Механізм функціонування закупівельної логістики

У промислово розвинених країнах існує відпрацьований більш-менш стандартний механізм матеріально-технічного забезпечення (рис.6.1). Зовнішнє коло показує послідовність подій при типовій взаємодії. Внутрішнє показує 5 правил закупівлі, які варто відтворювати на всіх фазах процесу поставки.

Рисунок 6.1 - Механізм матеріально-технічного забезпечення

Традиційна система організації матеріального постачання в розвинутих странах, як і в Україні, заснована на принципі зберігання запасів. У цьому випадку потрібно оформлення документа про одержання необхідних для виробництва матеріалів на складі підприємства, де ці матеріали підбираються і передаються одержувачеві або доставляються прямо на робочі місця. У випадку, якщо необхідні матеріали відсутні на складі підприємства, робиться запит в орган закупівель. На основі запиту закупівельний орган оформлює замовлення і посилає його постачальникові. Постачальник приймає замовлення і забезпечує відправлення товарів. На підприємство-замовник відправляються великі партії матеріалів, як правило, автомобільним або залізничним транспортом. Замовлені вантажі по їхньому надходженню приймають на центральному приймальному пункті компанії. Тут перевіряється якість матеріалів, їхня відповідність заявці по кількості і номенклатурі. Після оформлення відповідних документів про надходження товарів вони доставляються на окремі виробництва або склади підприємства.

Оформлення і обробка численних бланків займають багато часу, що приносить значний збиток замовникам, що очікують матеріали. Тривалість циклу організації поставки веде до можливих помилок у виконанні замовлень. Деякі помилки виявляються тільки тоді, коли матеріали вже доставлені за призначенням. Обробка цієї численної сукупності формулярів передбачає наявність відповідного персоналу і тягне значні витрати.

Добре зарекомендувала себе на практиці в матеріально-технічному постачанні виробництва система договорів з фірмами-посередниками. Система була розроблена і застосована у Германії на початку 1980-х років. Структура її має меншу кількість ланок, істотно спрощене проходження запитів і викликаних ними матеріальних потоків. Система забезпечує набагато більш короткі зв'язки між постачальником і споживачем продукції, ніж та, що описана вище. Закупівельні органи компанії і склади розвантажуються від рутинної роботи. Функції відбору і доставки вантажів переходять до постачальника, яким є не виробник сировини і комплектуючих, а оптова торговельна компанія, що виконує розподільні функції, що має торговельні склади і є посередником між промисловими підприємствами.

Система договорів у матеріально-технічному постачанні має ряд переваг перед традиційною. Насамперед це скорочення діловодства, а отже, адміністративних витрат. Однак головний виграш для споживачів - можливість відмовитися від власної, часто розпорошеної системи складів. Система договорів дозволяє вивільнити капітал, заморожений у запасах. Практика використання цієї системи у Германії показала, що скорочення видатків на зберігання і транспортування коливалося в межах 5-20% від ціни поставки матеріалів. Підприємства, на які виконуються поставки, при одержанні помітної економії погоджуються на більш високі ціни на різні послуги, що надаються постачальником. У ряді випадків оптові склади пропонують послуги, які безпосередньо впливають на технологічні процеси підприємства-замовника. Наприклад, виконується підбір різних комплектів деталей, розкрій сталевого прокату та інше.

Особливо важливим моментом у матеріально-технічному постачанні по договорах є можливість організації термінових поставок. Необхідний матеріал може бути доставлений замовникові протягом 24 годин через торговельну організацію, що має у своєму розпорядженні різноманітний асортимент зразків на складі. Добре організований склад торговельної посередницької фірми може покрити до 90% попиту на матеріали.

В умовах розвиненого ринку головна проблема логістичної ланки постачання полягає в тому, що ринкова потреба постійно змінюється в проміжку часу між початком поставок і використанням компонентів. Це призводить до ситуації, коли строки поставок можуть бути відсунуті через те, що з виробництва і від постачальників надходять матеріальні ресурси, у яких немає більше потреби, у той час як не вистачає інших компонентів для виконання поточних замовлень клієнтів.

Останнім часом розроблено ряд оперативних систем постачання, орієнтованих на конкретну потребу виробництва:

• метод «канбан» (розроблений у Японії з метою управління поставками в умовах потокового виробництва; враховує потребу, що виходить із кінцевого монтажу) – застосовується на машинобудівних підприємствах;

• система планування потреби в матеріалах (MRP), що охоплює планування на трьох рівнях: на першому рівні здійснюється програмне планування виробництва, на другому — визначення потреби та розподіл матеріалів, а на третьому - управління закупівлями (тут фактичне відхилення від плану передається через зворотний зв'язок на рівень планування і виникає замкнута система) (рис. 6.2);

• метод «точно в строк», за допомогою якого в результаті частих («дробових») поставок різко скорочуються накопичені запаси;

• система постачання по запитах, по якій з постачальниками укладаються типові контракти на тривалий період існування потреб, а дані по фактичній потребі запитуються на основі поетапного уточнення для конкретної поставки;

• метод прогнозних показників (партії закупівель формуються на певному рівні на базі прогнозованого попиту на кінцеву продукцію, а потім конкретний обсяг поставок приводиться у відповідність із реальним попитом на даний час);

Рисунок 6.2 - Система планування потреби в матеріалах

• електронно-інформаційний метод комунікації клієнта і постачальника на основі передачі необхідних даних, коли запит надходить у вигляді замовлення, а дані про поставку і транспортування уточнюються в прямому міжкомп’ютерному спілкуванні.

Правильній орієнтації політики закупівель служить ряд заходів, що встановлюють зв'язок між виробничою програмою, збутом і потребою в матеріалах. Для своєчасної закупівлі матеріалів складається прогноз збуту, якщо він не забезпечений замовленнями клієнтів. Прогноз - це вихідна ланка наступного планового ланцюга на підприємстві. Точність його складання має важливе значення для визначення розміру запасів, готовності до поставок і витрат на виготовлення продукту і його збуту. На основі прогнозу складається план збуту. Збут повинен балансуватися таким чином, щоб виникла поетапна виробнича програма, яку необхідно забезпечити матеріальними ресурсами. Ця виробнича програма служить введенням для наступного визначення потреб у матеріалах.

Найбільше поширення метод поставок «точно в строк» одержав у машинобудуванні при складальному виробництві. Характерним прикладом, що ілюструє головні особливості даного методу, є поставка автомобільних сидінь на складальний завод концерну «Мерседес-Бенц» (Германія) у м. Бремен. Поставки здійснює спеціалізоване підприємство - фірма «Кайнер-Рекаро», розташоване в 6 км від основного виробництва. Попереднє планування закупівель здійснюється на строк до 6 місяців від початку поставки і включає інформацію про приблизні потребу і типорозміри комплектуючих. Фаза уточнення поставок починається за 15 днів до початку зборки конкретної партії автомобілів. Тут уточнюються кількість, типорозміри і обробка необхідних сидінь.

Виходячи з конкретних замовлень споживачів, складальний завод за тиждень до початку випуску чергової партії автомобілів формує виробничу програму, на підставі якої субпостачальник організує свій виробничий процес. З початком зборки конкретний (синхронний їй) запит на сидіння відправляється на завод для точного узгодження темпу основного виробництва і темпу зборки і відправлення сидінь. Максимум через 6 годин після початку зборки конкретного автомобіля на відповідний пост складального виробництва надходить і вбудовується в автомобіль замовлений комплект сидінь.

Як видно з наведеного прикладу, умови діяльності закупівельних структур у рамках оперативного постачання сильно міняються в порівнянні із традиційними. Наприклад, в українських компаніях зазвичай використовуються наступні основні види постачальницької діяльності по закупівлях: визначення партії, що закуповується; вибір постачальників; оцінка постачальників; організація приймального контролю; процес переговорів і укладання контракту; визначення способу транспортування і пакування; оформлення документів.

В оперативному постачанні існують відмінності від традиційного, які наведені нижче:

- у традиційному постачанні закупівля здійснюється більшими партіями з менш частими поставками, а в оперативному - дрібними партіями і частими поставками;

- при оцінці постачальника традиційними методами увага приділяється якості товару, організації поставки і ціні (при цьому допускається до 2% браку). В оперативній системі при тих саме умовах брак зовсім неприпустимий;

- головна мета переговорів і укладання контракту в традиційному постачанні - мінімально можлива ціна, а в оперативному - досягнення високої якості товару шляхом підписання довгострокового контракту і встановлення прийнятної ціни;

- вибір постачальника в традиційній системі припускає наявність безлічі джерел, а в оперативній - найчастіше є єдине джерело поставки даного виду матеріалу і система планування потреби в матеріалах за довгостроковим контрактом;

- приймальний контроль в традиційній системі організує покупець, він же несе за нього відповідальність. У новій системі рахунковий і приймальний контроль скорочені (а в ідеалі ліквідовані зовсім), а відповідальність лягає на постачальника;

- традиційною метою вибору способу транспортування було забезпечення низької ціни на транспорт і надійність вивозу, при цьому графік вивозу встановлював постачальник. У новій системі графік поставок встановлює покупець;

- оформлення документів - процедура, що вимагає багато часу і погоджень при традиційному підході, коли зміни дати і розміру поставки спричиняють нове замовлення на поставку. При оперативній системі документації менше, час і розмір поставок погоджуються по телефону;

- умови на пакування товару також міняються. Відповідно до традиційного підходу пакування кожного виду деталей і їхня нумерація зазвичай проводяться при відсутності чіткої характеристики утримання товару. У нових же умовах для пакування використовуються стандартні контейнери невеликого розміру, які містять точну кількість матеріалу або деталей і їх точні експлуатаційні характеристики.

У зв'язку з тим, що традиційно покупець на західному ринку має численні джерела поставок, процес переговорів про укладання контракту головним чином ставить мету одержати найменшу ціну. Основною причиною цього є прагнення мінімізувати витрати в умовах твердої заданості параметрів товару, що закуповується. Важлива сторона ухвалення рішення - короткостроковість контракту і можливість його розірвання через підвищення цін. Зовсім протилежні принципи покладаються при постачанні за оперативною схемою. Покупець тут прагне скоротити кількість джерел поставок, і учасники переговорів шукають для обох сторін «справедливу» ціну товару, що закуповується. Технічні нововведення і раціоналізація виробництва товару, що поставляється, заохочуються. Особлива увага приділяється якості по головному фактору при укладанні контракту. Договори набувають довгостроковий характер завдяки проведенню додаткових переговорів, що коректують ціну і технічні характеристики.

Метод оперативного постачання через єдиного постачальника викликає жваві дискусії серед фахівців. При цьому під словом «єдиний» розуміється не унікальний постачальник, що монопольно постачає товар, а одне джерело задоволення запиту покупця. Які ж аргументи приводять супротивники такого підходу? По-перше, посилаються на ненадійність системи, коли через страйк або інший зрив виробництва можуть виникнути проблеми з поставками. Другий аргумент полягає в безваріантності позиції споживача у відносинах з єдиним партнером, у результаті чого покупець може виявитися «у владі» постачальника. Обидва аргументи досить вагомі, однак вважається, що, застосовуючи систему розумного врахування взаємних інтересів, налагоджуючи з постачальниками партнерські відносини і поряд із цим маючи резервних постачальників, можна звести ризик до мінімуму.

Як ми вже відзначали, при традиційній схемі відносин організація-покупець одержує максимально можливу кількість необхідних матеріалів з декількох джерел. В основі такої стратегії лежить прагнення гарантувати безперебійність постачання у випадку ускладнень із одним з постачальників, а також розрахунок на природну оптимізацію цін під впливом чинників ринкової конкуренції. При всій визначеності такого підходу в багатьох випадках досвід свідчить про те, що в умовах, які склалися на сучасних західних ринках, встановлення механізму поставок з одного джерела дозволяє скоротити витрати, які несе постачальник, знизити ціну, що платить покупець, і підвищити якість, у чому зацікавлені обидві сторони.

Встановлюючи ефективне партнерство з компанією, що виступає єдиним джерелом постачання, покупець насамперед забезпечує добре налагоджений канал зв'язку з постачальником. Від покупця до постачальника йде стабільний потік точної інформації про необхідні поставки. У свою чергу, постачальник надає необхідні відомості про свої технічні можливості і альтернативні варіанти дій. Причина зниження витрат - у зменшенні витрат постачальника на виконання замовлень, транспортування і вантажно-розвантажувальні роботи. Найчастіше можна простежити зв'язок між встановленням названого вище партнерства і зниженням витрат на забезпечення якості продукції в результаті зменшення обсягу забракованих і повернутих постачальникові матеріалів. Зниження витрат може також наступити внаслідок реалізації програм підвищення якості, які часто випереджають встановлення партнерських відносин.

Розглянуті підходи до організації матеріально-технічного постачання не вичерпують все різноманіття практичної діяльності в цій області в країнах з ринковою економікою. Поряд із цим різні види виробництва, розмаїття економічної, географічної і політичної ситуації становлять об'єктивні підстави для подальших змін у методах, технології і механізмах матеріального забезпечення виробничої діяльності. Однак єдність цілей матеріального забезпечення і глибокі інтеграційні процеси, які відбуваються в цей час в економіці індустріально розвинених країн, зближують також і методи рішення завдань по матеріально-технічному постачанню виробництва.

Планування закупівель

Логістика закупівель (постачання), що є першою логістичною підсистемою, є процесом руху сировини, матеріалів, комплектуючих і запасних частин з ринку закупівель до складів підприємства. Ефективне планування і інформаційне логістичне обслуговування дозволяють зняти протиріччя між необхідністю безперебійного постачання виробництва і мінімізацією складських запасів.

Для ефективного функціонування логістики закупівель необхідно знати, які саме матеріали необхідні для виробництва продукції, скласти план закупівель, що забезпечує погодженість дій всіх відділів і посадових осіб підприємства у вирішенні наступних завдань постачання:

• аналіз і визначення потреби, розрахунок кількості матеріалів, що замовляються;

• визначення методу закупівель;

• погодженість ціни і укладання договору;

• встановлення контролю за кількістю, якістю і строками поставок;

• організація розміщення товарів на складі.

Розглянемо більш детально методи вирішення наведених вище завдань.