Заявочка

Для дорогого директора нашого коледжу

пана Харини В. Т. від студентки

найкращої групи економістів

Сопранової В. А.

Дуже прохаю Вас звільнити мене від здавання екзамену з української мови, бо я вже його здавала, коли вчилася в му- зичному училищі, і маю оцінку в дипломі.

Щиро вдячна Вам студентка Валя Сопранова.

Завдання 5. Складіть наказ про звільнення працівника фірми чи установи.

Позааудиторна пошуково-аналітична робота

Завдання 1. Напишіть заяву про зарахування на потрібну

Вам посаду.

Завдання 2. Складіть характеристику на працівника фір- ми чи установи.

Завдання 3. Складіть власне резюме та назвіть основні реквізити.

ТЕМА: Укладання довідково-інформаційних

документів (службові листи, протоколи, витяги з протоколів, звіти, пояснювальна записка, доповідна записка, телеграма, телефонограма, факс)

План

1. Укладання довідково-інформаційних документів (службові листи, протоколи, витяги з протоколів, звіти, пояснювальна записка, доповідна записка, телеграма, телефонограма, факс).

2. Аудиторна робота.

3. Самостійна робота.

1. Укладання довідково-інформаційних документів (службові листи, протоколи, витяги з протоколів, звіти, пояснювальна записка, доповідна записка, телеграма, телефонограма, факс)

Серед довідково-інформаційних документів насамперед називають такі:

Службові листи

Це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональни- ми ознаками службові листи поділяють на такі, що потребу- ють відповіді, і такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

– листи-прохання;

– листи-звернення;

– листи-пропозиції;

– листи-запити;

– листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

– листи-попередження;

– листи нагадування;

– листи-підтвердження;

– листи-відмови;

– супровідні листи;

– гарантійні листи;

– листи-повідомлення;

– листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від іме- ні керівників кількох установ.

Реквізити:

1. Штамп (повна назва установи – автора листа).

2. Номер і дата листа.

3. Назва установи-адресата.

4. Текст, що складається з двох частин:

– опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

– висновки та пропозиції.

5. Підпис керівника організації.

6. Печатка.

Для того, щоб оволодіти мистецтвом листування, слід за- своїти правила ведення ділової кореспонденції:

1. Починати листа необхідно із звертання. Проблема ви- бору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є

такі звертання:

Шановний/а (ім’я та по батькові)! Шановний/а пане (пані)...!

Шановні панове (колеги)! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім’я та по батькові)! Високошановний пане...!

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.

Високопоставлений пане Міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре! Шановний учителю!

Високоповажний пане директоре!

Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.

Наявність звертання не вичерпує проблеми правильно розпочатого листа, щоб він справив на адресата належне враження:

2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності його написання. Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо..

Передусім дозвольте подякувати Вам за... Цей лист – вияв нашої вдячності за... Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за... Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення... Дякуємо за надану змогу...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими по- чатковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа – від- повіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості (телефонної розмови) повідомляємо... Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є по- силання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:

У відповідь на Ваш лист від (дата)... Відповідаючи на Ваш запит від (дата)... Відповідно до пункту укладеної угоди... Відповідно до контракту (домовленості)..,

Посилаючись на оголошення в газеті (журналі), про- симо Вас...

До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханнями. Для їх оформлення є чимало ти- пових висловів:

Будь ласка, повідомте нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у... Звертаємося до Вас із проханням про невелику по-

жертву у фонд...

Просимо Вас терміново оплатити рахунки. Насамперед просимо повідомити...

Ми були б щиро вдячні, якби Ви могли повідомити про своє рішення найближчим часом.

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь. У діловому світі з різних причин (наприклад, ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли по- трібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. В такому разі листа слід розпочинати так: Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що ста-

лося...

Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю. Просимо вибачити нам за неможливість вчасно вико-

нати Ваше замовлення...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи. Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав’язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов’язок ще раз нагадати Вам про... Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали

жодної відповіді на лист від (дата).

Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необхід- ність оплати рахунка за... Гадаємо, що це лише непо- розуміння.

Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про...

Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.

Вважаємо необхідним нагадати Вам... Дозвольте нагадати Вам, що...

Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід ви- явити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попереди- ти Вас про свій намір розірвати контракт.

У зв’язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних листів належать листи-відмови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати

„ні” слід аргументовано, коректно, доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми докладно вивчили запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо ні найменшої змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції. Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити

Ваше прохання з деяких причин.

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не мо- жемо підтримати Вашого проекту.

Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не до- зволяє нам...

Вибачте, але ми не можемо погодитися на...

3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово „дякую” – найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини.

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність... Дякуємо за допомогу.

Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що... Щиро дякуємо за...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адре- сата як психологічне підкріплення усього висловленого в листі:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Були б раді співпрацювати з Вами і чекатимемо Вашої відповіді.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною. Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у

пригоді.

Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю. Маємо надію на встановлення тісних контактів між

нашими установами.

Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом.

Завершальним у листі може бути прохання: Просимо Вас уважно ознайомитися з...

Просимо Вас терміново повідомити (зателефонува- ти).

Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в лис- тах уживаються такі форми:

З повагою...

З вдячністю і повагою...

З повагою і найкращими побажаннями... Бажаємо успіхів!

4. Якщо ви бажаєте досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист був і за змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних бланках, які є „візит- ною карткою” вашої установи, фірми. Дизайн та поліграфіч- ні якості – це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високо- якісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не ви- никало потреби складати лист більше ніж двічі.

5. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, лаконічно.

6. Важливою умовою успіху листа є логічність та послі- довність викладу. Логічна послідовність викладу досяга- ється чітким членуванням тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним.

Отже, на рівень серйозного ділового спілкування не мож- на виходити, не засвоївши етикету цієї сфери. Слід пам’ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.

Зразок службового листа:

Чернівецьке приватне підприємство «Тетріс»

52003, Чернівці, пров. Молодіжний, 142-а, Тел. 58-00-12, телефакс 440-327

No 07-5/30 06.10.09.

Директорові АТ «Комп’ютер+»

Заброді В. Г.

65008, Одеса-8,

вул. Приморська, 193 про рекламацію на продукцію

Повідомляємо, що партія комп’ютерної техніки в кількості 200 (двісті) моніторів, які надійшли на нашу адресу 05.10.09. за на- кладною No 194/01, виявились пошкодженими. Акт додається.

Оскільки Ви порушили умови п. 17 укладеної спільно Угоди No 4 від 10.03.08. щодо перевезення комп’ютерної техніки, що спричинило її пошкодження, ми наполягаємо на її поверненні від- правнику.

Просимо надіслати підтвердження в отриманні рекламаційного листа.

Додаток – копія акта (1 примірник).

Директор О. В. Коваль

Протокол, витяг з протоколу, резолюція

Протокол – це документ, у якому фіксуються хід і резуль- тати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоко- лах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підпи- сують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісій.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список скла- дається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядають- ся. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ міс- тить такі частини:

– слухали;

– виступили;

– ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літе- рами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема до- повіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказу- ється, що текст додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рі- шення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів: короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення); повні (відрізняються від ко- ротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників); стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосу- ванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому – результати голосування.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обго- ворюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

Реквізити:

1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазна- ченням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, роз- ширена нарада).

4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбу- лися збори, конференція.

5. Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. В цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).

6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового ряд- ка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10–12 осіб, то вказують усіх присутніх.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конферен- ції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількос- ті сторінок;

11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (го- лови й секретаря).

Зразок:

Протокол No 17

загальних зборів студентів ІІ курсу

Чернівецького індустріального коледжу

від 12 грудня 2008 року

Голова Мойсеєнко Л. Д Секретар Доценко В. О.

Присутні: заступник директора Чернівецького індустріального коледжу з навчально-виховної роботи Чернівчан В. Я., викладачі Макаров Р. К., Волошин Г. В., Кривоніс Б. Н., Литвин С. Ф., сту- денти ІІ курсу – 74 чол. (список додається).

Порядок денний:

1. Підготовка студентів до виробничої практики.

2. Робота з упорядкування навколишньої території.

I. СЛУХАЛИ:

Макаров Р. К. – інформація керівника виробничої практики про умови, місце й термін її проведення. Текст виступу додається.

ВИСТУПИЛИ:

Кривоніс Б. M. – нагадав присутнім про факти порушення ви- робничої дисципліни студентами під час минулорічної практики.

Волошин Г. В. – запропонував ураховувати бажання студентів стосовно місця проходження практики.

УХВАЛИЛИ:

1. Практику розпочати з 15 грудня 2008 року.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Розглянути заяви студентів та запити організацій щодо місця проходження практики.

ІІ. СЛУХАЛИ:

Кащенко М. П. – інформація щодо упорядкування навколиш- ньої території. Текст виступу додається.

ВИСТУПИЛИ:

Литвин C. O. – запропонував поділити студентів на підгрупи, визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.

УХВАЛИЛИ:

1. Формувати групи студентів за добровільним принципом не менше 15 чол.

2. Затвердити графік роботи з прибирання прилеглої території.

Додатки:

1) список студентів І курсу Чернівецького індустріального ко- леджу;

2) текст виступу Макарова Р. К.;

3) текст виступу Кащенка М. П.