И функциях документа

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»¹.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием² и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изм. от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических,

¹ ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -
М, 1998.-С. 1,п. 3.

² Там же. - С. 2, п. 32.

юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст. 5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения - это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей»¹.

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке»².

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»³.

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -
М., 1998.-С. 2, п. 22.

² Там же. - С. 2, п. 23.

³ Там же. - С. 2, п. 25.

и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей поли­функциональности, т. е. наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего со­циальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Но эта характеристика будет неполной, если изучать единичные документы. Социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, которые относятся к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и в пространстве.

Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно свя­занных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью доку­ментов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, чис­ло пользователей, меняется технология документационного обеспече­ния управления.

В управленческой функции документ выступает как средство уп­равленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, со­зданные для целей управления и в процессе его реализации, для обес-

печения процесса принятия решения. Документы, обладающие управ­ленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систе­матизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справ­ках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленчес­кие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управле­ния.

В правовой функции документ выступает как регулятор различ­ных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предпри­ятия, организации. Правовая функция документа выражается в фикса­ции, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Существует две группы документов, наделенных правовой функци­ей:

1) изначально обладающие ею;

2) приобретающие ее на время.

В первую группу можно включить документы, устанавлива­ющие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотноше­ния или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты пред­ставительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты ор­ганов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), су­дебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоря­жения, положения, уставы, инструкции, правила и др.), а также свиде­тельствующие о правоприменительной практике. Сюда же входят: до­говорные документы, т. е. документы, фиксирующие договорные отно­шения; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих пра­воотношения, но имеющих определенный правовой статус (метричес­кие свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения лич­ности и т. п.), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения и др.).

Ко второй г р у п п е можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, про­куратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит из­дание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тариф­ной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств доку­мент может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.

Неправовая документация используется как основание для приня­тия правовых актов. Так, плановая документация может быть основа­нием для принятия распорядительного документа, которым она утвер­ждается.

На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количе­ственную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйствен­ной деятельности государства, его органов власти и управления. Доку­менты, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифици­рованные формы, утвержденные государственными органами, в кото­рых заранее разработана определенная структура представления информации.

Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оператив­ный - находят свое выражение путем составления статистических, фи­нансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информаци­онно-справочных документов. Учет необходим не только для выраже­ния количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее других документов показывают стадии пре­образования информации и ее использования.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи куль­турной традиции, культурного наследия. В документах отражается ин­формация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, мораль­ных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентаци-ях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комп­лекс документов, характеризующих определенную область деятель­ности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художествен­ного творчества, моральные и эстетические принципы на опреде­ленном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм пове­дения и др.

Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковеде­ние и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки бу­дет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой ин­формации, а также юридической, политической и культурной значимо­стью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функ­ция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции -информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исто­рического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, право­вая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).