Е_(в1-в2)о2 _

10.

Загальні засади організації праці в менеджменті

Організація праці в менеджменті

Управлінський вплив здійснює не тільки менеджер як керівник, а й група людей, сферою професійної діяльності яких є процеси управління. їх називають управлінським персоналом, працівниками управління, кадрами управління, менеджментом. Передумовою ефективного управління є раціональна організація їхньої праці.

10.1. Загальні засади організації праці в менеджменті

Професійна діяльність менеджерів потребує упорядкування — регламентування службових відносин, технічного оснащення, обґрунтованого поділу й кооперації, нормування тощо. При цьому важливого значення набуває науковий підхід до організації управлінської праці, який ґрунтується на об'єктивній оцінці трудових процесів в управлінні, виключає прояви суб'єктивізму і некомпетентності, гармонізує спільну працю всіх управлінців.

Сутність та етапи організації праці в менеджменті

Сутність організації праці в менеджменті полягає в раціональному поєднанні трудових зусиль керівників, спеціалістів, інших працівників управління задля досягнення цілей організації. їх організована спільна праця є запорукою ефективності управлінських процесів, економії коштів на утримання управлінців, узгодженої діяльності управлінської і виробничої систем організації, що сприяє підвищенню продуктивності діяльності організації загалом.

Організація управлінської праці — порядок, правила службової поведінки працівників управління, спрямовані на виконання поточних і перспективних завдань керівниками, фахівцями та іншими працівниками відповідно до посадових інструкцій і положень про структурні підрозділи.

Процес організації праці в менеджменті утворюють три послідовні етапи:

1. Прогноз очікуваного результату на основі аналізу об'єктивних факторів (підвищення ступеня розмежування функцій між окремими працівниками, ланками та рівнями управління, деталізація прав і підвищення відповідальності посадових осіб, поглиблення професійного і кваліфікаційного поділу праці тощо).

2. Розроблення регламенту службової поведінки й нормативів на засоби праці (визначення кадрового складу із урахуванням усталеної практики поділу праці, закріпленого в посадових інструкціях і положеннях про структурні підрозділи; складання технологічних карт виконання управлінських робіт; забезпечення управлінської праці технічними засобами (персональні комп'ютери, засоби тиражування, копіювання та оброблення документів, засоби зберігання та переміщення документів, меблі і обладнання Для службових приміщень)).

3. Виконання завдання. Після затвердження плану заходів і вироблення регламенту службової поведінки розпочинають виконання завдань із метою реалізації цілей організації.

Організація управлінської праці як система є результатом діяльності лінійного керівника, невід'ємною складовою менеджменту. У великих організаціях зі складною ієрархічною структурою управління доцільно створювати спеціальні підрозділи, основною функцією яких є постійне вдосконалення організації управлінської праці.

Організація праці в менеджмеї

Нті

Загальні засади організації праці в менеджменті

Ефективність раціоналізації праці в менеджменті

Раціональна організація праці в менеджменті є запорукою її ефективності. Працювати ефективно — означає досягати вищих результатів за менших витрат праці. Ефективність діяльності управлінців розглядають у вузькому і широкому розумінні.

Згідно з вузьким баченням цієї проблеми підвищення ефективності праці управлінців забезпечує скорочення витрат живої праці, часу на виконання робіт, заміна праці висококваліфікованих і високооплачуваних працівників працею менш кваліфікованою. У широкому розумінні свідченням зростання ефективності праці управлінських кадрів є поліпшення показників роботи керованих об'єктів у зв'язку з більшою обґрунтованістю, своєчасністю, вищою якістю управлінських рішень.

Точні кількісні оцінки й розрахунки ефективності можливі тільки у першому разі. Як правило, їх розробляють у процесі організаційного проектування, яке передбачає розроблення і впровадження проектів раціоналізації управлінської праці. Розрахунок економічної ефективності роблять двічі: на першій стадії розроблення організаційного проекту, коли вже визначені його об'єкт, мета й методи аналізу, приблизний обсяг ресурсів, розраховують планову ефективність для обґрунтування проектних рішень; після впровадження організаційного проекту розраховують його фактичну ефективність.

Основними загальними показниками економічної ефективності від раціоналізації організації управлінської праці є зростання продуктивності праці, річний економічний ефект (економія приведених витрат).

Приведені витрати — капітальні витрати, помножені на нормативний коефіцієнт ефективності, тобто частина капітальних витрат, яка припадає на один рік, на основі нормативного терміну їх окупності.

Річний економічний ефект Ер розраховують у національній валюті (у гривнях) за формулою

(10.1)

де В і і В₂ — вартість одиниці роботи до і після впровадження заходів із раціоналізації (поточні витрати), грн.; Ог — річний обсяг робіт після впровадження заходів із раціоналізації в натуральному вираженні (документів, копій, рядків і т. д.); Е_н — нормативний коефіцієнт порівняльної економічної ефективності (величина, обернена до

Е_р=(В₁~В₂)хО₂-Е_нВ_од,

нормативного терміну окупності Т_н); В_о9 — одноразові витрати, пов'язані з розробленням і впровадженням заходів, грн.

Нормативний коефіцієнт порівняльної економічної ефективності (Е_н) для заходів, пов'язаних з раціоналізацією організації управлінської праці, дорівнює 0,15; нормативний термін окупності (Т_к) — 6,7 року. Якщо конкретний захід економічно доцільний, необхідно вираховувати час, за який окупляться витрати на його впровадження. Економічно ефективним його можна вважати за умови, що термін окупності одноразових витрат не перевищуватиме нормативний.

Одноразові витрати (В_од) — капітальні витрати, які відображають вартість закупленої оргтехніки та обладнання для здійснення заходів із раціоналізації, або організаційні витрати на розроблення нових методів праці, оплату праці дослідників, оргпроектантів тощо. Термін окупності одноразових витрат {Т_од) визначають відношенням одноразових витрат (В^) до річної економії від зниження вартості робіт, отриманої внаслідок упровадження заходів із раціоналізації процесу менеджменту. Величину, обернену до терміну окупності, називають коефіцієнтом ефективності (Е):

В.

'од

е_(в1-в2)о2 _

(10.2)

(10.3)

Як відомо, елементом предмета праці управлінців є інформація, зафіксована на певному носії. Одиницею роботи є або весь документ (файл), або його окремі частини (рядки, колонки, розділи). Для визначення затрат праці, необхідних для опрацювання цієї одиниці, потрібно, вдаючись до відповідного методу (фотографії робочого дня, моментних спостережень, хронометражу), визначити середній час на цю роботу (у годинах, хвилинах) до раціоналізації та після неї.

Визначення вартості певної роботи передбачає з'ясування вартості однієї робочої години категорії службовців, які беруть у ній участь, до і після впровадження заходів із раціоналізації. Для цього річний фонд оплати праці ділять на річний фонд робочого часу (у годинах або хвилинах). Отримані величини перемножують на відповідну кількість годин (хвилин), що виражають працезатрати на одиницю

Організація праці в менеджменті

роботи до і після впровадження заходів із раціоналізації. Для визначення показника (Ві — В₂) цього достатньо, якщо носій інформації, а отже його вартість, не змінюються. Раціоналізація управлінської праці, а отже й зростання показників її ефективності безпосередньо пов'язані з поділом праці між окремими категоріями працівників управління.

Сутність і види поділу праці в менеджменті

Продуктивність управлінської праці підвищують, розподіляючи спільну працю між працівниками через спеціалізацію їх за окремими видами робіт. Одночасно для узгодженого управління необхідна кооперація (об'єднання) праці. Процеси поділу і кооперації праці в управлінні взаємопов'язані і взаємозумовлені особливостями трудової діяльності окремих категорій управлінців.

Поділ праці в менеджменті — визначення спеціалізованих видів робіт і закріплення їх за управлінськими працівниками та їх групами.

Поділ зумовлюють масштаби роботи, труднощі при виконанні її окремих частин та етапів, розосередженість процесів у часі та просторі, різна кваліфікація та досвід працівників. В організації управлінської праці застосовують структурний, функціональний, технологічний та кваліфікаційний поділи.

Структурний поділ праці. Здійснюють його на основі таких характеристик керованого об'єкта: організаційна структура, масштаби, сфера діяльності, галузева й територіальна спеціалізація. Внаслідок впливу на структурний поділ різноманітних факторів він є специфічним для кожної організації. У межах структурного поділу праці виокремлюють вертикальний і горизонтальний поділи.

Вертикальний поділ праці передбачає виокремлення низового, середнього і вищого рівнів управління, а також визначення діапазонів керівництва.

Горизонтальний поділ праці має своїм наслідком утворення управлінських підрозділів на кожному рівні управління залежно від обсягів робіт. За незначних обсягів од-норівневі структурні підрозділи агрегують, за великих — утворюють багато управлінських підрозділів, структуро-ваних за підфункціями й видами робіт.

Вертикальний і горизонтальний поділи праці певною мірою є взаємозамінними. Наприклад, можна побудувати розгорнуту горизонтальну структуру управління певною організацією, яка охоплюватиме спеціалізовані структурні управлінські підрозділи (рис. 10.1).

Загальні засади організації праці в менеджменті

Директор

Т

Функціона.

льні служби

Планово-економічний відділ

Відділ матеріальне технічного постачанні

Відділ маркетингу

Управління НДДКР

Фінансовий відділ

І

Відділ персоналу

Бухгалтерія

Відділ зв'язків з громадськістю

Служба сервісного обслуговування

Виробничі підрозділи

Рис. 10.1. Поділ праці в розгорнутій горизонтальній структурі управління

Наведену структуру можна перетворити у вертикальну (рис. 10.2).

Директор

Керівники спеціалізованих служб

Заступник

директора

з маркетингу

Заступник

директора

з виробництва

Відділ маркетингу

Заступник

директора

з економіки

і фінансів

Заступник директора з персоналу та зі зв'язками з громадськістю

Т

Функціональні підрозділи

Управління НДДКР

Служба сервісного обслуговування

Відділ

матеріально-технічного постачання

Бухгалтерія

Фінансовий

відділ

Планово-економічний відділ

Відділ персоналу

Відділ зв'язків з громадськістю

Виробничі підрозділи

Рис. Ю.2. Вертикальний поділ праці в ієрархічній структурі управління

Організація праці в менеджменті

Функціональний поділ праці. Суттю його є закріплення конкретних функцій управління за підрозділами чи окремими працівниками. У кожному апараті управління повинні бути працівники, зайняті визначенням мети, плануванням, розробленням рішень, організацією їх виконання, мотивацією, контролем. Подальша спеціалізація і поділ праці в межах функції відбуваються через деталізацію окремих складових конкретної (специфічної) функції й закріплення їх за працівниками. Наприклад, у межах загальної функції мотивації праці може бути виділена функція обліку праці. Обліком праці може займатися певний структурний підрозділ чи працівник.

Технологічний поділ праці. Спеціалізація працівників проводиться з урахуванням таких видів робіт: керівництво організацією загалом; керівництво структурним підрозділом апарату управління та розроблення варіантів рішень на основі інформації про здійснення робіт згідно з певною функцією; оброблення інформації, яка надходить як від об'єкта управління, так і з інших джерел, та створення документації, необхідної для здійснення функції; оформлення документації, її пересилання, зберігання, облік, сортування та ін. Цими видами робіт займаються відповідні категорії працівників: лінійні керівники, функціональні керівники, фахівці, інші працівники управління (табл. 10.1).

Таблиця 10.1 Технологічний поділ праці в управлінні

Категорії працівників менеджменту	Види виконуваних робіт
Лінійні менеджери	Керівництво організацією в цілому або відокремленим виробничим підрозділом
Функціональні менеджери	Керівництво структурним підрозділом в апараті менеджменту; розроблення варіантів рішень на основі інформації про здійснення робіт згідно з певною функцією
Фахівці	Оброблення інформації, яка надходить як від об'єкта управління, так і з інших джерел, та створення комплексу документації, необхідної для здійснення функції
Інші працівники менеджменту	Оформлення документації, її пересилання, зберігання, облік, сортування та ін.

Загальні засади організації праці в менеджменті

З нагромадженням досвіду роботи в системі технологічного поділу праці працівники поступово переходять від виконання простих робіт до керівництва функціональними підрозділами й лінійного керівництва організацією.

Кваліфікаційний поділ праці. За кваліфікаційною ознакою поділу працівники виконують різну роботу відповідно до їх кваліфікації та досвіду. Так, заступники керівника можуть координувати роботу виробничих, управлінських структурних підрозділів. Великий обсяг роботи може бути поділений на однакові ділянки за певною ознакою. Наприклад, за територіального зосередження однотипних підприємств працівників відділів апарату управління закріплюють за підприємствами, розташованими на певній території.

Мистецтво керівництва полягає в умілому комбінуванні різних видів поділу управлінської праці в управлінні організацією.

Сутність і види кооперації праці в менеджменті

Поділ праці ґрунтується на конкретизації й локалізації виконання окремих робіт і завдань управлінськими працівниками, їх виконання вимагає співпраці — кооперації робіт, спільних зусиль усіх управлінців (керівників, фахівців, інших працівників) для досягнення цілей організації.

Кооперація (лат. соорегаііо — співробітництво) праці у менеджменті — об'єднання різних видів праці для виконання спільних завдань.

У менеджменті застосовують паралельну й послідовну, постійну та епізодичну кооперацію праці.

Паралельна кооперація праці. Застосовують її за одночасного виконання двох або більше видів робіт, завершення яких обумовлено єдиним терміном. Наприклад, підготовка бухгалтерської й статистичної звітності.

Послідовна кооперація праці. Передбачає початок наступного виду робіт лише після завершення попереднього. За таким принципом складають статистичну звітність на основі даних первинного бухгалтерського обліку.

Постійна кооперація праці. Використовують з метою об'єднання суміжних (взаємозалежних) відділів та виконавців (наприклад, працівників відділу збуту і юридичного — у процесі контролювання виконання угод, контрактів).

Епізодична кооперація праці. Виникає у разі виробничої необхідності або на підставі спеціального розпорядження лінійного керівника організації.

Організація праці в менеджменті

Основою кооперації праці в менеджменті є чітко продумана технологія процесу управління — послідовність процедур виконання окремих видів робіт і їх сукупностей.

10.2. Організація робочих місць працівників менеджменту

Розширення обсягу оброблюваної у процесі менеджменту інформації, активне впровадження засобів механізації й автоматизації робіт, виникнення нових професій, поглиблення поділу, кооперації та спеціалізації праці потребують відповідної організації робочих місць, їх планування, обладнання, що забезпечує оптимальні умови для праці менеджерів.

Робоче місце працівника менеджменту організації та вимоги до нього

Необхідною умовою для успішної діяльності працівників менеджменту є наявність спеціально обладнаних робочих місць.

Робоче місце працівника менеджменту — відокремлена частина загального службового приміщення, обладнана необхідними засобами для виконання функціональних обов'язків, визначених для особи, яка його посідає.

До організації робочих місць висувають кваліфікаційні, інформаційні, економічні, ергономічні, гігієнічні, естетичні, технічні, організаційні вимоги.

Кваліфікаційні вимоги охоплюють комплекс параметрів, які характеризують сукупність вимог до рівня освіти й кваліфікації працівника, необхідних для ефективної реалізації функцій, закріплених за цим робочим місцем.

Інформаційні вимоги передбачають комплекс заходів, які визначають інформаційне забезпечення робочого місця: обсяги й структуру інформації, яка повинна надходити на робоче місце, оброблятися на ньому, створюватися й передаватися на інші робочі місця; проектування інформаційних потоків, у систему яких включене конкретне робоче місце та ін. Інформація, яка концентрується на певному робочому місці або/чи проходить через нього, повинна відповідати загальним принципам наукової організації управлінської інформації.

Економічні вимоги мають своїм змістом таку організацію робочого місця, за якої витрати на його утримання є

Організація робочих місць працівників менеджменту

мінімальними і водночас достатніми для функціонування. Доцільно також проаналізувати робоче місце за критерієм оптимальності: ефект від діяльності працівника на робочому місці повинен перевищувати витрати на його утримання.

Ергономічні (грец. ег£оп — робота, потоз — закон) вимоги змушують забезпечити максимальну відповідність робочого середовища (меблів, приміщення, устаткування, машин, механізмів тощо) вимогам ергономіки та максимально пристосувати їх до людини, її фізичної, фізіологічної, естетичної природи. Ергономіка є наукою, яка комплексно вивчає людину в умовах роботи з метою підвищення продуктивності праці. Виникла вона на межі технічних наук, психології, фізіології, гігієни. Активно послуговується даними анатомії, антропометрії, біофізики, токсикології здоров'я.

Гігієнічні вимоги стосуються освітлення робочих місць, обміну повітря, температурного режиму, вологості, шуму та інших факторів середовища, які впливають на здоров'я й працездатність людини.

Естетичні вимоги передбачають такі елементи естетичного оформлення виробничого середовища, від яких значною мірою залежить продуктивність праці людини (зовнішній вигляд приміщення і знарядь праці, їх кольорова гама, наявність квітів в інтер'єрі та ін.).

Технічні вимоги зобов'язують забезпечити раціонально обґрунтований простір для праці службовця. У межах цього простору повинні бути зручно розташовані меблі та устаткування, передбачені проходи до столу та устаткування, а також до іншого робочого місця та ін.

Оскільки керівники, значна кількість фахівців повинні спілкуватися в процесі роботи зі співробітниками (учасники нарад, особи, з якими доводиться спілкуватися під час відряджень, колеги, які працюють над однією проблемою тощо), необхідно передбачити певну площу, де могли б бути розташовані столи для нарад, стільці.

З урахуванням цих умов санітарні норми (СН) установлюють такі розміри робочих площ для різних категорій службовців (кв. м):

Керівник підприємства 24_54

Заступник керівника, керівник великого 12—35

структурного підрозділу

керівник відділу, його заступник, головний фахівець 8—24

Фахівець 4—8

Старший діловод 5—7

^авідувач машбюро, друкарка, молодший діловод 3,25

Організація праці в менеджменті

Однак ці норми є лише орієнтиром при організації та плануванні робочих місць, оскільки не передбачають усієї різноманітності умов праці представників різних професій. Тому набагато зручніше використовувати для визначення загальної площі П_заг робочого місця в кожному конкретному випадку сумарний метод розрахунку, за якого враховують площу трьох складових робочого місця:

П_заг=П_р+П_у+П_пр, (10.4)

де П_р — площа, необхідна для праці та пересування працівника; П_у — площа для устаткування; П_пр — площа для проходів.

При цьому можна врахувати також необхідну площу для відвідувачів, а в деяких випадках — для устаткування, яке використовують колективно. За сумарного способу розрахунок здійснюють згідно з нормативами на окремі елементи робочого місця.

Площу, яку займають меблі та устаткування, розрахувати просто: кожний із цих предметів має габаритні розміри. Однак їх установлюють не довільно, а підпорядковують вимогам ергономіки і насамперед антропометрії. Людина, сидячи за робочим столом, може охопити тільки певний робочий простір, обмежений відстанню її витягнутих рук. Цей простір називають максимальною робочою сферою досягання, він становить 65—70 см завдовжки і 150—160 см завширшки. Тому стандартні письмові столи для більшості службовців мають розміри 750x1500 мм. Столи з більшою поверхнею (до 1000x2000 мм) призначені для нарад з одним-двома відвідувачами. Робочу площу можна збільшити, установлюючи стільці, на яких співробітник обертається у потрібному напрямі.

Висота меблів та устаткування також повинна відповідати вимогам антропометрії: висота письмових столів дорівнює 750 мм, а столів для персональних комп'ютерів — 650 мм. Відповідно до цих вимог визначають площу, необхідну для зручного розташування працівника — відстань від письмового столу чи іншого устаткування до стінки або сусіднього робочого місця повинна бути 85 см. Для проходу однієї людини необхідно 60 см, для двох — 120 см. Якщо прохід розташований вздовж меблів з висувними шухлядами, необхідно додати до нього ще 55 см.

Організаційні вимоги передбачають чітке визначення сфери компетенції працівника на робочому місці, його прав, обов'язків, підпорядкованості, вертикальних й горизонтальних зв'язків з іншими робочими місцями, форм й

Організація робочих місць працівників менеджменту

щетодів стимулювання ефективної праці. Цій меті підпорядковані положення про структурні підрозділи апарату управління та посадові інструкції працівників.

Раціональна організація робочих місць забезпечує комфортні умови для трудової діяльності і сприяє підвищенню продуктивності праці працівників менеджменту.

Типові проекти організації робочих місць

З метою удосконалення організації праці службовців часто вдаються до розроблення й використання типових рішень, які ґрунтуються на суворій регламентації праці. Це передбачає обладнання робочих місць уніфікованими наборами устаткування і допоміжного обладнання, які є матеріальною основою розроблення і впровадження типових проектів організації праці, а також використання типових рішень для однотипних робочих місць.

Застосування типових рішень дає змогу:

— скоротити терміни виконання робіт, зекономити матеріальні й трудові затрати на робочих місцях;

— повніше враховувати досягнення науки й передового досвіду;

— використовувати у широких масштабах однотипні елементи організаційного обладнання;

— пришвидшити процес виявлення й використання внутрішніх резервів зростання продуктивності праці управлінців і створити для цього відповідні умови. Розрахунки свідчать, що реалізація типових проектів робочих місць забезпечує економію часу й підвищення продуктивності праці в управлінні на 4—5%.

Використання типових проектів організації робочих місць сприяє вирішенню таких завдань:

— раціональне планування робочого місця відповідно до технологічного процесу менеджменту;

— оснащення робочого місця устаткуванням і обладнанням відповідно до змісту виконуваних робіт і вимог естетики;

— забезпечення безперебійного обслуговування робочих місць.

Типовий проект організації робочого місця в апараті менеджменту є сукупністю (системою) проектних рішень з основних напрямів наукової організації управлінської праці (НОУП). Складається він із кількох розділів і пе-Редбачає обладнання, просторове (внутрішнє й зовнішнє) планування робочого місця, розташування знарядь і засо-

Організація праці в менеджменті

бів праці, взаємозв'язок з іншими робочими місцями в технологічному процесі управління, основні системи обслуговування робочого місця. Основним документом типового проекту організації робочого місця є карта організації праці. Додаток до типового проекту містить схеми, креслення, перелік обладнання тощо. Типові проекти, однак, не є готовими схемами організації робочих місць. Вони потребують прив'язки до конкретних умов: підтягування наявного організаційно-технічного рівня до запроектованого, перегляд окремих типових рішень з урахуванням конкретних умов. Передусім установлюють ступінь відповідності наявних організаційних умов передбаченим типовим проектним рішенням. Визначають з передбачених проектом ті заходи, які повністю або частково неможливо запровадити за існуючих умов. Потім здійснюють прив'язку (за розмірами, плануванням, комунікаціями) типового проекту до конкретних умов. Заключним етапом є складання плану впровадження НОУП на основі типового проекту з урахуванням конкретних реалій в організації, вимог науки. Одночасно підраховують необхідні витрати та очікуваний ефект.

Якісно новим етапом роботи з НОУП є створення типових проектів організації праці управлінців на основі комплексного, системного вдосконалення організації праці. Комплексність вирішення завдань у такому разі означає взаємопоєднання робіт в управлінні з комплексом технічних і технологічних аспектів, з організацією виробництва й менеджменту.

Використання типових проектів робочих місць працівників менеджменту дає змогу суттєво скоротити витрати на їх обладнання й експлуатацію, застосувати науково обґрунтовані схеми технологічних процесів управління, а отже підвищити ефективність управлінської праці.

Положення про структурні підрозділи

та посадові інструкції працівників менеджменту

Основними документами, які регламентують сферу компетенції працівника чи групи працівників управління, об'єднаних в окремий структурний підрозділ, є посадові інструкції та положення про структурні підрозділи апарату управління. Ці документи повинні відповідати основним вимогам щодо їх структури і змісту, тобто охоплювати увесь спектр питань, пов'язаних із статусом, правами,

Організація робочих місць працівників менеджменту

обов'язками, функціями конкретного управлінського підрозділу чи працівника.

Загальна частина. У ній обґрунтовують місце та значення підрозділу в системі менеджменту організації, вказують, кому він безпосередньо підпорядкований, а також його особливості, основні завдання, напрями та цілі його

ДІЯЛЬНОСТІ.

функції підрозділу. Містить формулювання функцій, необхідних для виконання завдань конкретного підрозділу апарату управління.

Права підрозділу. Охоплює коло прав, необхідних і достатніх для реалізації підрозділом закріплених за ним функцій, а також передбачає порядок здійснення цих прав.

Управління підрозділом. Визначає структуру підрозділу, яка, орієнтуючись на структуру організації, залежить від обсягу робіт і кількості працівників. При цьому відповідно до штатного розкладу зазначають посади осіб, які очолюють сектори, групи всередині підрозділу, регламентують взаємовідносини підрозділу з іншими відділами та службами організації. Встановлюють порядок одержання та видачі відповідної документації, інформації тощо.

Відповідальність. З урахуванням особливостей роботи кожного підрозділу обумовлюють дисциплінарну та матеріальну відповідальність керівників і співробітників підрозділу за своєчасне та ефективне виконання їх обов'язків, раціональну організацію праці, правильність планування та здійснення заходів, спрямованих на вирішення питань, віднесених до компетенції цих осіб.

Матеріальне стимулювання. Містить перелік показників, які є підставою для преміювання чи депреміюван-ня працівників підрозділу.

Організаційні вимоги щодо індивідуального робочого місця зумовлені загальними організаційними засадами функціонування структурного підрозділу менеджменту. Суть робочого місця реалізується у дотриманні закріплених у посадовій інструкції певних умов.

1. Чітке визначення завдань (функцій), для вирішення яких створено робоче місце, а також обов'язків, зумовлених специфікою завдань робочого місця.

2. Конкретне формулювання прав і повноважень працівника, який посідає робоче місце, перелік необхідного для його праці технічного забезпечення.

3. Встановлення меж відповідальності працівника, зумовленої суттю його робочого місця.

Організація праці в менеджменті

Положення про структурні підрозділи та посадові інструкції повинні відображати оптимальну завантаженість усіх працівників апарату управління, бути засобом раціональної організації праці управлінців.

10.3. Виробниче середовище працівників менеджменту

Управлінські працівники протягом робочого дня перебувають у службових приміщеннях, тобто в певному середовищі, стан якого визначає їх працездатність, продуктивність і ефективність праці загалом. Сукупність чинників виробничого середовища охоплює розміщення робочих місць, умови праці управлінців, механізацію та автоматизацію управлінської праці.

Розміщення робочих місць та умови праці

Процес управління відбувається в певному виробничому середовищі, параметри якого суттєво впливають на рівень продуктивності праці, збереження здоров'я і працездатності управлінців протягом їх трудової діяльності.

Сучасна наука менеджменту розробила рекомендації щодо організації виробничого середовища, які враховують психофізіологічні особливості людського організму, гігієнічні, ергономічні та естетичні потреби індивідів. Вони охоплюють вимоги щодо раціонального планування службових приміщень, розміщення робочих місць через вибір відповідного варіанта.

Планування службових приміщень. Робочі місця службовців, як правило, групують відповідно до поділу праці, належності до структурного підрозділу, виконуваної роботи. Відповідно групи працівників можуть бути розміщені або в окремих кімнатах (кабінетах), або в одному великому приміщенні. Тип службового приміщення з орієнтацією на всіх працівників називають «зальним», «зонним», «пейзажним» або «великою конторою».

Кожний тип службових приміщень має свої переваги та недоліки. Донедавна переважало традиційне кабінетне планування, яке давало змогу відокремити менеджерів від основної маси працівників дільниці, ізолювавши їх від шуму. Це було особливо важливо при використанні в управлінні електронно-механічних засобів обчислюваль-

Виробниче середовище працівників менеджменту

_нОї техніки, функціонування яких вимагало спеціального знепіумлення. Використання сучасної комп'ютерної техніки, яка працює безшумно, зробило цю проблему не актуальною.

Однак робота у традиційних приміщеннях потребує протягом дня багаторазових переходів від однієї операції до іншої, телефонних розмов, нарад тощо, для чого слід мати спеціальні кімнати. Серед недоліків такого приміщен-_яЯ — високі затрати, пов'язані з його утриманням, складність розміщення працівників та устаткування в кабінетах, тіснота, проблематичність перестановок.

Переваги «великих контор» полягають, насамперед, у гнучкості при переплануваннях робочого процесу, дешевизні будівель (робочі місця, дільниці відокремлюються пересувними перегородками, декоративними елементами).

Умови праці управлінців характеризують параметри освітленості, кольору, шуму, температури й вологості в службових приміщеннях.

Освітленість робочих приміщень. Однією з основних і особливо важливих умов праці є достатня та правильна освітленість, адже напруження зору є одним із найважливіших чинників стомлюваності управлінських працівників. Для нормальної праці необхідне достатнє природне освітлення робочих місць. Природне освітлення характеризують коефіцієнтом Е_м, який є відношенням освітленості всередині приміщення в певній точці Е_в до освітленості зовнішньої горизонтальної площини, що освітлюється рівномірно розсіяним сонячним світлом Е₃:

Е_м= — - (10.5)

Співвідношення між площею вікон і площею конторського приміщення повинне становити 1:2—2,5, а робочі місця мають бути розміщені так, щоб світло з вікон падало зліва. Якщо коефіцієнт природної освітленості в приміщенні або будь-якій його частині менший ніж 0,5, необхідне штучне освітлення. Штучне освітлення може бути прямим, напівпрямим, прямим побічним, напівпобічним. За прямого штучного освітлення на робочий стіл припадає 100% світла від рефлектора, при цьому виникають різкі тіні й ефект засліплення. Напівпряме (за допомогою прозорого рефлектора) освітлення дає на робочий стіл 60— 90% світлового пучка, а 40—10% світла відбивається від стелі. Пряме побічне освітлення забезпечують люмінесцентні лампи з інтенсивністю 40—60% прямого потрапляння його на робочий стіл і 60—40% — у вигляді відби-

Організація праці в менеджменті

того світла від стелі. Напівпобічне штучне освітлення також забезпечують люмінесцентні лампи. При цьому 60-— 90% світла відбивається від стелі. Останні два типи освітлення є найприйнятнішими при роботі на ЕОМ.

Освітленість службових приміщень штучним світлом регулюють спеціальні норми. їх вимоги стосуються загального освітлення, яке повинно бути достатнім у службових приміщеннях і не нижчим за наведені норми в табл. 10.2.

Таблиця 10.2 Норми штучного освітлення (у люксах)

Приміщення	Освітленість робочої поверхні	Площина з мінімальним освітленням
Кабінети, робочі кімнати		Горизонтальна, 0,8 м від підлоги
Центри тиражування		—
Проектні, креслярські і конструкторські бюро		—
Операційні зали банків та поштових відділень		—
Архіви — на робочих місцях — на стелажах		Вертикальна, 1 м від підлоги
Зали засідань		Підлога

Загальна освітленість, його нормальна інтенсивність і якість освітлювальних приладів є особливо важливими, оскільки місцеве освітлення настільними лампами при роботі з комп'ютером неприйнятне.

Основні вимоги до загального штучного освітлення:

— достатня освітленість, що полегшує зорове сприйняття та зменшує стомлюваність;

— відсутність світлових зайчиків;

— відтінок світла не повинен спотворювати природних кольорів предметів.

Кольори у робочих приміщеннях. Використовувана в оформленні робочих приміщень та знарядь праці кольорова гама суттєво впливає на самопочуття і працездатність людини. При фарбуванні службових приміщень потрібно застосовувати тільки світлі, розбілені тони, що мають

Виробниче середовище працівників менеджменту

високий коефіцієнт відбиття та не знижують рівня освітленості.

Шум- Надмірний шум різко знижує працездатність людей, оскільки заважає зосередитися, спричиняє втому, а відповідно і знижує продуктивність праці. Нормальний рівень шуму в службовому приміщенні не повинен перевищувати 50—55 дБ *. Однак шум від телефонних розмов та інших причин значно перевищує цю межу. Спеціальне покриття стін та стелі звукопоглинаючими засобами знижує рівень шуму на 5—6 дБ.

Температура та вологість. Нормальною вважається температура в службових приміщеннях 18° С при кратності повітрообміну 1,5 за 1 год. Найкращі умови забезпечують кондиціонери.

Раціональну організацію виробничого середовища забезпечує паспорт (типовий проект) робочого місця працівника, який утворюють такі розділи: призначення й загальні характеристики робочого місця; планування робочого місця; меблі, устаткування і технічні засоби; функціональні обов'язки; методи й прийоми праці; умови праці; оплата праці; організація обслуговування; регламентуюча документація; охорона праці й техніка безпеки.

Важливим організуючим чинником є режим праці — встановлений розпорядок роботи, який визначає тривалість трудового дня і трудового тижня, початок і закінчення роботи, періодичність і тривалість перерв. Основні вимоги до режиму роботи фіксують правила внутрішнього розпорядку, розроблені відповідно до чинного трудового законодавства. Вони містять загальні обов'язки працівників і адміністрації, правила поведінки на роботі, а також межі й порядок відповідальності за їх порушення. Правила внутрішнього розпорядку покликані забезпечити трудову дисципліну, ефективну організацію праці та безпечні її умови, повне й раціональне використання робочого часу та ін.

Типові правила внутрішнього розпорядку утворюють такі розділи: загальні положення; порядок прийому й звільнення працівників; робочий час і час для відпочинку; основні обов'язки працівників; основні обов'язки адміністрації; заходи стимулювання й способи впливу у разі порушення трудової дисципліни; службова й комерційна таємниця.

¹ Для прикладу зазначимо, що перегортання сторінок документів створює шум, рівний 20 дБ.

Організація пращ в менеджменті

На основі правил внутрішнього розпорядку й режиму роботи та відпочинку розробляють розпорядки робочого дня для окремих структурних підрозділів, керівників та виконавців. Це дає змогу впорядкувати роботу всього управлінського колективу; скоротити втрати часу в окремих службах; чіткіше планувати свою працю окремим працівникам, оптимізувати взаємодію окремих осіб і груп працівників.

Отже, створення необхідних умов та регламентування праці управлінського персоналу є важливою передумовою ефективного менеджменту.

Механізація і автоматизація управлінської праці

Зростаючі масштаби суспільного виробництва, поглиблення спеціалізації та розширення кооперації виробництва значно ускладнюють управлінські процеси в організаціях, що актуалізує проблему ефективності праці управлінських кадрів. Вирішення її неможливе без упровадження методів НОУП, механізації й автоматизації управлінських робіт.

Механізацію й автоматизацію управлінської праці здійснюють завдяки запровадженню сучасної обчислювальної техніки, засобів оргтехніки та оперативної поліграфії.

Найвищий ефект забезпечує одночасне застосування засобів обчислювальної техніки та оргтехніки.

Автоматизація управлінської праці полягає в передорученні багатьох її процесів машинам. З огляду на складність здійснюваних машинами операцій виділяють ступені автоматизації управлінської праці: низовий, середній, вищий. Низовий ступінь автоматизації управлінської праці передбачає автоматизацію окремих робіт (автоматизоване складання документів, їх тиражування тощо). Середній ступінь автоматизації управлінської праці полягає в автоматизованому виконанні комплексів управлінських робіт (автоматизація бухгалтерського обліку, підготовки видів документів). Вищий рівень автоматизації управлінської праці забезпечує застосування сучасних персональних комп'ютерів, технічні можливості яких дають змогу запровадити безпаперову технологію виконання більшості управлінських робіт, здійснювати складні розрахунки, моделювати виробничі процеси і прораховувати варіанти управлінських рішень, отримувати і обробляти інформацію в реальному режимі часу тощо.

виробниче середовище працівників менеджменту

За функціональними можливостями системи обробленая даних поділяють на такі категорії:

Система	Ступінь автоматизації	Матеріали й устаткування
Ручна канцелярія	Низовий	Олівець і папір, друкарські машини
Машини, що приводяться в дію людиною	Середній	Машини з механічним приводом
Машини, що здійснюють окремі записи	Середій	Машини з електричним приводом, що виконують одну функцію
Багатофункціональні машини	Вищий	ЕОМ

З розширенням номенклатури засобів оргтехніки та їх технічних можливостей удосконалювалися методи їх застосування — від механізації окремих операцій до комплексної механізації управлінських процесів. Найефективнішою є система комплексної механізації, створена внаслідок розроблення та впровадження організаційного проекту на базі вимог НОУП. Комплексна система механізації підвищує продуктивність управлінської праці в середньому на 15%, а для окремих працівників — у два і більше разів.

Потреба в механізації різноманітних управлінських робіт, процесів, операцій зумовила створення різноманітних засобів оргтехніки. їх класифікують за здійснюваними функціями щодо інформації або її носія — документа. На цій підставі виокремлюють серед них такі класи: засоби оргтехніки, що здійснюють складання документів; копіювання та оперативне розмноження документів; оброблення документів; зберігання й пошук документів; технічні засоби зв'язку.

Засоби складання документів. До них належать письмові автомати та диктофонна техніка. До цього класу зараховують і друкарські машини.

Письмові автомати (ПА) — електронні друкарські машини, на яких можна безпосередньо друкувати текст, записувати його на електронний носій (дискету), роздруко-вувати набраний на комп'ютері текст. Письмові автомати можна комплектувати невеликими обчислювальними блоками, які забезпечують здійснення розрахунків, а також програмування процесів підготовки документів. За допо-

Організація праці в менеджменті

могою ПА трафаретизують листи, оскільки набір типових фраз зберігається в пам'яті автомата. Текст листа формують з набору відповідних кодових номерів, перелік яких передають оператору, як правило, телефоном. Такий текст завжди має правильне розташування, в ньому відсутні помилки, оскільки він вивірений у процесі підготовки програми.

Для підготовки документів широко використовують також комп'ютери. Наприклад, програма МісгозоГІ; \^огй забезпечує упорядкування, редагування текстів факсів, нотаток, звітів, резюме, листів, використовуючи шаблони, закладені в пам'яті комп'ютера. Програма «Рута» дає змогу перевірити правопис, консультуватися.

Документ, зберігаючись у пам'яті комп'ютера, може бути роздрукованим будь-коли в необхідній кількості копій чи записаним на дискету, яку потім можна використати для перенесення інформації на вінчестер іншого ПК.

Уникненню непродуктивних витрат часу управлінських працівників на складання документів сприяє використання диктофонної техніки.

Засоби копіювання та оперативного розмноження документів. Тиражувати документи можна за допомогою принтерів (невеликі тиражі до 1000—10 000 копій на місяць), копірів (тиражі залежно від моделі — від 1000 до 100 000 копій на місяць), дублікаторів. Розраховані вони на виготовлення від 100 тис. до 1 млн. копій на місяць. Максимальний формат друку — АЗ, швидкість друку — понад 120 копій за хвилину. Друк — в один колір. Малочутливі до паперу — можна друкувати на технічному, газетному й папері для письма щільністю від 35 г/кв.м і на картоні 210 г/кв.м.

При виборі копіювального апарата слід враховувати такі чинники:

— обсяги робіт за встановлений період. Доцільніше купувати апарат більшої потужності, бо коли навантаження на нього перевищуватиме рекомендоване, зростає ризик витрат у зв'язку з несправностями й зносом механізму;

— можливості, функціональність апарата;

— ціна апарата або собівартість копії. Чим дорожчий (потужніший) копіювальний апарат, тим меншою буде собівартість зроблених на ньому копій (табл. 10.3).

виробниче середовище працівників менеджменту

Таблиця 10.3 Собівартість відбитків на різноманітних пристроях*

Тип апарата	Модель	Орієнтовна зоз-цріб-на ціна, И8О	Витратні матеріали	Ресурс видаткових матеріалів, 5-відсот-кове заповнення, сторінок	Вар-гість видаткових матеріалів, ІІ8О	Собівар-гість ОДНОГО відбитка при тиражі 20 000 примірників, ІТ8Б
Багатофункціональний пристрій для невеликого офісу, функції: лазерний принтер, кольоровий план-шетний сканер, лазерний факс, можливість підключення до мережі, швидкість друку/копіювання — 12 стор./хв.	ВгоШег МРС 9870		Барабан			0,0131
Тонер-картридж
Струминний кольоровий принтер, швидкість друку — 12 стор./хв.	Ерзоп 8£у1из Соіог 880		Кольоровий картридж			0,09 (кольоровий ДРУК)
Чорно-білий картридж			0,03 (чорно-білий)
Матричний принтер	Ерзоп ГХ 1170		Картридж	До 300 000 знаків		0,00186

* Примітки:

1. Значення собівартості отримані, виходячи лише з вартості витратних матеріалів (без урахування амортизації самого пристрою). Вважалося, що на всіх пристроях друкуються сторінки А4 із 5-відсотковим заповненням і нормальною яскравістю (для матричного принтера — 1860 знаків на сторінці).

2. Для дублікатора неведено кілька значень собівартості при Різних тиражах. Така значна різниця у вартості відбитків зумовлена технологічними особливостями дублікатора — для кожного нового документа, що друкується, він виготовляє майстер-плівку.

3. Таблицю складено за даними постачальників обладнання.

Організація праці в менеджменті

обниче середовище працівників менеджменту

Продовження таблиці 10.3

Закінчення таблиці 10.3

Чорно-білий світлодіодний принтер середньої потужності, 14 стор./хв.	Окіра§е 14/п		Тонер		28,6	0,018
Барабан	20 000
Чорно-білий лазерний принтер середньої потужності, 8 стор./хв.	Сапоп ЬВР800		Картридж			0,018
Чорно-білий лазерний принтер середньої потужності, 10 стор./хв.	НР Ьазеї^еі; 2100		Картридж			0,0192
Чорно-білий лазерний принтер великої потужності, 35 стор./хв.	Ьехтагк Оріга \¥810		Тонер суап			0,0116
Барабан
Кольоровий твердофарбовий принтер великої потужності, 14 стор./хв.	Текігопіх і>у Хегох РЬазег 850К		Тонер чорний	10 000		0,1175
Тонер		190,28
Тонер		190,28
Тонер		190,28
Силіконове мастило	45 000	150,30
Кольоровий світлодіодний принтер великої потужності, 12 коп., стор./хв.	ОИ-С7000		Тонер чорний	10 000	69,8	0,089
Тонер суап	10 000	164,7
Тонер та£еп£а	10 000	164,7
Тонер уеііолу	10 000	164,7
Зарабан для кожного кольору 4 піт.)	30 000	184,2 х х 4
Ф'юзер	60 000	202,4
Іас УГайстер-плівка їевелопер	60 000 270 кадрів 6000	293,1
' 1 Цифровий дублікатор
Биріо БР2030		Чорнило чорне	1500 копій (не залежить від заповнення сторінки)		1 копія — 0,18 10 копій — 0,019 100 копій — 0,003 1000 копій — 0,0013
Майстер-плівка	270 кадрів
Копіювальний апарат середнього класу, 15 копій/хв.	ТозЬіЬа 1560		Тонер Девелопер	700 6000	31 45	0,005

Засоби оброблення документів. Цю групу засобів утворюють фальцювальні, аркушепідбиральні, паперознищу-вальні машини, ламінатори, зшивачі, нумератори, конвер-товідкривачі та ін.

Засоби зберігання, пошуку і транспортування документів. До них належать лотки та ящики для оперативної роботи з документами та картками, устаткування для обладнання бібліотек та архівів, папки для зберігання документів, шафи для сортування кореспонденції, повітряна (пневмо) пошта.

Технічні засоби зв'язку. Найнеобхідніші серед них телефонні апарати, радіотелефони, факси, відомчі АТС і т. д. Останніми роками активно впроваджують нові види засобів комунікаційного сервісу: універсальна комунікаційна система «Меридіан-1», телекомунікаційна система СП УТЕЛ, мобільний (стільниковий) радіотелефонний зв'язок, система пошукового радіовиклику тощо.

«Меридіан-1» — цифрова комунікаційна система, призначена для передавання мови, даних, текстів і символів відповідно до міжнародних стандартів ІВВМ. До неї можна під'єднувати будь-які периферійні пристрої, що відповідають міжнародним стандартам: телефонні апарати, пристрої для виклику, персональні комп'ютери, телефакси, телекси, великі ЕОМ, електронні поштові скриньки тощо, використовуючи існуючі телефонні лінії, «Меридіан-1» ^ПоєДнує різноманітні периферійні пристрої в єдину інформаційну мережу. її абоненти одержують доступ до кому-

Організація праці в менеджменті

бниче _СЄредовище працівників менеджменту

нікаційних послуг, властивих лише окремим мережам зв'язку (наприклад, стільниковий радіотелефонний зв'язок). У такій мережі всі пристрої користуються єдиною «мовою», що дає змогу записувати мовні повідомлення на персональний комп'ютер, відправляти факси і мовні повідомлення безпосередньо з комп'ютерів у визначений час і визначеним адресатам, автоматично сортувати телефонні дзвінки та ін.

В Україні у сфері телекомунікацій спільне підприємство УТЕЛ здійснює міжнародний і міжміський зв'язок та зв'язок із районними центрами України. У багатьох містах відкриті спеціальні локальні АТС для юридичних осіб, які зв'язують із будь-яким абонентом у світі з першого набору.

Серед бізнесменів і менеджерів найбільше користувачів стільникового зв'язку. Найпотужніші оператори стільникового зв'язку в Україні ТІМС і Куіу8і;аг О8М забезпечують корпоративний мобільний зв'язок (групи користувачів, що належать до певної юридичної особи, спілкуються між собою за пільговими тарифами); доступ до Інтернету без використання комп'ютера; традиційний доступ до Інтернету (мобільний телефон + комп'ютер); офісні послуги (прийом/передавання даних і факсів засобами мобільного зв'язку) тощо.

Дешевший, а іноді зручніший від стільникового, пейджинговий зв'язок. Пейджинг — це система пошукового радіовиклику у формі локальної відомчої системи (до 1000 абонентів) або системи загального користування, за допомогою яких можна передавати цифрову, усну або письмову інформацію власнику кишенькового пейджера. Такі системи дають змогу обслуговувати багато незалежних користувачів із різним рівнем сервісу.

Останніми роками одним із найпоширеніших засобів зв'язку стає телефакс. За можливостями телефакси класифікують на прості, без пам'яті; апарати з пам'яттю (утримують в електронній пам'яті кілька сторінок прийнятої інформації); телефакси з автовідповідачами (запис/ відтворення мовних повідомлень).

Залежно від того, на який матеріал виводиться інформація, розрізняють телефакси з термодруком (використовують термопапір) і апарати, які друкують на звичайному папері (способом термоперенесення, лазерного або струминного друку).

Сучасні засоби оргтехніки в основному персоніфіковані, тобто призначені для індивідуального використання працівником у процесі менеджменту. Йдеться про децея-

лізовану ф_Ор_Му використання засобів оргтехніки. Це абезпечує індивідуальне використання їх кожним працівником на своєму робочому місці (якщо вони потрібні _я постійного застосування), колективно — групою співробітників однієї робочої кімнати, дільниці, підрозділу (як-то вони необхідні для виконання епізодичних операцій).

Однак потужність багатьох із них повною мірою не може використати один працівник. Тоді застосовують централізовану форму — для механізації виконання деяких видів робіт у масштабі установи. Вона полягає в організації спеціалізованих технічних підрозділів: копіюваль-но-розмножувальних центрів, диктофонних бюро тощо.

Іноді використовують змішану форму з різним ступенем переважання децентралізованої чи централізованої форми.

Науково-технічний прогрес у сфері механізації й автоматизації управлінської праці дуже динамічний, постійно з'являються нові засоби, пристрої, механізми, у розмаїтті яких досить складно зорієнтуватися. Компасом у цьому морі техніки мусять служити принципи доцільності, економічності, продуктивності, перспективності застосування обраних засобів для конкретних умов функціонування організації.