Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов

ГОСТ Р 6.30-2003 (дата введения 2003-07-01) устанавливает оп­ределенные требования к оформлению каждого из реквизитов органи­зационно-распорядительных документов.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01)

Реквизит 01 (так же как реквизит 02) изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3 мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, рав­ной 15 х73мм;

при продольном расположении реквизитов - в центре зоны, равной 15 х 165 мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российс­кой Федерации должно в точности соответствовать изображению, ус­тановленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государ­ственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положе­нием о Государственном гербе Российской Федерации (которое являет­ся прил. 1 к данному Указу).

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собра­ние, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Рос­сийской Федерации, Высший Арбитражный С у д Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Россий­ской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные офи­циальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации помещается на блан­ках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Россий­ской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02)

Реквизит помещают на бланках документов в соответствии с право­выми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесо­образно указывать на бланке также и наименование государства - Рос­сийская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться так­же утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) тер­риторий или населенных пунктов (требования к их оформлению не ого­вариваются ГОСТ Р 6.30-2003).

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03)

Эмблема организации - это символическое графическое изображе­ние. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может вклю­чать в себя буквенное обозначение. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки - эмблемы. Так, указами Президента Российской Федерации утверждены эмблемы Вооруженных сил Российской Феде­рации (Указ от 27 января 1997 г. № 46), Министерства внутренних дел Российской Федерации (Указ от 11 ноября 1998 г. № 1333) и др.

Эмблему организации помещают на бланках организации в соот­ветствии с уставом (положением об организации). Размеры эмблемы не ограничены, но ГОСТ Р 6.30-2003 зону расположения эмблемы обозна­чает как верхнее поле документа. Часто эмблему размещают на левом

поле документа на уровне наименования организации, однако эмблемой не разрешено заменять наименование организации.

Эмблема не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка организации, ускоряет восприятие информации, содержащейся в документе.

Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с со­блюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наимено­ваниях мест происхождения товаров». Товарный знак - это обозначе­ние, способное отличить товары и услуги одних юридических или фи­зических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательс­кую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистри­рованы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в лю­бом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товар­ных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия го­сударств, эмблемы, сокращенные или полные наименования междуна­родных межправительственных организаций, официальные контроль­ные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в то­варный знак, если на это имеется согласие соответствующего компе­тентного органа или их владельца. Зона и правила расположения то­варного знака на бланках те же, что и у эмблемы.

Код организации (реквизит 04)

Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегист­рирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору орга­низаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москве должна быть зарегистрирована в орга­нах Государственной налоговой инспекции, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представ­ляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печата­ется через пробел, например код Московского политехникума -0509876 5. Каждая цифра в коде несет определенную информацион­ную нагрузку, указывает на принадлежность организации к опреде­ленной отрасли, к определенному уровню в данной отрасли, виду де­ятельности и т. д.

Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита 08 «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита 09 «Справочные данные об организации» (на бланках служебных писем). Код организации являет­ся своеобразным подтверждением правомочности организации - авто­ра документа. Код необходим также при внедрении компьютерных тех­нологий обработки информации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05)

В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. ОГРН - это регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код, который помеща­ется в составе справочных данных об организации и только в бланках писем, так же как реквизиты 04 и 06 - «Код организации» по ОКПО и «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины поста­новки на учет» (ИНН/КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06)

Данный реквизит проставляется в соответствии с документами, вы­даваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер нало­гоплательщика (ИНН) - это цифровой код, свидетельствующий о по­становке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. ИНН формиру­ется как цифровой код, состав которого по количеству знаков может быть различным для перечисленных выше лиц, так, для организации -это 10-значный цифровой код, для физического лица - 12-значный циф­ровой код.

В связи с особенностями учета организаций, определенных положе­ниями Налогового кодекса (ст. 83), в дополнение к ИНН вводится код причины постановки на учет (КПП), который состоит из девяти знаков.

ИНН / КПП проставляется также только на бланках писем в составе справочных данных об организации после кода по ОГРН.

Код формы документа (реквизит 07)

Код формы документа по Общероссийскому классификатору управ­ленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифи-

цированной формы документа, содержащемуся в определенном разде­ле классификатора. Так, к о д унифицированной формы служебного письма в О К У Д в разделе «У н и ф и ц и р о в а н н а я система организационно-распоря­дительной документации» - 0200200. Данный код может быть заранее нанесен на бланк служебного письма. К о д по О К У Д проставляется спра­ва от кода организации. На общем бланке код формы документа впеча­тывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (реквизит 08)

Этот реквизит характеризует автора документа, которым может вы­ступать организация, иногда филиал, территориальное представитель­ство или подразделение, если их руководители имеют право подписи.

Данный реквизит может включать в себя наименование вышестоя­щей инстанции, которой организация - автор документа подчиняется. Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном рек­визите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учре­дительных документах (в уставе, положении) этих организаций, и все­гда приводятся в именительном падеже.

Сначала указывают наименование вышестоящей организации, мож­но сокращенное, при его отсутствии - полное, а затем полное наимено­вание организации - автора документа, ниже - сокращенное, которое указывается в скобках, например:

Правительство Москвы Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы)

Не разрешено указывать только одно сокращенное наименование организации - непосредственного автора документа.

Если проектируют бланк структурного подразделения, филиала или территориального представительства, то его наименование указывает­ся ниже наименования организации, например:

Министерство труда и социального развития Российской Федерации (Минтруд РФ) Правовой департамент

Наименование организации на иностранном языке воспроизводит­ся в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государствен­ного наряду с русским национальный язык, указывают название своей организации (а также справочные данные об организации и место со-

ставления) на двух языках - национальном (слева) и русском (справа) на одном уровне продольного бланка.

Автором документа может быть должностное лицо, представляю­щее организацию. В этом случае документ оформляется на бланке дол­жностного лица, где указывается полное наименование должности на месте реквизита 08 (см. прил. 11, 12).

Реквизит 08 «Наименование организации», т.е. автора докумен­та, является обязательным реквизитом и поэтому должен указывать­ся на всех документах организации - внутренних, исходящих, со­ставленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организация­ми).

Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным. Например, в соответствии с КоАП РФ наиме­нование органа или должностного лица является обязательным рекви­зитом постановления по делу об административном правонарушении. Отсутствие этого реквизита может дать правонарушителю возможность оспорить законность вынесенного постановления и в результате не быть привлеченным к административной ответственности.

Справочные данные об организации (реквизит 09)

Данный реквизит включает в себя:

почтовый адрес, элементы которого указываются в последователь­ности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, ут­вержденными постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725. Почтовый адрес указывается в следующей последова­тельности:

наименование улицы, номер дома, название города, области, края или автономного округа, название страны, почтовый адрес Российская Федерация переходит на международную систему написания адреса;

номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (но­мера факса, телекса, номер счета в банке. Может быть указан адрес элек­тронной почты и др.).

Данный реквизит указывается только на бланках служебного пись­ма, так как письмо предполагает переписку.

Счет в банке указывается только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как ин­формация о счете в банке занимает значительный объем и, как прави­ло, не помещается в бланк с угловым вариантом.

При составлении письма на бланке без указания счета в банке в слу­чае необходимости его указания сведения о нем приводятся в конце тек­ста документа, например: «Оплату гарантируем. Наш счет №40603810900071733211 в КБ "Мост-Банк" к / с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН / КПП 7718084031/771801001». При необходимо­сти указывают почтовый адрес банка.

Наименование вида документа (реквизит 10)

Реквизит употребляется только на бланках конкретного вида докумен­та, его наименование регламентируется уставом (положением об органи­зации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД - приказ, устав, положение, инструкция и др.

В письме наименование вида документа не указывают.

В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставля­ется после наименования организации - автора документа.

Дата документа (реквизит 11)

Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 11, явля­ется датой подписания (например, служебного письма), датой заседа­ния (в протоколе), датой события (в акте). Существуют также: дата ут­верждения (в реквизите 16 «Гриф утверждения документа»), даты согла­сования в реквизите 23 «Гриф согласования документа» и в реквизите 24 «Визы согласования документа». Даты указываются часто в реквизите 20 «Текст документа» и в реквизитах 17, 27-30, наличие которых на документе характеризует сроки выполнения определенных этапов ра­боты с документами в организации.

Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том слу­чае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитом 09 или 10 в зависимости от вида блан­ка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последователь­ности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются дву­мя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабс­кими цифрами, например: 01.09.2000.

Разрешается оформление даты по международным правилам, предус­матривающим обратную последовательность цифр: 2000.09.01.

Всегда необходимо писать 0, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизиро­ванной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применя­ется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сен­тября 2000 г.

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядко­вый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией (цифровой или буквенной). До­полнительные составные части регистрационного номера будут указывать

место хранения документа после его подписания, принадлежность доку­мента к определенному вопросу деятельности по классификатору вопро­сов деятельности организации и т. д.

Так, например, регистрационный номер 118/01-43 указывает, что данный документ является 118-м по счету в определенной группе до­кументов (например, исходящих писем) и его заверенная копия после отправления подлинника адресату будет подшита в канцелярии (ин­декс 01) в дело 43. Индексы структурных подразделений в организа­ции должны быть неизменными.

Таким образом, регистрационный номер документа - это своеоб­разный закодированный адрес документа, который является необходи­мой составной частью для построения информационно-поисковой сис­темы по документам организации.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каж­дой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например № 231/435/385.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)

Данный реквизит на бланке письма обозначен следующим образом:
«На № от» и заполняется только в том случае,

если составляется ответ на поступившее в организацию письмо. Рек­визит содержит сведения о регистрационном номере и дате поступив­шего из другой организации документа, которые переписываются из его бланка (реквизиты 11 и 12).

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответ­ного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14)

Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретно­го вида документа. Место составления или издания документа указы­вают только в том случае, когда затруднено его определение по рекви­зиту 08 «Наименование организации».

Место составления или издания указывают в соответствии с приня­тым в стране административно-территориальным делением, употреб­ляя при этом общепринятые сокращения: г. - город, пос. - поселок, дер. - деревня и т. д.

Реквизит указывается под датой и регистрационным номером доку­мента, например: г. Киев, пос. Химки и т. д. Если в наименовании орга­низации есть наименование города (поселка и т. д.), то указывать место составления или издания нет необходимости. Так, на общем бланке Московского политехникума нет необходимости указывать место со­ставления, так как ясно, где находится данная организация.

Адресат (реквизит 15)

Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях. Реквизит сложный, состоит из не­скольких составных частей, отделяемых одна от другой 1,5-2,0 меж­строчными интервалами. Внутри себя каждая составная часть печата­ется через один интервал. Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации».

Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» вклю­чает в себя:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

должность, инициалы и фамилию¹;

почтовый адрес.

Наименование организации или структурного подразделения указы­вают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы

Управление профессиональной реабилитации инвалидов

Начальнику Управления В. А. Коняевой

Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы

Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов

В. А. Коняевой

Элементы почтового адреса на документах и конвертах указывают­ся в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства РФ

¹ Для физического лица - только инициалы и фамилию.

от 26 сентября 2000 г. № 725, в соответствии с которыми установлен следующий порядок:

наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);

название улицы, № дома, № квартиры;

название области, края, республики;

страна (для международных писем);

почтовый индекс.

Например:

Комитет социальной защиты населения Москвы

Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов

В. А. Коняевой

ул. Новая Басманная, д. 10 Москва, 110252

Адрес в международной переписке следует оформлять по междуна­родным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), почтовый индекс страна, например:

V.Konyaeva

10, New Basmannya st.

Moscow, 110252, Russia

При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы

Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов

В. А. Коняевой

факс. (095)261-12-65

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

А. П. Петрову

ул. Чертановская, 10, кв. 154 Москва, 113648

При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указы­вается всегда, а при адресовании юридическому лицу он может не указы­ваться, если документ направляется постоянному корреспонденту и его адрес есть в справочнике у секретаря или в экспедиции. При отправке до­кумента почтой его почтовый адрес будет написан на конверте работника­ми, занимающимися отправкой почты.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «ко­пия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат, например:

Директорам средних профессиональных учебных заведений

Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необхо­димое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экзем­пляр конкретный адресат. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Председателю садоводческого

некоммерческого товарищества «Горизонт»

А. П. Николаеву

ГОСТ Р 6.30-2003 не предусматривает употребления перед иници­алами и фамилией обращений типа «господину», «госпоже», однако в практике это встречается и часто выглядит обоснованно, например:

Генеральному директору ОАО «Пермские моторы»

господину А. А. Калину

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение доку­мента может проводиться двумя способами:

утверждение должностным лицом (должностными лицами);

утверждение специально издаваемым документом (постановлени­ем, решением, приказом, протоколом).

В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». Реквизит сложный, состоящий из нескольких составных частей, которые отделя­ются друг от друга 1,5-2,0 межстрочными интервалами. Внутри себя составные части печатаются через один интервал.

В случае, если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя:

слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), напечатанное прописными бук­вами;

наименование должности лица, утверждающего документ (по крат­кой форме, если документ утверждается руководителем организации, на бланке которой составлен документ, и по полной форме, включая наименование организации, если документ утверждается руководите­лем вышестоящей организации или документ составлен на чистом лис­те бумаги);

личную подпись должностного лица, утверждающего документ, его инициалы и фамилию;

дату утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор политехникума

личная подпись Л. А. Румынина

15.10.2006 Так оформляется гриф утверждения, если документ составлен на блан­ке, где указано полное наименование техникума - «Московский политех­никум» и документ утверждается руководителем этого политехникума.

При утверждении документа данного политехникума руководителем вышестоящей организации гриф утверждения будет оформлен следую­щим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Комитета социальной защиты населения Москвы

личная подпись И. К. Сырников 15.10.2006

Допускается каждую строку реквизита 16 «Гриф утверждения доку­мента» центрировать относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Московского политехникума

личная подпись Л. А. Румынина 15.10.2006

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает в себя:

слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕР­ЖДЕНО);

наименование вида утверждающего документа в творительном па­деже, его дату, номер. Например, при утверждении инструкции прика­зом руководителя организации гриф утверждения оформляется следу­ющим образом:

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора политехникума от 15.10.2006 №39

Резолюция (реквизит 17)

Резолюция наносится на документ рукописным способом должнос­тным лицом или должностными лицами, в компетенцию которых вхо­дит рассмотрение данного документа и принятие решения об организа­ции его исполнения.

Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Если такого свободного места на пер­вом листе нет или документ предварительно рассматривается уполно­моченными лицами (помощниками руководителя, начальником секре­тариата, референтом), в обязанности которых входит подготовка про­екта резолюции для руководителя, то резолюция может быть оформлена на отдельном листе формата А6, который подкалывается к документу. В случае подписания резолюции руководителем листок с резолюцией может быть скреплен с документом с помощью степлера, в противном случае он уничтожается и руководитель пишет резолюцию лично.

Резолюция включает в себя:

фамилии исполнителей с их инициалами (кому?);

содержание поручения (что сделать?);

срок исполнения (когда?);

личную подпись должностного лица (без расшифровки Ф. И. О.);

дату резолюции (дату фактического рассмотрения документа).

Например:

Чадаевой А. П. Петровой Е. Н. Колобуховой М.В.

Прошу подготовить проект учебного плана по данной специальности к 01.08.2006 личная подпись

03.06.2006

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответствен-ым за исполнение документа является лицо, указанное первым. Пер-ый исполнитель отвечает за организацию и качество исполнения, остальные привлекаются как соисполнители и выполняют поручен­ные им виды работ. Ответственный исполнитель сводит весь матери­ал, отвечает за оформление и согласование документа.

На документе бывает несколько резолюций в тех случаях, когда до­кумент рассматривает руководитель организации и в своей резолюции указывает фамилии заместителя руководителя организации или руко­водителя структурного подразделения (или руководителей структурных подразделений), которые после рассмотрения документа определяют конкретного исполнителя.

Заголовок к тексту (реквизит 18)

Реквизит 18 должен быть проставлен на всех документах, оформ­ленных на бумаге формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа и оформляется перед текстом документа, но под реквизи­том 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» на блан­ках служебных писем или под реквизитом 14 «Место составления или издания документа» на всех остальных видах бланков. Как правило, заголовок печатают от границы левого поля (нулевое положение табу­лятора) до границы зоны, отведенной для углового расположения рек­визитов на бланках (73 мм), соблюдая один межстрочный интервал меж­ду строками реквизита.

Если заголовок превышает 5 строк текста через один межстрочный интервал в угловом варианте и его нельзя сократить, то разрешается продлевать его до границы правого поля, соблюдая тот же межстроч­ный интервал и не превышая 5 строк.

Заголовок должен согласовываться с наименованием вида докумен­та и отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).

Например:

служебное письмо (о чем?) - О представлении заявки на оборудование;

приказ (о ком?) - О приеме Сидорова П. П.;

акт (чего?) - ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

протокол (чего?) - заседания педсовета;

правила (чего?) - проезда на Московском метрополитене;

должностная инструкция (кого?) - архивиста (секретаря, референта и т. д.).

Если заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «о ком?», он пишется с прописной буквы; если заголовок увязывается по смыслу с наименова­нием вида документа и отвечает на вопрос «чего?», «кого?», он пишет­ся со строчной буквы.

Заголовок документа является необходимым элементом учета и сис­тематизации законодательства. Он дает указания на предмет регулиро­вания нормативно-правовых актов и во многом определяет сферу их действия. Именно по заголовку чаще всего определяется содержание документа и осуществляется его поиск. Заголовок должен быть макси­мально коротким и точным. Если в заголовке отражено несколько вопро­сов, то формулируется обобщенный заголовок.

Отметка о контроле (реквизит 19)

Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осу­ществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственны­ми работниками, осуществляющими контроль исполнения докумен­тов. Реквизит 19 проставляется на верхнем поле первого листа доку­мента в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль». Данный реквизит видеть, пока идет исполнение документа, но в нем нет необ­ходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещенную на левом поле, нельзя прочитать.

Текст документа (реквизит 20)

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации¹ и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти субъектов Россий­ской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположен­ные на территории других субъектов Российской Федерации.

¹ Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изм. от 24 июля 1998 г.).

Федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распо­ряжения Президента Российской Федерации, постановления и распо­ряжения Правительства официально публикуются на русском языке. В республиках указанные правовые акты наряду с официальным опуб­ликованием могут публиковаться на государственных языках респуб­лик. В необходимых случаях указанные нормативные акты наряду с офи­циальным опубликованием могут публиковаться на языках народов Рос­сийской Федерации.

Делопроизводство в Конституционном Суде Российской Федерации, Верховном Суде Российской Федерации, Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации, других федеральных арбитражных судах, во­енных судах, а также в правоохранительных органах Российской Феде­рации ведется на русском языке. В других федеральных судах общей юрисдикции оно может вестись также на государственном языке рес­публики, на территории которой находится соответствующий суд.

Делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Рос­сийской Федерации, а также в правоохранительных органах субъектов Российской Федерации ведется на русском языке или государственном языке республики, на территории которой находится соответствующий суд или правоохранительный орган. Документы оформляются на русском языке, если гражданин, обратившийся за совершением нотариального действия, не владеет тем языком, на котором ведется делопроизводство.

В сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации применяется русский язык, а также другие языки в соответствии с международными и межреспубликанс­кими договорами Российской Федерации. На местном уровне в указан­ных сферах наряду с русским языком, государственными языками рес­публик могут употребляться другие языки с учетом интересов местно­го населения.

Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятель­ности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных дого­ворами между деловыми партнерами.

Деятельность зарубежных представительств Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Рос­сийской Федерации осуществляется на русском языке и на языке соот­ветствующей страны.

Договоры, соглашения и иные международные акты, заключаемые от имени Российской Федерации, оформляются на русском языке и на языке другой договаривающейся стороны либо на иных языках по вза­имной договоренности сторон.

Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Фе­дерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие докумен­ты оформляются с учетом национальных традиций наименования на

русском языке, а на территории республики, установившей свой госу­дарственный язык, оформление указанных документов наряду с рус­ским языком может вестись на государственном языке республики.

Ответы на обращения граждан (предложения, жалобы и др.) Рос­сийской Федерации, направленные в государственные органы, органи­зации, на предприятия и в учреждения Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке об­ращения используется русский язык.

Текст официального документа на формате А4, как правило, оформ­ляется через 1,5-2,0 межстрочных интервала, на формате А5 - через 1 межстрочный интервал.

Текст документа оформляют в виде связанного текста, таблицы или соединения этих структур. Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, который может быть на­несен на документ заранее, а переменная информация будет впечаты­ваться при непосредственном оформлении документа. Образец доку­мента с трафаретным текстом представлен в прил. 13.

Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать воз­можность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не со­держать эмоциональной окраски.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой ука­зывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании.

В тексте документа, подготовленного на основании документов дру­гих организаций или ранее изданных документов, указывают их рекви­зиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа и его заголовок, например:

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 1 декаб­ря 1994 г. № 1319 «Об информационном обеспечении предпринима­тельства в РФ...».

Если текст документа содержит несколько решений, выводов, его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В текстах документов все сокращения слов и наименований долж­ны быть общепринятыми и понятными.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков ха­рактерного объекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выражен­ные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и таблиц должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печа­тается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть про­нумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Текст документа является основным элементом любого документа и кроме перечисленных выше общих правил оформления текста каждый вид документа имеет особенности в структуре текста, обусловленные назначением конкретного вида. Так, структура текста приказа будет от­личаться от структуры текста служебного письма. Особенности структу­ры текста конкретных видов документов будут рассмотрены в гл. 5.

Отметка о наличии приложения (реквизит 21)

Иногда документы имеют приложения, которые дополняют, разъяс­няют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

В служебных письмах, справках, планах, отчетах, докладных записках отметка о наличии приложения оформляется таким способом: после тек­ста служебного письма от левого поля (нулевое положение табулятора) пишется слово «Приложение» с заглавной буквы, ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если приложений несколь­ко, то они нумеруются. Название приложения, если оно занимает не­сколько строк, печатается через 1,0 межстрочный интервал. Следую­щее название печатают под следующим номером, делая 1,5-2,0 меж­строчных интервала, и т. д. Под словом «Приложение» ничего не печатают, чтобы оно выделялось, и при делопроизводственной обра­ботке всегда контролируют, есть ли документы, которые прилагаются к основному документу.

Отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой или по полной форме. В том случае, если приложения подробно упомянуты в тексте документа, например: «Направляем на рецензию проект При­мерной программы дисциплины "Делопроизводство", разработанный Московским политехникумом», отметку о наличии приложения офор­мляют по краткой форме:

Приложение: на 20 л. в 1 экз.

Если в тексте документа о приложениях говорится без упоминания вида документа, его заголовка и т. д., например, «Направляем комплект учебно-методической документации по специальности 0201 "Право­ведение"», то отметку о наличии приложения следует оформлять по полной форме:

Приложение: 1. Проект учебного плана по специальности 0201

«Правоведение» на 1 л. в 1 экз.

2. Проект Примерной программы производствен­ной (профессиональной) практики по специаль­ности 0201 «Правоведение» на 50 л. в 1 экз.

3. Проект Примерной программы дисциплины «Де­лопроизводство» на 20 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указыва­ют, например:

Приложение: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения в 3 экз.

В этом случае, если документ, являющийся приложением, сам име­ет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следую­щим образом:

Приложение: Приказ Минобразования от 20.11.2005 г. № 155 и

приложение к нему, всего на 25 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адре­са, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.

По-другому оформляется отметка о наличии приложения в норма­тивных актах или распорядительных документах. Как правило, прило­жения или утверждаются этими документами, или вводятся в действие. В соответствующем пункте второй части текста распорядительного документа или нормативного акта будет информация о приложении, например:

1. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной ко­миссии колледжа (приложение 1).

На самом приложении - Положении о постоянно действующей экс­пертной комиссии колледжа - на первом листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» (без кавычек) с указанием распорядитель­ного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 1

к приказу директора Технического

колледжа от 25.11.2006 г.

№135

Допускается слово «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать реквизит относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

государства и права РАН