Завдання і функції закупівельної логістики

ЗАКУПІВЕЛЬНА ЛОГІСТИКА

6.1 Завдання і функції закупівельної логістики

6.2 Механізм функціонування закупівельної логістики

6.3 Планування закупівель

6.4 Вибір постачальника

Завдання і функції закупівельної логістики

У країнах з ринковою економікою основною метою закупівельної логістики є задоволення потреб виробництва в матеріалах з максимально можливою економічною ефективністю. Однак її досягнення залежить від рішення цілого ряду завдань. В узагальненому виді ці завдання можна згрупувати в такий спосіб.

1. Витримування обґрунтованих строків закупівлі сировини і матеріалів (закуплені раніше наміченого строку є додатковим навантаженням на оборотні фонди підприємств, а запізнення в закупівлях може зірвати виробничу програму або привести до її зміни).

2. Забезпечення точної відповідності між кількістю поставок і потребами в них (надлишок або недостатня кількість товарно-матеріальних ресурсів, що поставляються, також негативно впливає на баланс оборотних фондів і стабільність випуску продукції і, крім того, може викликати додаткові видатки при відновленні балансового оптимуму).

3. Дотримання вимог виробництва по якості сировини і матеріалів.

Основу економічної ефективності закупівельної логістики становлять пошук і закупівля необхідних матеріалів задовільної якості за мінімальними цінами. При вивченні ринку, що проводиться відповідними відділами фірм, питання цін - головне, але істотну роль також відіграє аналіз інших факторів, у тому числі можливих логістичних видатків і строків поставок. Таким чином, для оптового покупця необхідно точно розрахувати витрати. Хоча ступінь впливу постачальницьких витрат на рівень загальних виробничих витрат у трудомістких і капіталомістких галузях не настільки великий в порівнянні з іншими галузями економіки (особливо матеріаломістких), розрахунок витрат на придбання сировини і матеріалів багато в чому визначає подальшу стратегію виробництва і збуту кінцевої продукції.

У західній практиці закупівельної діяльності вироблений ряд «загальних правил» або рекомендацій, які не тільки істотно полегшують відносини з постачальниками і банківською сферою, але і усталюють положення компанії, створюють умови для виживання в конкурентній боротьбі. Цей своєрідний кодекс характеризує етичні норми партнерства. Він може бути коротко сформульований у такий спосіб: в основі успішної підготовки і виробництва продукції (за інших рівних умов) лежать гарні відносини між підприємцем, з одного боку, і кредиторами і постачальниками, з іншого. Особливу увагу варто приділяти відносинам із кредиторами, оскільки їхня довіра у готовність допомогти особливо важлива.

У відносинах з постачальниками рекомендується дотримуватися декількох основних принципів:

• поводитися з постачальниками так само, як із клієнтами фірми;

• не забувати демонструвати на ділі спільність інтересів;

• знайомити постачальника зі своїми завданнями і бути в курсі його ділових операцій;

• проявляти готовність допомогти у випадку виникнення проблем
у постачальника;

• дотримувати прийняті на себе зобов'язання;

• враховувати в діловій практиці інтереси постачальника;

• підтримувати по можливості стабільні контакти в діловій сфері.

На оптимізацію ланки логістичного ланцюга «закупівля» впливають не тільки зовнішні фактори, перераховані вище, але і внутрішні пріоритети, пов'язані з різним розумінням оптимальної діяльності і цілями інших ланок, що викликає необхідність пошуку економічних компромісів між різними структурними підрозділами фірм.

Розвиток нових галузей економіки і розширення пропозиції товарів на ринках промислово розвинених країн ускладнює функції сфери закупівель сировини і матеріалів. Успішне здійснення закупівель припускає наявність великої інформації про ринки, де вони здійснюються. Що ж стосується завдань дослідження ринку закупівель, то вони полягають в регулярному зборі і оцінці докладної інформації з метою визначення місткості ринку і створення передумов для оптимізації закупівель. Вихідним пунктом дослідження ринку повинна бути точно сформульована постановка проблеми. Поштовхом до проведення дослідження можуть стати міркування щодо розмірів витрат, змін у власній програмі збуту, використання результатів технічного прогресу, підвищення частки фірми на ринку, конкуренції, ненадійності постачальників, неясності розмірів пропозиції в майбутньому і багато чого іншого.

Мета проведення досліджень ринку закупівель сировини і матеріалів визначає одночасно і тип ринків, які повинні бути досліджені. Виділяють наступні їхні типи:

♦ безпосередні ринки (що забезпечують у цей час потреби в сировині і матеріалах);

♦ опосередковані ринки (ринки, що використовуються постачальниками);

♦ ринки замінників (повністю або частково замінних продуктів);

♦ нові ринки.

Отримана інформація повинна відображати такі ринкові категорії, як пропозиція, попит і ринковий баланс. На базі цієї інформації, як правило, дається відповідь на наступні питання:

• яка структура досліджуваного ринку або яка форма ринку має місце?

• як організований досліджуваний ринок або як протікає балансування попиту та пропозиції?

• яким чином будуть розвиватися структура і організація ринку?

Для того щоб можна було глибше усвідомити зміст перерахованих питань і одержати на них достовірні відповіді, інформація часто подається в трьох аспектах:

♦ сучасний аналіз ринку («моментальний знімок»);

♦ динаміка зміни кон'юнктури ринку;

♦ прогнози зміни ринку.

При проведенні аналізу важливим інструментом дослідження ринку закупівель товарів виробничого призначення є запити потенційних споживачів. Використовуючи запити, ринок можна зорієнтувати на потенційний попит. Дослідження ринку закупівель сировини і матеріалів можуть розглядатися всередині підприємства і як засоби рішення проблем, що виникають у наукових дослідженнях і конструкторських розробках, які пов'язані з характеристиками нової сировини і комплектуючих. Крім того, необхідно мати на увазі, що важлива інформація про зміни в тенденціях розвитку ринку закупівель сировини і матеріалів може бути отримана на основі внутрішньозаводської або внутрішньофірмової звітності.

Вивчивши ринок і зупинившись на яких-небудь конкретних постачальниках, відділ закупівель зобов'язаний визначити потреби підприємства або фірми в конкретних поставках. Визначення потреб ґрунтується на стратегії управління запасами. Зазначимо основні принципи визначення потреб. Насамперед визначення потреб означає виявлення товарів і послуг по їхній якості, кількості, в основному, двома методами: 1) шляхом визначення потреб на основі замовлень і 2) планомірного визначення потреб на основі видатків. Визначення потреб на основі замовлень, наприклад, у машинобудуванні, відбувається шляхом розкладання специфікацій на окремі комплектуючі з обліком уже наявних складських запасів. Первинними потребами тут є потреби в готових виробах, вторинними - у вузлах, з яких комплектуються вироби, третинними - у деталях, з яких складаються вузли. Строки задоволення наступних потреб визначаються на основі строків закупівлі попередніх.

Якщо потреби на основі замовлень не можуть бути визначені або застосування цього методу недоцільно, то використовують метод визначення потреби на основі видатків або минулого досвіду. Прогнозована потреба в цьому випадку визначається за допомогою найпростіших розрахункових методів. На додаток до них на практиці часто користуються інтуїтивними методами прогнозу - насамперед у тих випадках, коли видатки не мають сезонних коливань і не піддаються впливам яких-небудь зовнішніх факторів.

Найважливіший елемент у політиці закупівель - аналіз ціни товарів, що закуповуються. Для аналізу ціни закупівель, так само як і аналізу вартості власного виробництва, використовуються різні види розрахунків:

♦ простий метод калькуляції (показник загальних витрат ділиться на показник виробленої продукції);

♦ калькуляція за еквівалентними показниками (витрати дробляться по окремих статтях і беруться усереднено);

♦ постійна калькуляція (точний облік витрат по кожній операції на базі АСУ).

Аналіз цін враховує також додаткові роботи і послуги, наприклад, проведення консультацій, підготовку документації, упакування, мита, транспортування і ін. При цьому застосовуються наступні види аналізу ціни:

♦ аналіз ціни на всіх стадіях - від виникнення продукту до його надходження споживачеві (постатейною калькуляцією визначають ціну нетто, включаючи заготівельні видатки);

♦ аналіз ціни, розрахованої по загальній вартості зроблених робіт і послуг (тут додатково враховують видатки на контроль, зберігання, фінансування);

♦ аналіз ціни на основі корисності продукту (на базі суб'єктивних оціночних критеріїв визначається, скільки даний продукт або послуга можуть коштувати на ринку);

♦ аналіз ціни при тенденції до підвищення цін на аналогічні товари (за допомогою розщеплення витрат на первинні, які використовуються при розрахунку ціни одиниці продукції в даний момент, і наступні витрати, на основі яких проводиться розрахунок ціни на певну партію продукції);

♦ аналіз ціни за допомогою кривої освоєння нової продукції;

♦ аналіз ціни в часовому періоді (порівнюються стара і нова комерційна пропозиція, при цьому враховуються зміни у сировині, що використовується, витратах, ринкових відносинах та ін.);

♦ аналіз ціни по первинних витратах на одиницю продукції;

♦ аналіз за допомогою змінних цін (застосовуються в основному при розробці довгострокових договорів при спонтанній зміні цін);

♦ аналіз цін на основі відкритих даних (курс валют, біржові курси, митна статистика та ін.).

Транспортні видатки також перебувають у полі зору органів матеріально-технічного забезпечення. Приймаються до уваги не тільки дальність перевезень, але і вид транспорту, швидкість доставки, спосіб пакування вантажів, методи перевантаження у випадку змішаних сполучень. Крім транспортних видатків, значні витрати викликає зберігання матеріалів. Тут постачальницька діяльність має однозначну мету - забезпечити ефективне виконання виробничого завдання за рахунок зведення по можливості до мінімуму обсягу запасів. Необхідно відзначити, що в цей час, в умовах відсутності дефіциту на більшу частку сировини, напівфабрикатів і різних комплектуючих елементів, органи постачання не відчувають потреби в створенні зайвих запасів (така потреба стихійно формується при існуванні дефіциту). Проте було б неправильним вважати, що в ринковій економіці відсутні спонукальні причини створювати зайві запаси. Кон'юнктурні і сезонні коливання цін, інфляція, зміна політико-економічної обстановки в сировинних регіонах світу і інші фактори можуть бути такими стимулами.

З 1980-х років в організації закупівельного процесу на деяких фірмах підсилюються планові функції. Планування процесу придбання продукції і послуг для задоволення потреб фірми перебуває в загальному руслі процесу управління ресурсами і стає важливою функцією в постачальницькій діяльності. У ході планування враховується ряд факторів, зокрема: темпи інфляції і можливість девальвації валют ряду країн, що веде до росту цін; ріст концентрації капіталу на ринку поставок; технологічний розвиток виробництва; поява нових матеріалів і т.д., без чого важко оцінити перспективи розвитку постачальницьких служб фірм. Керівництво багатьох фірм давно усвідомило, що планування зв'язків з ринком поставок має таке ж важливе значення для успішного функціонування, як і планування ринку збуту. В умовах насиченості ринку закупівлі, що проводяться фірмою, можуть мати значний вплив на ріст її прибутку так само як і продаж продукції. Практично нове ставлення до функції постачання реалізується через розробку плану або основних положень стратегії закупівель. Політика постачання виробляється на підставі аналізу двох аспектів: важливості передбачуваної закупівлі (з погляду її потенційного впливу на характеристики виробленої продукції, скорочення виробничих витрат і рівень прибутку) і особливостей ринку поставок (обмеженість ринкових можливостей, наявність бар'єрів на шляху проникнення на ринок, монопольний або олігопольний характер ринку).

Керівництво постачанням, спираючись на вищезгадані фактори, оцінює позицію фірми стосовно постачальників, проводить систематичний аналіз можливостей потенційних постачальників і відповідності їхньої продукції вимогам фірми. На підставі аналізу створюється набір варіантів поводження фірми стосовно постачальників у конкретних ринкових зонах. Відділ постачання при тій або іншій стратегії виконує своє постійне завдання і виявляє нові джерела поставок.

Одне із ключових питань матеріально-технічного постачання промислових підприємств - якість сировини і комплектуючих виробів. Необхідно підкреслити, що, незважаючи на конкуренцію серед потенційних постачальників на внутрішньому і міжнародному ринку, проблема якості матеріальних ресурсів стоїть досить гостро. Найбільш солідні західноєвропейські, американські і японські компанії, що борються за ринки збуту, розробляють і скрупульозно виконують програми по підтримці і підвищенню якості своєї продукції. Значна увага в них приділяється якості джерел поставок.