Управлінський облік виробничих запасів підприємства

Забезпечення ефективності управління виробничими запасами на ПСРП «Ремавтоагрегат» має велике значення, особливо зважаючи на те, що на підприємстві зосереджуються великі потоки матеріальних цінностей.

В умовах ринкової економіки особливо важливого значення набуває поліпшення використання матеріальних ресурсів. Якість управління ним багато в чому залежить від своєчасного отримання менеджером достовірної інформації про стан об’єкта управління, яку переважно надає управлінський облік.

В собівартості продукції аналізованого підприємства питома вага затрат виробничих запасів коливається в межах від 60% до 70%. Особливістю виробничих запасів є те, що вони під час виробництва повністю використовуються, і для кожного наступного виробничого циклу необхідні нові. Для забезпечення безперебійної роботи виробництва на складі підприємства повинні завжди знаходитись виробничі запаси в межах норм, передбачених його потребами. І хоча утримання запасів пов’язане з певними витратами, підприємство змушене це робити. Мотивами цього є:

– ймовірність порушення встановленого графіка постачань виробничих запасів;

– можливе коливання попиту;

– можливість своєчасного реагування на сезонні коливання виробництва;

– знижки при купівлі великої партії можуть стати причиною створення запасу;

– можливість рівномірного здійснення операцій з виробництва і розподілу;

– можливість негайного обслуговування покупців, що позитивно впливає на імідж підприємства;

– зведення до мінімуму простоїв у виробництві через відсутність запасних частин;

– спрощення процесу управління виробництвом.

Перелічені причини свідчать про необхідність створення виробничих запасів на аналізованому підприємстві. З іншого боку, для збереження конкурентоспроможності воно повинно шукати резерви зниження витрат та не «відволікати» оборотний капітал на створення надмірних обсягів виробничих запасів. До негативних наслідків складування великих обсягів виробничих запасів належать:

– збільшення витрат на зберігання запасів, адже на складі не створюються нові матеріальні цінності чи додаткова споживча вартість. Виробничі запаси, що зберігаються на складі, тимчасово виключені з фінансового обігу, хоча на їх придбання витрачено певні ресурси;

– високий ступінь невизначеності попиту на товари/послуги, що будуть створені з використанням таких запасів, можуть призвести до проблем з ліквідністю;

– погіршення якості запасів під час зберігання (усушка, псування), можливість крадіжок чи неефективного використання;

– проблеми з охороною довкілля та безпекою;

– збільшення страхових платежів.

Мета управління виробничими запасами на ПСРП «Ремавтоагрегат» – знайти «золоту середину»: запасів повинно бути не дуже багато, щоб не відволікати гроші з обігу, і не дуже мало, щоб уникнути «порожніх складів» і не допустити зупинки процесу виробництва.

В умовах конкурентної боротьби за споживача, коли потенційна пропозиція перевищує попит, проблеми ефективної реалізації виготовленої продукції стають пріоритетними. Коли попит перевищує пропозицію, то впевненість у тому, що будь-яка партія виготовленої продукції буде реалізована, обумовлює функціонування витратного виробництва, більше уваги приділяється максимальному завантаженню виробничих потужностей, зниженню собівартості одиниці продукції шляхом збільшення продуктивності обладнання за одиницю часу, тоді як завдання підвищення інфраструктурних операцій і процесу реалізації мають другорядне значення. Динамічність і невизначеність попиту на ринку робить недоцільним створення і підтримку великих запасів.

Реалізація концепцій і систем упралінського обліку виробничих запасів аналізованого підприємства та якість їх функціонування була б неможливою без отримання своєчасної, повної і достовірної інформації.

Найбільшу частку займає інформація, що формується бухгалтерським обліком, зокрема обліком управлінським, який на відміну від фінансового обліку, спрямований на внутрішніх користувачів (менеджерів підприємства), і націлений на надання допомоги адміністрації в плануванні, управлінні і контролі виконання управлінських рішень. Управлінський облік має справу як з оперативною інформацією, так і з інформацією «історичного» характеру, в ньому фігурують оцінки і плани на майбутнє (прогнозування) і використовується багато приблизних оцінок – розрахункових, експертних, очікуваних.

Характерною ознакою управлінського обліку ПСРП «Ремавтоагрегат» є його децентралізація задля наближення його до місць виникнення витрат і прийняття рішень. Щодо виробничих запасів, то вони займають провідну роль в системі управлінського обліку. Виробничі запаси є складовою частиною виробничих витрат, а управлінський облік в своїй діяльності націлений саме на розгляд поведінки і управління витрат, методів і способів обліку витрат та калькулювання собівартості, аналіз релевантної інформації для прийняття управлінських рішень. Для управління запасами в управлінському обліку аналізованого підприємства використовують багато процедур і технічних прийомів:

1) правильне бюджетування потреби у різних елементах запасів (сировини, напівфабрикатів, готової продукції, товарів). Відправною точкою бюджетування на ПСРП «Ремавтоагрегат» є розроблення бюджету продажів та робіт, який передбачає запланований обсяг продажу окремих видів продукції та виконання робіт. Складання усіх інших бюджетів ґрунтується на бюджеті продажів, бо він визначає майбутній обсяг виробництва чи закупівель товару, витрати на виробництво, рух грошових коштів тощо. Норми витрат виробничих запасів за їх видами визначає інженер-технолог на основі технологічних карт окремих процесів або з розрахунку на одиницю продукції, а ціну – працівники відділу постачання, враховуючи витрати на їх заготівлю і транспортування. Такі розрахунки виконують з кожного виду продукції, а потім визначають загальні потреби кожного виду виробничих запасів та загальні матеріальні витрати на виробництво загалом на підприємстві. Бюджет придбання матеріалів містить розрахунки кількості матеріалів за їх видами, які необхідно придбати у плановому періоді, та витрати коштів на придбання матеріалів. Розрахунки ґрунтуються на потребі в матеріалах, визначеній в бюджеті використання матеріалів, та з урахуванням зміни їх залишків на початок та на кінець відповідного періоду. Запаси матеріалів планують за їх видами у відсотках до планової потреби у наступному бюджетному періоді, враховуючи умови постачання та особливості ринку. Бюджет складається з кожного виду матеріалів окремо, а загальна сума витрат на придбання матеріалів визначається загалом по підприємству. Одночасно з цим бюджетом складається графік оплати постачальникам за матеріали, який потім використовується під час планування руху коштів та складання бюджетного балансу. Під час складання такого графіка враховують прийнятий порядок розрахунків з постачальниками (попередня оплата, оплата при придбанні, купівля в кредит з відтермінуванням платежів на певну кількість днів);

2) контроль за нормативами та рівнем запасів відповідно до бюджету, розрахунок коефіцієнта оборотності запасів та середнього періоду їх оборотності як загалом, так і за видами запасів;

3) контроль повторних замовлень виробничих запасів, для чого потрібно знати щоденну потребу в сировині та час реалізації замовлення (час з моменту оформлення заявки до отримання її від постачальника). Це дає можливість визначити, за якого мінімально допустимого залишку сировини необхідно оформляти повторне замовлення (так звана точка замовлення). Обсяг замовлення також залежить від обсягу окремої закупівлі, частоти здійснення закупівель, умов поставки, способу транспортування, порядку розрахунків тощо.

Для кожної з груп запасів ПСРП «Ремавтоагрегат» залежно від їх вартості і частки в загальних витратах закладається різний ступінь деталізації під час планування, управління та контролю.

Отже, основні прийоми і процедури, що використовує управлінський облік ПСРП «Ремавтоагрегат» для управління власними виробничими запасами, полягають у визначенні обсягів закупівель, які б забезпечували безперервний виробничий цикл, але, водночас, не створювали б надлишкового запасу. Реалізація концепції управлінського обліку підприємства б неможливою без застосування інформаційно-комп’ютерних технологій. Створення комплексного інформаційного середовища дає змогу планувати продаж і виробництво, управляти попитом, обліковувати матеріали, виробничі потужності і специфікацію виробів, управляти закупівлею, запасами і продажем, розробляти бюджетування, управляти фінансовими потоками, відносинами з клієнтами чи кадрами.

2.4. Шляхи вдосконалення обліку та документального оформлення виробничих запасів на ПСРП «Ремавтоагрегат»

В умовах адаптації бухгалтерського обліку до міжнародних стандартів в Україні він має бути орієнтований на забезпечення оперативною інформацією всіх суб’єктів управління, а також на підготовку інформації на основі бухгалтерської звітності для інвесторів та кредиторів. Зростає потреба в реєстрації і формуванні конкретної інформації, необхідної для контролю за діяльністю підприємств як ззовні (з боку власника), так і зсередини (з боку управлінського персоналу). Cаме такий елемент як облікова політика виступає одним із основних засобів управління бухгалтерським обліком на підприємстві.

Таким чином, на ПСРП «Ремавтоагрегат» доцільним є вдосконалення облікової політики з питань, що стосуються виробничих запасів, внесення певних доповнень, що допоможе краще і ефективніше вести облік, а також покращувати та значно розширювати діяльність.

Для забезпечення правильності даних бухгалтерського обліку, їх відповідності фактичному стану необхідно стежити за ретельним і своєчасним проведенням інвентаризацій, контрольних та вибіркових перевірок, які мають велике значення у збереженні матеріалів. Саме тому рекомендовано внести наступні зміни в порядок проведення інвентаризацій на ПСРП «Ремавтоагрегат»:

– повні інвентаризації виробничих запасів підприємства проводити два рази на рік (замість одного разу, як раніше);

– періодично за виникненням необхідності проводити перевірки окремих груп запасів. Такі перевірки проводяться на підставі наказу керівника підприємства, а за їх результатами має проводитись відповідне коригування залишків запасів (оприбуткування лишків, списання недостач), а також виявлення винних осіб та вжиття заходів для запобігання недостачам у майбутньому.

Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то, як результат, погіршується саме управління, оскільки воно залежить від якості, достовірності, оперативності приймання-передачі інформації, налагодження довідковo-інформаційнoї служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Збільшення обсягів інформації, підвищення вимог щодо оперативності та якості її обробки, зростання інформаційного навантаження потребує ефективно розробленого документообігу.

На всіх підприємствах, перш за все, повинен бути встановлений порядок приймання, реєстрації, контролю за виконанням, збереженням оброблених документів. Таким чином спочатку складають первинні документи, що являються вихідним пунктом бухгалтерського обліку, відображають сутність господарської операції та її наслідки. Ця робота досить трудомістка і потребує значних затрат часу. На ПСРП «Ремавтоагрегат» графік документообігу є досить умовним, що є значним упущенням, тому що точне дотримання графіків документообігу сприяє своєчасному і повному відображенню в облікових регістрах здійснюваних господарських операцій. Головному бухгалтеру слід скласти схему або перелік робіт зі створення та обробки документів, виконуваних інженерно-технічними, комерційними, бухгалтерськими службами зі вказівкою термінів виконання. Проект графіка документообігу наведено в Додатку Л. Це сприятиме конкретизації інформації по окремо взятому об’єкту і прискорить подальшу обробку та аналіз документів.

Одним із напрямів удосконалення обліку наявності та руху виробничих запасів на аналізованому підприємстві є спрощення оформлення операцій, які пов’язані з оприбуткуванням та витратами матеріальних цінностей. Відпуск матеріалів у виробництво, де це доцільно, можна оформляти на підставі встановленого ліміту безпосередньо в картках складського обліку матеріалів, передбачивши в них підпис особи, яка отримує цінності. Також можна на картках складського обліку відображати і внутрішнє переміщення цінностей.

Необхідно також впроваджувати ефективні форми попереднього й поточного контролю за дотриманням норм запасів і витратами матеріальних ресурсів, приділяти більше уваги підвищенню вірогідності оперативного обліку руху напівфабрикатів, комплектуючих виробів, деталей і вузлів у виробництві. Дані бухгалтерського обліку повинні містити інформацію для знаходження резервів зниження собівартості продукції в частині раціонального використання матеріалів, зниження норм витрат, забезпечення належного зберігання.

Значно поліпшити організацію обліку виробничих запасів можна, удосконалюючи процес документування, тобто ширше використовуючи накопичувальні документи (лімітно-забірні картки, відомості тощо), картки складського обліку як витратний документ по відпущених матеріалах (бездокументальну систему оформлення витрат матеріалів).

Доцільною також є розробка єдиної форми документа (на відпуск матеріалу), призначеної для машинної обробки. У цей документ варто включити всі об’єкти основного та допоміжного виробництва під відповідними кодами, які б указували напрям використання матеріальних ресурсів – основні вироби, запасні частини, товари народного споживання, разові замовлення, ремонтно-експлуатаційні потреби.

Щоб уникнути помилок і порушень при зборі та реєстрації оперативних фактів про виробничі запаси, що підлягають обліку, доцільно розробити детальні інструкції конкретним виконавцям (у вигляді посадових інструкцій, виписок з графіків документообігу) про порядок і терміни реєстрації даних, а також використовувати систему заохочень і покарань за виконання своїх обов’язків виконавцями.

Доцільним є використання на всіх ділянках обліку уніфікованих форм документації. Крім того:

– створення графіків документообігу з обліку запасів і доведення до виконавців їх функцій при створенні і перевірці первинного документа;

– видача розпорядчої документації особам, що відповідають за здійснення тієї або іншої господарської операції, і мають право підпису первинних документів;

– контроль з боку працівників бухгалтерії за правильністю оформлення первинної документації з обліку виробничих запасів (включення в обов’язок бухгалтера, що робить обробку документа, цієї функції через посадові інструкції та встановлення відповідальності за її недотримання).

Безперебійність здійснення виробничого процесу на ПСРП «Ремавтоагрегат» передбачає систематичне надходження виробничих запасів. В свою чергу, вирішення проблеми ефективного використання виробничих запасів потребує повної, об’єктивної, своєчасної і достовірної інформації про їх надходження та використання. Основним носієм такої інформації є первинний документ, від своєчасності та повноти складання якого в значній мірі залежить ефективність прийняття управлінських рішень.

Правильна і раціональна організація обліку матеріальних цінностей забезпечується чіткою системою документообігу і визначеним порядком оформлення операцій з руху матеріалів, письмовим розпорядженням на її виконання. Дослідження організації обліку виробничих запасів та застосування типових форм первинних документів на даному підприємстві показують на ряд недоліків, які, потребують додаткового вивчення з метою врегулювання. Зокрема це стосується дублювання записів у бухгалтерських документах та необхідності підвищення їх контрольної функції.

А тому актуальним залишається питання зменшення трудомісткості складання первинних документів з одночасним забезпеченням наявності вичерпної інформації про здійснювані операції з метою контролю за правильністю їх відображення в обліку.

При надходженні виробничих запасів на ПСРП «Ремавтоагрегат» оформляються документи, форми яких затверджені Наказом Міністерства статистики України №193 від 21.06.1996 р. «Про затвердження типових форм первинних документів з обліку сировини і матеріалів». Відповідно до призначення та ролі документів у обліковому процесі виробничих запасів, їх розділяють на такі, що:

– сприяють надходженню виробничих запасів;

– засвідчують факт їх оприбуткування;

– підтверджують законність вибуття та цільове використання;

– забезпечують ведення складського обліку;

– супроводжують рух первинних документів зі складу до бухгалтерії та забезпечують єдність даних бухгалтерського і складського обліку.

Так, при отриманні виробничих запасів у постачальника, використовується довіреність (форма №М-2), якою засвідчується право працівника виступати довіреною особою підприємства. Виписані документи реєструються у Журналі реєстрації довіреностей (форма № М-3), основною функцією якого є контроль за їх цільовим використанням та вчасністю повернення до бухгалтерії після закінчення терміну дії. Саме від організації обліку і контролю за рухом виданих довіреностей залежить вчасність надходження виробничих запасів, повнота їх оприбуткування, рівень зловживань матеріально-відповідальних осіб, які, в міру своїх посадових обов’язків, здійснюють придбання матеріалів.

А тому для внутрішнього контролю на підприємстві пропонується ввести реєстр «прострочених» довіреностей (табл. 2.7), в якому буде відображатися інформація про непрозвітовані доручення.

Таблиця 2.7

Реєстр «прострочених» довіреностей

Номер довіреності	Дата видачі	Термін дії довіреності	Посада і прізвище особи, якій видано довіреність	Прострочені довіреності
	02.03.2015	11.03.2015	Заступник директора Кириченко С.Ю.	Не відзвітовано
…	…	…	…	…

Запаси займають особливе місце у складі майна та структурі витрат ПСРП «Ремавтоагрегат». Крім того, вони є найбільш важливою та значною частиною активів підприємства. Належним чином організований облік виробничих запасів (якісна проінформованість про їх наявність та рух) має суттєве значення в управлінні виробничою діяльністю. У зв’язку з цим пропонується для контролю за відхиленням фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу і для контролю залишків матеріалів, що знаходиться без руху, почати використовувати на підприємстві сигнальну довідку про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу.

Сигнальне документування значно підвищить дієвість господарського обліку. Суть сигнального документування полягає в тому, що на кожний факт відхилень від нормального технологічного процесу в місцях їх виникнення заповнюється спеціальний сигнальний документ.Сигнальний документ повністю відповідає основному документу, але позначається діагональною червоною смугою, що свідчить про відхилення.

Найчастіше ці відхилення виникають унаслідок заміни матеріалів, додаткового відпуску їх на виправлення браку, нарахування заробітної плати за години простою, виправлення браку не з вини робітника, доплати міжрозрядної різниці.

Довідка має складатися в одному примірнику завідуючим складом (комірником), який повинен своєчасно повідомити відділу постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановленої норми запасу та про залишки матеріалів, що знаходяться без руху. Довідка заповнюється на підставі даних складського обліку матеріалів. Критерій для вкючення даних у довідку встановлює відділ матеріально-технічного постачання підприємства.

А тому важливою передумовою того, щоб прийом сигнального документування був справді дієвим, є обов’язкове оформлення сигнальними документами кожного випадку відхилень. Тоді фахівці з обліку матимуть можливість формувати окремі масиви інформації та використовувати їх для оперативного управління формуванням собівартості продукції, а ефективна система управління запасами дозволить керівництву отримувати якісну інформацію про наявність та рух запасів.

Також для швидкого отримання інформації щодо руху виробничих запасів пропонується ввести такі аналітичні рахунки до субрахунка 207 «Запасні частини»:

– 207.1 «Запчастини для виробництва»;

– 207.2 «Манжета гідравлічні неармовані гумові»;

– 207.3 «Манжета гідравлічні неармовані поліуретанові»;

– 207.4 «Ущільнення поршня у зборі»;

– 207.5 «Кільця гумові круглого розрізу»;

– 207.6 «Кільця поліамідні»;

– 207.7 «Підшипники»;

– 207.8 «Паси».

Це дасть змогу краще вести бухгалтерський облік та уникнути помилок і краще контролювати надходження і вибуття запасів.

Таким чином, реалізація перелічених напрямів удосконалення обліку виробничих запасів аналізованим підприємством призведе до значного підвищення результативності їх фінансово-економічної діяльності, дозволить налагодити більш дієвий і менш трудомісткий облік, контроль за наявністю, рухом і використанням виробничих запасів, а також досягти їх економії.