Организация защиты коммерческой тайны

Основой безопасности коммерческой тайны является уровень культуры и производственной (служебной) дисциплины сотрудников. Имеется в виду культура ведения научно-технических разработок, технологическая культура, культура обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну.

При рассмотрении вопросов организации защиты тайны ключевое значение имеет соотношение ущерба, который может быть нанесен предприятию в результате утечки соответствующей информации, и затрат (финансовых, материальных, временных и иных), с которыми сопряжена защита этой информации.

Концепцию, обеспечивающую особую устойчивость и доходность бизнеса, имеет смысл держать в тайне на всех этапах развития предприятия, даже при появлении у конкурентов более эффективной концепции. Получение такого рода информации конкурентами имеет зачастую своим следствием успешное применение ими методов криминальной конкуренции, дезорганизующих деятельность предприятия, снижающих устойчивость и доходность его бизнеса.

Концептуальную информацию научно-технического характера целесообразно рассматривать как коммерческую тайну, главным образом, до появления у предприятий-конкурентов аналогичных решений с тем же функциональным назначением, имеющих близкий или более высокий уровень качества.

Доступ к такого рода тайне концептуального характера должны иметь работники предприятия, осуществляющие руководство разработкой аналогичных изделий на перспективу, а также организующие использование уже созданных образцов. Указанным лицам должно быть предоставлено право знакомить подчиненных работников с концептуальной информацией в полном объеме или в ограниченных пределах - по их усмотрению.

После появления аналогичных изделий или иной продукции у других предприятий, выступающих в качестве конкурентов, научно-техническая информация концептуального характера защищаться как коммерческая тайна, в большинстве случаев, не должна. Доступ к ней целесообразно предоставить всем специалистам предприятия. При таком подходе излишние усилия по защите сведений не затрачиваются и сотрудники предприятия могут использовать в работе концептуальную информацию, не составляющую коммерческой тайны, без всяких ограничений.

Важнейшим принципом защиты организационной, технологической, параметрической и эксплуатационной информации, представляющей собой коммерческую тайну, является прежде всего ограничение доступа к сведениям, которые позволяют несанкционированно повторить результат соответствующей процедуры, выдержать технологические параметры, достигнуть определенных характеристик продукции, эффекта утилизации (скорости, экологической чистоты) и т.д.

Для технологической информации научно-технического характера защита от несанкционированного доступа должна обеспечиваться также до появления у предприятий-конкурентов технологий такого же качества или еще более высоких того же назначения. Защиту этой информации рекомендуется строить на основе распределения "изюминки" по конструктивным особенностям технологического оборудования.

Зачастую нецелесообразно отражать в документах в явном виде соответствующие нюансы технологии (режимы обработки, технологические приемы, присадки, технологические среды и т.д.), используя принцип "ноу-хау" ("знаю, как"). Значение параметра, определяющего уровень технологии, может быть задан зачастую через другие процессы и параметры, информационно с ним связанные, но не составляющие тайны.

Известны случаи успешного использования в целях защиты процедур бытового, а также культового характера, внешне не имеющих непосредственного отношения к защищаемому технологическому процессу, которые, на первый взгляд, отдают дань традициям, национальным или религиозным особенностям местного населения и т.д., а на самом деле и составляют “соль” процесса.

Параметрическую информацию в области науки и техники целесообразно защищать только в той части параметров, в которой достигнут выигрыш по сравнению с параметрами изделий (продукции) конкурентов. В фирменных документах общего пользования следует обозначать параметрическую информацию в виде значений параметров не выше тех, о которых имеет представление конкурент.

Подобного рода принципы целесообразно использовать как основу защиты эксплуатационной информации. Максимальные меры секретности должны приниматься в случае, когда предприятия-конкуренты имеют одинаковые или близкие уровни организации работы и технологической культуры производства.

Степень реальной секретности прикладной концептуальной, технологической или параметрической информации предприятия падает по мере роста его отрыва от конкурентов, прежде всего, в уровне организации работы, а также в уровне технологической культуры. При значительном отрыве отстающие конкурирующее предприятие, даже располагая концептуальной, технологической или характеристической информацией, реально не в состоянии ее использовать до того, как она устареет для предприятия - лидера.

Как следствие, предприятие, обладающее существенными преимуществами концептуального или технологического характера, имеет возможность стремиться к минимизации объема секретов с тем, чтобы не понизить в связи с реализацией режима секретности оперативность и качество внутрифирменного управления, а также не упустить время в соревновании за уровень новых собственных научно-технических разработок.

При идентификации параметрической информации необходимо обращать особое внимание на другие, информационно связанные с ней параметры, которые сами по себе не составляют коммерческой тайны. В отдельных случаях с использованием такого рода, казалось бы, малозначительных параметров может быть составлено довольно точное представление о защищаемой коммерческой тайне. Известен пример того, как во время второй мировой войны американские аналитики, получив в свое распоряжение вешалку для одежды с нового немецкого бомбардировщика, определили его основные тактико-технические характеристики.

В целях безопасности тайны указанные малозначительные параметры целесообразно защищать как конфиденциальную (служебную) информацию, имея в виду, что для получения на основе их анализа сведений относительно самой тайны, потребуется приложить значительные усилия квалифицированных специалистов, что сопряжено с большими затратами и не всегда осуществимо.

Защита коммерческой тайны предприятия осуществляется силами самого этого предприятия. Информация подлежит защите в том случае, если эффективность ее использования, а значит ценность зависит от сохранения в тайне от предприятий-конкурентов.

Вместе с тем коммерческая тайна, имеющая особо важное значение не только для предприятия, но и для государства, может быть взята под защиту правоохранительными органами, особенно если к ней проявляют интерес иностранные спецслужбы.

Нецелесообразно препятствовать распространению информации о предприятии следующего характера: подготовленной для рекламы; свидетельствующей о значительном превосходстве предприятия перед конкурентами в уровне организации работы, а также в уровне технологической культуры; позволяющей сделать вывод о трудности преодоления системы безопасности предприятия.

Правовую основу защиты коммерческой тайны составляют: Закон РФ от 5.03.1992 г. “О безопасности”, Закон РФ от 24.12.1990г. “О собственности в РСФСР”, Закон РФ от 3.07.1991г. “О приватизации государственных и муниципальных предприятий РСФСР”, Закон РФ от 22.03.1991г. “О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках”, Уголовный кодекс РФ, Постановление Правительства РСФСР от 5.12.91 г. N 35 “О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну”.

Предприятие имеет право не предоставлять информацию, содержащую коммерческую тайну. В перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, входят: учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав; документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты); сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему; документы о платежеспособности; сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных мест; документы об уплате налогов и обязательных платежах; сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба; сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

До и в процессе приватизации государственных и муниципальных предприятий запрещено относить к коммерческой тайне также данные: о размерах имущества предприятия и его денежных средствах; о вложении средств в доходные активы (ценные бумаги) других предприятий, в процентные облигации и займы, в уставные фонды совместных предприятий; о кредитных, торговых и иных обязательствах предприятия, вытекающих из законодательства России и заключенных ею договоров; о договорах с кооперативами, иными негосударственными предприятиями, творческими и временными трудовыми коллективами, а также отдельными гражданами.

В соответствии с постановлением его действие не распространяется на сведения, относимые международными договорами к коммерческой тайне, а также на сведения о деятельности предприятия, которые согласно действующему законодательству составляют государственную тайну.

Предприятие обязано знакомить с такого рода информацией: налоговые органы; санитарно-эпидемиологические станции; правоохранительные органы (суд, прокуратура, органы внутренних дел и др.), прежде всего, в случае возбуждения уголовного дела; а также в иных предусмотренных законом случаях.

Претендовать на получение этих сведений могут в определенных случаях: аудиторские фирмы; профсоюзные организации; общественные организации, действующие в сфере экологии; государственные организации и частные фирмы, а также частные лица, заключающие с предприятием сделку. Непредставление сведений и, тем более, предоставление ложных сведений в соответствующих случаях является признаком недобросовестности предпринимательской структуры.

Нормативные акты, определяющие функции государственных органов (налоговой службы, налоговой полиции, Госторгинспекции, Росстрахнадзора и др.), указывают на необходимость сохранения коммерческой тайны, тайны сведений о вкладах физических лиц и другой информации, полученной при исполнении служебных обязанностей, наказуемость разглашения этих данных в какой-либо форме или использования их в корыстных целях (См., например, Закон РФ "Об основах налоговой системы"; Закон РФ "О федеральных органах налоговой полиции"; Закон РФ "О страховании"; Постановление СМ РФ от 27.05.93 г. N 501; Письмо МФ РФ от 6.07.92 г. N 53 "О сделках с ценными бумагами"; Приказ Росстрахнадзора от 3.08.93 г. N 02-02/21). Для предотвращения несанкционированного распространения информации, составляющей коммерческую тайну и ставшей известной партнеру, целесообразно в договоре предусмотреть запись о том, что контрагент обязуется сохранять всю предоставленную ему в связи с исполнением договора секретную информацию в тайне, а все документы, содержащие сведения закрытого характера, возвратить в обусловленные сроки.

В состав нормативно-правовой базы предприятия по защите коммерческой тайны целесообразно включать следующие документы: Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну; Положение о порядке обеспечения безопасности коммерческой тайны; должностные инструкции сотрудников, допущенных к работе с коммерческой тайне; Памятку работнику о защите коммерческой тайны; Договорное обязательство при приеме на работу сотрудника; совокупность документов, подготавливаемых на случай возможного увольнения работников, имеющих доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну определяется руководителем предприятия. Структурно перечень следует строить из частей, соответствующих видам тайны, - концептуальная, организационная, технологическая, параметрическая и эксплуатационная коммерческая тайна. В пределах каждой из частей, при необходимости, могут быть выделены разделы следующего характера: управление предприятием, планирование деятельности; производство; кредитно-финансовая сфера; маркетинг; партнеры; контракты; деловые переговоры; цены; научные исследования и опытно-конструкторские разработки; используемые технологии.

Положение о порядке обеспечения безопасности коммерческой тайны включает в себя следующие разделы: порядок определения грифа, ограничивающего распространение информации; порядок допуска работников к работке с информацией, составляющей тайну; обязанности сотрудников, допущенных к работе с информацией, составляющей тайну; принципы организации режима работы с информацией, составляющей коммерческую тайну.В положении указывается, какие на предприятии введены грифы ограничения доступа к информации. Единых требований по обозначению грифов не имеется. На практике применяются, в частности, следующие: “фирменный секрет”, “конфиденциально”, “для служебного пользования”, “тайна предприятия”, “коммерчески ценная информация”, “сведения ограниченного распространения”. Предпочтительным представляется использование в качестве базового грифа “коммерческая тайна”. Определение необходимости присвоения информации грифа производится на основании Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну для предприятия исполнителем и лицом, подписывающим документ. Сроки действия грифа могут определяться в каждом конкретном случае как “бессрочно”, “до даты”, “до завершения НИР” и другими подобными способами.

На первом листе документа указывается его гриф и номер экземпляра. На обратной стороне последнего листа дается рассылка, в которой фиксируется: количество отпечатанных экземпляров, адреса, в которые предполагается направить экземпляры документа, фамилии лиц, исполнивших и отпечатавшего документ, телефон исполнителя, срок действия грифа.

Решение вопросов рассекречивания информации возлагается обычно на экспертную комиссию, в состав которой включаются представители службы безопасности и заинтересованных структурных подразделений предприятия.

Допуск работников к работке с информацией, составляющей коммерческую тайну, осуществляется первым лицом предприятия (директором, президентов и т.д.), его заместителями и руководителями структурных подразделений. Для принятия решения о допуске работника к информации, составляющей тайну, необходимо его предварительное изучение в течение испытательного срока.

К работе с коммерческой тайной допускаются работники, прошедшие испытательный срок, только после изучения ими требований соответствующих документов по защите тайны предприятия, сдачи зачетов на знание изложенных в них требований, оформления ими в письменном виде обязательств по ее неразглашению. Допуск работников к работе с делами, имеющими гриф, осуществляется на основании вкладываемого в дело списка допущенных, заверенного подписью руководителя подразделения. Допуск к работе с «грифованными» документами - в соответствии с письменными резолюциями руководителей подразделений предприятия.

Важнейшие обязанности работников, допущенных к работе со сведениями, оставляющими коммерческую тайну, состоят в следующем: строго хранить тайну, ставшую им известной в связи с выполнением служебных обязанностей, либо от других работников фирмы; принимать меры по пресечению действий других лиц, которые могут привести к утечке информации; о фактах несанкционированного доступа к охраняемой информации, либо о создании предпосылок к этому немедленно сообщать непосредственному руководителю и сотруднику службы безопасности предприятия; не использовать секреты предприятия в личных целях; знакомиться только с теми закрытыми документами, к которым получен допуск в связи с выполнением служебных обязанностей; при подготовке документов, содержащих охраняемые сведения, ограничиваться минимально необходимым их составом; неукоснительно соблюдать порядок учета и хранения носителей информации (печатные документы, магнитные носители, образцы и т.д.).

Принципы организации режима работы с документами, которые содержат информацию, составляющую коммерческую тайну, состоят в следующем: документы, содержащие охраняемые сведения, как входящие, так и исходящие, подлежат обязательной регистрации; учитываются также все копии, документа, полученные при его размножении. Отсутствие грифа предполагает, что исполнитель и руководитель, подписывающий документ, предусмотрели все возможные последствия от его свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности; рассылка документов с грифом осуществляется строго на основании резолюций соответствующих руководителей предприятия, с указанием регистрационных номеров; документы с грифом после исполнения группируются в специальные дела; при использовании технических средств связи передача сведений, составляющих тайну, допускается только по закрытым каналам.

Памятка работнику о защите коммерческой тайны должна содержать в очень краткой форме (на 1-2 листах) следующее: основные обязанности и права работника в связи с необходимостью защиты коммерческой тайны; ключевые моменты, определяющие режим секретности проводимых работ; перечень основных документов предприятия, регламентирующих порядок обеспечения безопасности тайны.

В трудовой договор с работником при приеме на работу целесообразно внести следующие обязательства: в период работы на предприятии не разглашать сведений, составляющих коммерческую тайну, которые стали известны работнику в связи с выполнением им служебных обязанностей; выполнять в точности относящиеся к работнику требования приказов и иных документов по защите коммерческой тайны, с которыми он ознакомлен; в случае увольнения не разглашать и не использовать известные работнику фирменные секреты в личных интересах, или в интересах других физических или юридических лиц.

Необходимо предусмотреть также запись о том, что работник предупрежден о материальной, дисциплинарной, административной и уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством в случае нарушения им указанных обязательств. В обязательном порядке оговорить срок действия ограничений, связанных с необходимостью защиты коммерческой тайны предприятия.

Документы, подготавливаемые на случай возможного увольнения работников, имеющих доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, предназначены для предотвращения разглашения защищаемых сведений и имеют форму соглашения, анкеты, заявления, либо иную. Подобного рода документы имеют юридическое значение для возможного разбирательства дела о разглашении тайны в суде. К их числу относятся, например: "Соглашение о частной информации и изобретениях"; "Соглашение, ограничивающее конкурирующую деятельность"; "Соглашение о сохранении коммерческой тайны"; "Условия секретности и передачи изобретений для консультантов или независимых контракторов"; "Анкета беседы перед приемом на работу"; "Заявление поступающего касательно посторонней частной информации"; "Заявление увольняющегося работника"; "Инструкция работнику в отношении собственной информации предприятия"; "Анкета беседы при увольнении"; "Соглашение об отделении"; "Письмо уволившемуся работнику"; "Письмо новому нанимателю уволившегося работника".