Анализ информационных потоков и информационного взаимодействия с другими объектами

Передача документов внутри отдела между сотрудниками и между отделами происходит в начале смены, то есть информация о производственном процессе в течение рабочей смены не поступает в отдел. Запаздывание информационного потока замедляет процесс продажи товара и негативно сказывается на экономическом состоянии. Кроме того, налицо дублирование функций: создаются копии документов, подшиваются копии документов, делаются выписки из документов. Дублирование работ означает по существу дублирование функций. Поэтому исключение дублирования может привести к сокращению персонала. Это тоже повлияет на повышение производительности предприятия.

Как уже говорилось, при создании модели вся работа по документообороту ведется вручную. Переход к автоматизированной обработке информации позволит сократить время подготовки и обработки практически всех документов в отделе за счет исключения дублирования информации и ускорения обработки.

На основании анализа можно сформировать предложения по усовершенствованию информационной системы предметной области и в целом предприятия. При выработке предложений надо учесть:

- длительность типовых операций;

- дублирование и противоречивость функций, информационных потоков и документооборота;

- степень загруженности структурных подразделений и должностных лиц;

- степень применения средств автоматизации.

Однако надо учесть, что переход к новой системе обработки данных потребует значительных затрат на проектирование, разработку, покупку техники и программных средств, обучение персонала и по практике аналогичных проектов даст экономический эффект не ранее чем через год. При этом имеет смысл разрабатывать корпоративную информационную систему, поскольку информация, обрабатываемая в отделе продаж, связана с большинством отделов предприятия.

Задания для самостоятельной работы:

1. Создать интервью для работников отдела продаж и работника отдела договоров.

2. Провести сбор и анализ документов, описывающих процессы, выбранной в пункте 2.1 задачи для самостоятельного решения.

3. На основе этой информации создать модель AS-IS выбранного в пункте 2.1 бизнес-процесса в методологиях SADT и RUP.

4. Создать модель документооборота выбранной задачи.

5. Определить «узкие» места и выработать предложения по усовершенствованию информационной системы выбранной предметной области.