Организация закупочной деятельности

Служба закупок в организации может быть построена централизованно и децентрализованно. Если организация подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.

По сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все организации, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При закупках централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.

Преимущества централизованных закупок:

- простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

- отсутствие административного дублирования;

- возможность совместного (несколькими отделами организации) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

- лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

- развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.

Вариант структуры службы закупок организации предполагает сосредоточение всех функций закупок организации в одних руках, например, в отделе материально-технического снабжения. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок материальных ресурсов.

Специалисты службы закупок организации отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения организации, которым требуется продукция.

Внутри самого отдела закупок функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В небольшой организации, где отдел закупок представлен одним человеком, никакого разделения функций не будет. В более крупной организации, осуществляющей закупки, происходит разделение функций.

Организация процесса закупок имеет определенные этапы:

- определение потребности в материальных ресурсах;

- определение нужных характеристик и количества товаров и услуг;

- анализ и определение возможных источников снабжения;

- определение цены и условий закупок;

- подготовка и размещение заказа на закупку;

- контроль выполнения заказа или экспедирование;

- получение и проверка товаров;

- обработка счета и оплата;

- учет поступлений материальных ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности организации и индивидуальных потребностей каждого его подразделения в материальных ресурсах. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так н в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство организаций применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям. Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на основании общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанных товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий оплаты.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения или ускорять выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования.

Функция контроля выполнения заказа – стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов. Порядок приемки товаров по количеству и качеству определяется Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 3 сентября 2008 г. № 1290.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

- журнал заказов па закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен или не выполнен;

- реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку;

- товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку);

- реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования их в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием (ст. 476 Гражданского кодекса Республики Беларусь). Договор поставки не должен противоречить нормам Гражданского кодекса и другим нормативным правовым актам Республики Беларусь. При этом следует тщательно изучить действующие нормативные правовые акты, регулирующие поставку товаров (ст. 476-494 Гражданского кодекса Республики Беларусь, Закон «О поставках товаров для государственных нужд», Указ «О государственных закупках в Республике Беларусь» и др.).