Які вимоги висуваються до тексту документа?

Текст – головний реквізит документа. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. Текст документа має відповідати таким вимогам:

Ø Об’єктивність. Це досягається за допомогою використання безособових конструкцій, наприклад:

Запропоновано внести на розгляд питання про…

У минулому місяці виготовлено...

Об’єктивності надає документам текст, викладений від третьої особи:

Комісія ухвалила…

Університет просить…

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні та пояснювальні записки, накази.

Ø Стандартність. На рівні мовних засобів у тексті використовуються готові, перевірені практикою словесні формули, які легко сприймаються і точ-но описують ситуацію, що неодноразово повторюється. Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових паперів є

канцеляризми, або кліше:

Довести до відома…

Даний факт засвідчує…

З метою посилення контролю…

Оформлення на підставі заяв…

Обговорення питання...

Ø Повнота інформації. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання.

Ø Ясність викладу, точність опису. Ця якість досягається тоді, коли документ зрозумілий і не викликає двозначності. Прикладом порушення точності є таке речення: Комісія розглянула два тижні тому висунуті пропозиції. З цього речення незрозуміло, що відбувалося два тижні тому – висунення пропозицій чи їх розгляд комісією.

Ø Лаконічність. Ця якість досягається вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови. Лаконічним вважається текст, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів і повторень.

Редагування потребує таке речення: В розпорядженні роз’яснюється, що до зовнішньої реклами належить будь-яка реклама, що розміщується на окремих спеціальних конструкціях, щитах, екранах, що розташовуються просто неба, на фасадах будинків та споруд тощо.

Щоб досягти лаконічності, в текстах багатьох документів випускаються особові займенники:

2005 р. поступив до Харківського радіотехнічного технікуму (з автобіографії).

Прошу звільнити з обійманої посади (із заяви).

Ø Логічна послідовність. Усі частини документа логічно пов’язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будуються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу. Мовними засобами реалізації логічності є слова, які вказують на причинно-наслідкові зв’язки (тому що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не…а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, в результаті).

Для тексту документа характерний прямий порядок слів у реченні: підмет передує присудку, означення стоїть перед означуваним словом, додаток – після клерувального слова, вставні слова – на початку речення (Дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами). Дієприслівникові звороти потрібно вживати на початку речення:

Враховуючи…

Беручи до уваги…

Розглянувши питання…

Логічна послідовність досягається завдяки рубрикації – поділу тексту на абзаци, пункти, підпункти. Абзац – період тексту, що складається з кількох речень, пов'язаних між собою за змістом. Вважається, що оптимальний розмір абзацу має бути 4 – 6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення.

Нова система рубрикації ґрунтується на використанні лише арабських цифр.

Наприклад:

1.

1.1.

1.2.

2.

2.1.

1.2.