Бюджетний контроль та аналіз відхилень

До найважливіших завдань контролінгу відносяться: контроль над виконанням бюджету підприємства, встановлення відхилень, аналіз причин, що зумовили відхилення, вироблення коригувальних заходів.

Складений бюджет відображає показники, що їх має досягти підприємство. Проте в процесі господарської діяльності можуть виникати відхилення.

Відхилення – це різниця між бюджетними й фактичними показниками. Для своєчасного виявлення відхилень і відповідного реагування на них здійснюють бюджетний контроль.

Бюджетний контроль – це порівняння фактичних показників фінансово-господарської діяльності з плановими (бюджетними) на предмет перевірки їх узгодженості за величиною і термінами, а також аналіз причин відхилень з метою вироблення пропозицій щодо коригування бюджетів чи фінансово-господарської діяльності підприємства.

Для здійснення контролю за виконанням бюджетів, як правило, використовують дворівневу систему контролю. Нижчий рівень – це контроль за виконанням часткових (функціональних) бюджетів структурних підрозділів підприємства, що здійснюється економічними службами цих підрозділів. Вищий рівень – контроль за виконанням бюджетів усіх структурних підрозділів та зведених бюджетів по підприємству в цілому, який здійснюється безпосередньо службами контролінгу.

До основних елементів системи контролю належать:

Ø об’єкти контролю – бюджети структурних підрозділів, часткові (функціональні) та зведені бюджети;

Ø предмети контролю – окремі показники витрат і доходів, надходжень і видатків (дотримання бюджету ліквідності, оплати праці, витрат сировини, матеріалів);

Ø суб’єкти контролю – служби контролінгу, що здійснюють контроль за дотриманням бюджетів та підрозділи чи окремі працівники, відповідальні за виконання бюджетів;

Ø інструменти контролю бюджетів – методи, процедури, які використовуються в ході бюджетного контролю (аналіз відхилень, SWOT – аналіз тощо).

Діяльність контролера в галузі бюджетного контролю передбачає такі заходи:

Ø ідентифікація фактичних даних;

Ø розрахунок відхилень;

Ø визначення причин і факторів відхилень;

Ø розробка (підбір) каталогу заходів щодо коригування планів і діяльності в цілому;

Ø оцінка запропонованих заходів;

Ø ініціювання рішень щодо коригування планів;

Ø контроль виконання скоригованих планів.

Процес контролю виконання бюджету наведено на рис. 19.

Рис. 19. Система бюджетного контролю

Розрахунок та аналіз відхилень фактичних показників від бюджетних може проводитися як в абсолютних, так і у відносних величинах. Виявлені в процесі контролю відхилення сигналізують про необхідність коригування планів чи фінансово-господарської діяльності. Проте контролер не повинен тотально аналізувати усі відхилення. Навіть, якщо абсолютна чи відносна величина відхилення певного параметру досить значна, це ще не є приводом для того, щоб негайно зайнятися її аналізом, оцінкою і коригуванням. Необхідно вияснити: дане відхилення є випадковим чи регулярним. Якщо це відхилення має разовий характер і суттєво не впливає на цільовий прибуток підприємства, то проводити аналіз не варто.

Якщо причини відхилень очевидні, то необхідність в детальному дослідженні також відпадає. І навпаки, незначне і незрозуміле на перший погляд відхилення в майбутньому може викликати великі проблеми, а тому заслуговує ретельного дослідження.

При значних відхиленням, що перевищують допустимі межі, контролер підключає до аналізу відповідні функціональні підрозділи, що несуть відповідальність за виявлені відхилення. Контролери і менеджери повинні спільно визначити центри відповідальності. Зокрема, відділ маркетингу контролює відхилення маржинального доходу, витрат на рекламу, збутових витрат; виробничий відділ – відхилення використання матеріалів, відділ постачання – відхилення закупівельних цін.

При закріпленні відповідальності за відхилення необхідно враховувати реальну можливість впливу підрозділу на одержаний результат. Наприклад, відділ збуту не досягнув намічених планів через збої у виробництві, що призвели до недопоставок продукції; матеріальні витрати різко зросли через те, що відділ постачання закупив дорогі матеріали.

Конкретні рекомендації щодо коригування планів можна давати лише після ретельного факторного аналізу причин відхилень. Причини відхилень рекомендується систематизувати у розрізі трьох функціональних рівнів:

Рівень планування:

Ø помилкова оцінка розвитку зовнішнього середовища;

Ø неправильні прогнози щодо причинно-наслідкових взаємозв’язків між діяльністю підприємства та зовнішніми факторами впливу;

Ø дефіцит в інформаційному забезпеченні чи обробці інформації, які призвели до нереальних прогнозів.

Рівень прийняття рішень:

Ø вибір помилкових планових альтернатив, що базуються на заздалегідь неправильних пропозиціях;

Ø затвердження планових альтернатив, що відрізняються від тих, які згідно з обґрунтуваннями є найреальнішими.

Рівень реалізації:

Ø недостатнє забезпечення матеріальними, трудовими та фінансовими ресурсами, що призвело до зриву виконання планових показників;

Ø слабкі місця в організації виробничо-господарської діяльності;

Ø недостатня мотивація до виконання планових показників.

Метою аналізу відхилень є визначення та оцінка усіх факторів, що зумовили відхилення та вироблення на цій основі висновків і пропозицій щодо подолання виявлених негативних факторів і слабких місць, використання можливих резервів і відповідного коригування планів. Особливу увагу звертають на аналіз прибутків від операційної діяльності та витрат в розрізі структурних підрозділів, видів продукції, центрів витрат тощо.

Результати бюджетного контролю доцільно оформляти у вигляді Звіту про виконання бюджету. Аналіз відхилень відображається у формі діаграм, графіків, рисунків.

1 Терещенко О.О. Фінансова діяльність суб»єктів господарювання: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2003. – С. 186-187

1 Пушкар М.С., Пушкар Р.М. Контролінг – інформаційна підсистема стратегічного менеджменту: Монографія. – Тернопіль: Карт – бланш, 2004. – С. 229-230

1 Бланк И.А. Основы финансового менеджмента. – К.: Ника – Центр, 1999. – Т. 2. – С. 276.

1 Економічний аналіз: навч. посібник / М.А.Болюх, В.З.Бурчевський, М.І.Горбатюк; За ред. акад. НАНУ, проф. М.Г.Чумаченка. – К.: КНЕУ, 2001. – С.306-307.

1 Кононенко О. Аналіз фінансової звітності. – 3-тє вид., перероб. і доп. – Х.: Фактор, 2005. – С.96