока работники не будут понимать обоснованность планов, не будут знать, какое вознаграждение им предложат за хорошо выполненную работу, они не будут хорошо работать.

К частным функциям относятся делопроизводство, обеспечение оргтехникой и ее использование. Частные функции в организации выполняют отдельные структурные подразделения и должностные лица.

Управление всегда воздействует на конкретный объект, который имеет определенную отраслевую направленность, поэтому управление вызывает необходимость осуществления специфических функций. Для организаций сферы культуры и искусства специфическими функциями управления являются функции, связанные с получением человеком интеллектуальной продукции и услуг. В связи с этим культуру и искусство следует рассматривать, с одной стороны, как важнейшую сферу человеческой культуры, а с другой – как отрасль национальной экономики, связанную с формированием образовательной, культурной, нравственной и профессиональной составляющих человеческого капитала.

Одной из главных специфических функций управления в организации является разработка культурно‑просветительской миссии. Другие специфические функции управления формируются под воздействием специфики деятельности. Культуру и искусство от других отраслей экономики отличают:

• наличие большого числа участников культурно‑просветительского процесса;

• многозначность целей;

• производство не товаров, а интеллектуальных услуг;

• пристальное общественное внимание и внерыночное давление на оказание услуг.

Учитывая эту специфику не только в целом по отрасли, но и отдельным организациям, можно формировать специфические функции управления:

1) реализацию потенциала внешних связей системы культуры и искусства. Эта функция предполагает ориентацию организации на тесное взаимодействие с образованием, производством, культурной средой, наукой, что обеспечивает возможность разработки самостоятельной концепции содержания в областях культуры и искусства, образования, а также программы развития индивида в зависимости от его склонностей и способностей, системы ценностей, которой должна быть подчинена концепция развития культуры и искусства;

2) реализацию различных форм собственности в культуре и искусстве;

3) претворение в жизнь государственной политики в области культуры, искусства и образования;

4) координацию территориального, федерального и международного сотрудничества в сферах культуры и искусства.

В организациях культуры и искусства реализация специфических задач управления тесно связана с общими (основными) функциями.

Таким образом, в результате разделения труда по функциям персонал менеджеров и сотрудников должен обеспечить руководство, управление и обслуживание основной по профилю и иной деятельности организации. При рациональном разделении функций должны обеспечиваться:

• в области производственной деятельности – рациональная расстановка персонала, координированная деятельность менеджмента и сотрудников, применение инновационных технологий в организации производственной и хозяйственной деятельности;

• в области социально‑психологических отношений – повышение у работников чувства удовлетворения трудом, чувство патриотизма за организацию, снижение психологической напряженности, улучшение межличностных отношений;

• в области экономики организации – обеспечение доходов, устойчивого финансового состояния, завоевание рынка культурно‑просветительских услуг.

В табл. 3.1 приведен алгоритм выполнения функций менеджмента в технологической последовательности управления, повторяемости с учетом содержания и временного горизонта процессов управленческой деятельности. Данный вариант алгоритма содержит те функции и сроки их выполнения, которые наиболее часто используются в организациях культуры и искусства.

Таблица 3.1