Организация проведения деловых переговоров

Переговоры предназначены для достижения соглашения между людьми, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы.

Переговоры предназначены для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Обобщенная схема проведения переговоров включает следующие этапы.

1. Подготовка переговоров.

Подготовка к переговорам предполагает не только усвоение предмета переговоров, но и достаточно полное изучение проблемы, связанной с ним.

Переговоры с представителями фирм можно условно разделить на две группы:

- для получения информации по предложению или запросу без подписания контракта;

- для согласования и подписания контракта.

2. Проведение переговоров.

В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы: вариационный метод; метод интеграции; метод уравновешивания; компромиссный метод.

Вариационный метод применяется при подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противоположной стороны). Пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные интересы и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

Метод интеграции предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающей отсюда потребности в развитии кооперации.

Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов следует добиваться соглашения поэтапно.

Приведенные методы ведения переговоров носят общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение:

-встреча и вхождение в контакт;

-привлечение внимания участников переговоров (начало деловой части переговоров);

-передача информации;

-детальное обоснование предложений (аргументация).

3. Решение проблемы (завершение переговоров).

В ходе переговоров вырабатывается общее решение. Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров. Деловой протокол включает в себя организацию встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, вручение сувениров, удовлетворение культурных запросов гостей, ношение определенной формы одежды и т.п. Для решения этих вопросов в организации целесообразно создать протокольную группу — два-три человека, которые и будут заниматься этими формальностями.

4. Анализ итогов деловых переговоров.

Переговоры можно считать завершенными, когда тщательно и ответственно проанализированы их результаты, приняты необходимые меры для их реализации, сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров. Анализ переговоров предполагает:

-сравнение целей переговоров с их результатами;

-определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;

-деловые, личные и организационные выводы относительно будущих переговоров или продолжения проводившихся.

Переговоры считаются завершенными, если их результаты подверглись тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.