Введение. Управленческий контроль как средство управления затратами

Наряду с планированием, организацией, мотивацией и регулированием, контроль - и в частности, контроль затрат (издержек) - является одной из функций управления. У многих людей слово "контроль" вызывает отрица­тельные ассоциации — принуждение, ограничение, "сильная рука". Однако на самом деле контроль затрат - необходимый элемент контура управления предприятием, без которого остальные функции управления не могут быть полноценно реализованы: планы останутся на бумаге, организация будет неэффективной и т. д.

Обрисуем вкратце причины возникновения контроля затрат (издер­жек).

1. Неопределенность. Под воздействием множества случайных факторов фактические условия, в которых действует предприятие, могут сильно отличаться от предполагавшихся. Поэтому для того, чтобы оценить сте­пень воздействия таких изменений и скорректировать действия пред­приятия, необходим специальный механизм - эту роль и выполняет контроль затрат (издержек).

2. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Если вовремя не заметить негативных тенденций в окружающей среде и внутри само­го предприятия, предприятие может попасть в кризисную ситуацию. Поэтому необходим механизм отслеживания и своевременного преду­преждения подобных негативных тенденций, позволяющий своевре­менно фиксировать ошибки в планировании и прогнозировании затрат (издержек) и исправлять их, прежде чем они помешают достижению по­ставленных целей.

3. Поддержание успеха. Контроль способен оценить не только негатив­ные, но и позитивные тенденции. Благодаря контролю затрат (издержек) руководитель предприятия может оперативно узнать, какие направле­ния деятельности его предприятия наиболее эффективны и перспектив­ны, какие факторы способствуют достижению намеченных в плане це­лей, и в соответствии с этим скорректировать свои действия, направив их на использование благоприятных возможностей.

4. Сложность. Современные предприятия и их деятельность отличаются такой сложностью, что руководитель не может сразу вникнуть во все проблемы — появляется необходимость в специальном механизме кон­троля затрат (издержек) по центрам ответственности.

5. Децентрализованность современных предприятий. Поскольку со­временные предприятия являются чрезвычайно сложными системами, а современные работники обладают достаточно высоким уровнем квали­фикации, руководитель даже не стремится вникать во все проблемы, де­легируя их решение своим подчиненным. Однако, поскольку ответственность за действия подчиненных несет руководитель, возникает необ­ходимость в механизме контроля затрат.

Зная, какие причины привели к возникновению контроля затрат (издер­жек), можно сформулировать задачи управленческого контроля затрат

(см. Приложение):

• мониторинг - систематическое и планомерное наблюдение за поведе­нием затрат (издержек), а также за факторами, способными вызвать из­менение затрат (например, такими факторами могут быть цены на ре­сурсы, политика конкурентов на рынке и др.);

• выявление отклонений фактических результатов от плановых значений затрат;

• прогнозирование результатов деятельности предприятия с учетом изме­нившихся условий затрат;

• обоснование необходимости корректирующих воздействий на затра­ты и выбор метода таких воздействий.

Схема управленческого цикла затратами представлена на рис. 1. Кон­троль выполняет функцию обратной связи в контуре управления затратами (издержками).

Рис. 1. Управленческий цикл затратами

Субъекты управленческого контроля - менеджеры низшего, среднего и высшего звена. Объектом управленческого контроля является деятель­ность предприятия и основные характеризующие ее показатели: выручка, затраты и прибыль. Поэтому важнейшим элементом управленческого кон­троля можно считать управленческий контроль затрат.

Рассмотрев задачи и роль управленческого контроля затрат, перейдем к характеристике видов контроля затрат.

По времени осуществления можно выделить три основных вида кон­троля:

1. Предварительный.

2. Текущий.

3. Заключительный.

Предварительный контроль осуществляется в момент, когда фактиче­ские действия еще не начались. Предварительный контроль включает в себя:

• контроль планов - проверка плана затрат (издержек) на внутреннюю непротиворечивость, согласованность с целями предприятия, проверка достижимости целей, поставленных в плане, проверка прогрессивности плана;

• контроль условий возникновения затрат (издержек) - проверка, соот­ветствует ли план условиям внутренней и внешней среды, контроль разрыва между запланированным и прогнозируемым результатом;

• контроль ресурсов: кадровых, материальных, финансовых.

Текущий контроль, как ясно из названия, осуществляют непосредствен­но в ходе управления повседневной деятельностью предприятия, т. е. в момент возникновения затрат. Текущий контроль позволяет наладить ме­ханизм "обратной связи", своевременно регулировать работы по реализа­ции плана затрат (издержек) на основе оперативного выявления достигну­тых результатов и сравнения их с планом или нормативом («что есть» и «что должно быть»). Текущий контроль бывает следующих видов:

• финансовый контроль (контроль денежных расходов на производство продукции, оказание услуг, выполнение работ, а также контроль денеж­ных доходов от реализации продукции, работ, услуг);

• контроль расходования ресурсов;

• контроль сроков выполнения работ (например, контроль своевременно­сти отпуска сырья, материалов в производство, контроль графика строительных работ и т. д.);

• контроль качества работ (есть ли брак).

Заключительный контроль затрат проводится на стадии завершения реализации плана. Он направлен на оценку реализации всего проекта в целом. Заключительный контроль позволяет руководителю предприятия проанализировать накопленный опыт для последующего совершенствова­ния своей работы по реализации сходных проектов: увеличения доходов и снижения затрат. Кроме того, заключительный контроль важен с психоло­гической точки зрения - он мотивирует сотрудников и руководителей уве­личивать прибыль предприятия, наращивая доходы и снижая затраты.

Проанализировав виды контроля, перейдем к исследованию самого процесса контроля затрат.

Процесс контроля затрат включает в себя следующие этапы:

1. выработка стандартов (какими должны быть затраты);

2. измерение фактических результатов (какими фактически были затраты);

3. сопоставление фактических результатов со стандартами и выявление отклонений (на сколько рублей фактические затраты отличаются от стандарта);

4. принятие корректирующих действий (что нужно сделать, чтобы снизить

затраты).

Выработка стандартов производится на стадии составления плана и является неотъемлемой частью последнего. Стандарты - это количест­венное выражение желаемых результатов, а также допустимых отклонений. Проблема заключается в трудности установления стандартов на некоторые показатели: если стандарты на объем реализации, себестоимость продук­ции, расход материалов установить достаточно легко, то некоторые важ­нейшие параметры - такие, как качество продукции, степень удовлетво­ренности покупателей - сложно поддаются количественному измерению. Весьма трудно измерить также эффективность НИОКР. Поэтому в целях контроля используют показатели, характеризующие подобные параметры в косвенном виде: например, количество рекламаций, процент брака. Стан­дарты должны быть достаточно гибкими, чтобы учитывать специфику конкретных условий и происходящие изменения.

Измерение фактических затрат производится в ходе реализации пла­на. Важно определить частоту сбора информации и необходимую степень ее точности. С целью ускорения сбора фактической информации о затратах все больше предприятий применяют специальные информационные техно­логии.

По окончании измерения необходимо сопоставить фактические ре­зультаты с установленными стандартами затрат и выявить отклонения, а также проанализировать их причины. Для этого определяют границу до­пустимых отклонений: если отклонения выходят за эту границу, необходи­мы корректирующие действия.

Величина допустимых отклонений определяется спецификой проекта, а также личностными особенностями руководителя. Слишком большая вели­чина допустимых отклонений заставит руководителя закрывать глаза на возникающие проблемы и тем самым увеличит риск срыва плана. Слишком малая величина допустимых отклонений заставит руководителя распылять­ся, потребует создания громоздкой, дорогостоящей, а следовательно, не оправдывающей себя системы контроля.

В целом, затраты на систему контроля не должны превышать эффекта от нее, поэтому реагировать следует лишь на самые важные проблемы -управлять по исключениям. Несмотря на то что на каждом предприятии существует своя "политика" оценки отклонений, во многих случаях их оценка остается прерогативой руководителя и зависит от множества субъ­ективных моментов.

На основании имеющейся информации об отклонениях по затратам ру­ководитель может выработать и осуществить корректирующие воздейст­вия. Он может выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпри­нимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарты (скорректиро­вать стоимость, сроки выполнения работ и др.).

По-настоящему эффективная система контроля затрат должна обладать следующими характеристиками:

1. точность;

2. своевременность;

3. объективность и понятность;

4. стратегическая направленность и ориентация на результат;

5. соответствие целям управления;

6. соответствие структуре и особенностям организации;

7. гибкость;

8. приемлемость для сотрудников предприятия;

9. экономичность.

При построении системы контроля затрат необходимо определить:

• систему подконтрольных показателей, состав и уровень детализации подконтрольных показателей;

• структуру и формы представления отчетности по затратам;

• сроки представления отчетности ("контрольные точки" в ходе реализа­ции плана);

• комплекс используемых программно-аппаратных средств;

• распределение ответственности за полноту, своевременность и досто­верность информации, содержащейся в отчетах по затратам, т. е. «при­вязка» системы контроля к центрам ответственности на предприятии. Таким образом, для эффективного управленческого контроля затрат не­обходимо вначале выделить центры ответственности, где формируются затраты, классифицировать затраты, а затем воспользоваться системой управленческого учета затрат. В результате внедрения управленческого контроля затрат руководитель предприятия получит возможность своевре­менно выявлять «узкие места» в планировании, формировании затрат и принимать управленческие решения.