Контрольные в о п р о с ы и задания

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2. Что включает в себя понятие «документ»?

3. Какие языки и способы документирования вы знаете?

4. Назовите современные виды носителей информации.

5. Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов?

6. Чем отличается документ личного происхождения от официального до­кумента?

7. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

8. Что понимается под полифункциональностью документа?

9. Назовите основные блоки (группы) функций документа. Чем характери­зуется каждый блок?

10. Как меняется действие функций во времени?

ГЛАВА 2. ПРИЗНАКИ И СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Документ - это документированная на материальном носителе ин­формация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ явля­ется «сложным объектом, представляющим собой единство информа­ции и материального (вещественного) носителя»¹. Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

¹ Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. — 4 - е изд., испр. — К.: о - в о «Знания», КОО, 2003. — С. 35.

К основным свойствам документа относят атрибутивность, функцио­нальность, структурность.

Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной систе­ме двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он суще­ствовать не может: информационной и материальной. Информацион­ная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материаль­ная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зре­ния материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность - это предназначенность документа для переда­чи во времени и в пространстве. О разнообразных функциях документа уже говорилось в предыдущей главе. Способность документа выпол­нять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источ­ник информации и как средство социальной документной коммуника­ции.

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляю­щих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ об­ладает определенной структурой, а документы одного вида имеют ти­повую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определя­ется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть со­ответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения.

Охарактеризуем основные признаки документа.

1. Наличие смыслового содержания. Содержание документа за­ключает в себе выделенную с определенной целью и/или по опреде­ленному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С нали­чием этой информации связаны определенные отношения или юри­дические последствия.

2. Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает дол­говременную сохранность документа, возможность многократного ис­пользования и перемещения информации в пространстве и во време­ни. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и органи­зационной формы структуры представления, зафиксированной на ма­териальном носителе информации (внутренняя форма). Таким обра­зом, форму документа можно определить как совокупность содержа­тельной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и распо­ложенных в определенном порядке и формате на материальном но­сителе.

3. Предназначенность для использования в социальной комму­никации, т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

4. Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например чер­новик, не может быть полноценным документом. Требование завер­шенности является относительным, так как существует ряд незавер­шенных сообщений, имеющих особое значение для научных иссле­дований.

Основные признаки документа, определяющие его родовое поня­тие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую класси­фикацию отдельных видов документов. При этом используются не толь­ко указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особен­ности их применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение; доказательное значение (юридическая сила); время появления документа; стадии изготовле­ния; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности; характер правоотношений; субъектность и т. д.

По назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

Подлинник (официального) документа - это «первый или единич­ный экземпляр официального документа»¹.

Дубликат документа ~ это «повторный экземпляр подлинника до­кумента, имеющий юридическую силу»².

Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»³.

Под юридической силой документа понимается «свойство официаль­ного документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком офор-мления»⁴. Юридическую силу копия приобретает только после ее заве­рения в соответствии с установленными правилами.

По юридической силе документы могут быть подлинными и под­ложными.

Подлинный документ - это «документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или вы­явленные иным путем, подтверждают достоверность его происхожде-ния»⁵.

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -
М., 1998.-С. 2, п. 27.

² Там же. - С. 2, п. 28.

³ Там же. - С. 2, п. 29.

⁴ Там же. - С. 2, п. 25.

⁵ Там же. - С. 2, п. 26.

Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый до­кумент, изготовленный с соблюдением установленной формы; или под­линный документ с частично измененными реквизитами.

Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ:

подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания);

подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий сло­ва или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или ре­дактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержа­ния);

подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени созда­ния, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсифи­кация состава бланка).

По времени появления документов во внешней среде различают ори­гиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как пра­вило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведе­ния подлинников в целях их размножения являются копиями.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­мость создания «умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составля­емых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общеприня­той классификации документов.