Проведення зустрічей

Якщо керівник організації домовляється про зустріч із клієнтом, важливо пам'ятати, що вона може пе­рерости у подальшу спільну діяльність не тільки через взаєм­ний інтерес, а й завдяки враженню, яке вони справ­лять на співрозмовника. Це враження формують репутація, манери та дотримання загальноприйнятих правил етикету:

— призначаючи зустріч, треба чітко домовитись про дату та час, повідомити клієнта, як краще до вас дістатися;

— секретарка має знати про цю зустріч, знати ім'я клієнтів для того, щоб зустріти його, а в разі потреби — замові перепустку;

— варто облаштувати місце, де клієнт зможе роздягтися, там обов'язково має бути дзеркало (якщо зовнішній вигляд у порядку, клієнт почуватиметься вільніше);

— бесіду треба розпочати точно в призначений час;

— побачивши клієнта, слід підвестися, потиснути йому руку, запропонувати зручне місце;

— треба мати перед собою інформацію про посаду, ім’я по батькові клієнта (його візитку). Такою ж інформацією слід забезпечити клієнта;

— обов'язково заздалегідь треба знати тему зустрічі;

— годинник у кабінеті має бути розташований так, щ його добре бачили як господар, так і клієнт. Це дасть змогу берегти час;

— менше говоріть самі, більше слухайте співрозмовника (у пропорції 40:60). Це дасть змогу краще його зрозуміти

— якщо ви прийняли пропозицію клієнта, потрібно йому про це сказати і домовитися про те, як надалі розвиватимуся ваші ділові відносини;

— якщо ви вагаєтесь одразу прийняти рішення щодо пропозиції клієнта, слід йому сказати, що вам потрібен для цього деякий час. Треба домовитися, коли і в якій формі буде дано остаточну відповідь;

— якщо пропозиція клієнта вас не влаштовує, одразу йому про це скажіть. Це зекономить його і ваш час у майбутньому,

— прощаючись з клієнтом, треба дотримуватись загальноприйнятих правил етикету: встати з-за столу, подати руку провести до виходу, сказати йому добрі слова, побажати успіху у справах і висловити надію на майбутнє співробітництво. Цим ви не лише підкреслите свою повагу до нього, а й підтримаєте свій авторитет і репутацію.