Характеристики эффективного контроля

Стратегическая направленность контроля является одним из главных условий его эффективности. Контролироваться должны ре­зультаты деятельности организации по ее стратегическим, главным направлениям на основе количественных оценок. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не часто, о полученных результатах сообщать работникам, если отклонения станут необычно большими. Контроль над мелки­ми операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей. Он часто приводит к открытому неповинове­нию требованиям вести детальный учет в мелочах.

Основные требования эффективного контроля сводятся к следу­ющему.

Ориентация на результаты. Конечная цель контроля - не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а ре­шение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правами и обязанностями осуществить на ее основании соответствующие изменения. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.

Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию. Например, общепринято оценивать эффективность торговли путем планирования и контроля объема продаж в рублях. Но это может маскировать убытки, так как высокий уровень сбыта может достигаться за счет слишком низких цен.

Своевременность контроля заключается во временном интер­вале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода опре­деляется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Это связано с важнейшей целью контроля - устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры.

Гибкость контроля, как и гибкость планов, необходима, чтобы приспосабливаться к происходящим изменениям. Например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызван­ный принятием нового закона, то до тех пор, пока он не будет включен в систему контроля, отслеживать издержки невоз­можно.

Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный кон­троль - это простейший контроль. Простейшие методы кон­троля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, люди их понимают и поддерживают. Контроль должен соответствовать возможностям людей.

Экономичность контроля. Совершенствование контроля, увели­чение затрат на его проведение оправдано до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затра­ты на систему контроля превосходят создаваемые ею преиму­щества, организации необходимо изменить систему контроля или вести менее тщательный контроль. Для реальной оценки соотношения затрат и прибыли, связанных с системой контро­ля, необходимо рассматривать как текущие, так и долгосрочные результаты ее применения.