Документальное подтверждение расходов

Расходы принимаются в целях налогообложения, если они документально подтверждены. Для документального подтверждения расходов налогоплательщики должны использовать документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, а в случаях, когда расходы были произведены на территории иностранного государства – оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в этом государстве. Для документального подтверждения расходов могут также применяться документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (в том числе таможенные декларации, приказы о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором).

Документы считаются оформленными в соответствии с законодательством РФ, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утверждаемых Госкомстатом РФ (налогоплательщик может добавлять необходимые ему реквизиты). В настоящее время унифицированная форма предусмотрена практически для большинства наиболее часто встречающихся документов, за исключением актов об оказании услуг.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно, но должны содержать обязательные для любого первичного документа реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». К таким реквизитам относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- подписи этих должностных лиц.

Помимо перечисленных реквизитов в первичных документах также должны быть расшифровки подписей лиц, подписавших документы. Это следует из взаимосвязанного прочтения ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина РФ № 34н от 29.07.1998.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом МФ РФ от 29.07.1998 № 34н).