Сортировка данных в списке

Сортировка данных в таблице БД MS Excel является основной операцией, т.к. многие операции группировки, которые выполняются из меню Данные, можно использовать только после сортировки.

Цель сортировки – упорядочивание данных в порядке возрастания или убывания, она производится в том же списке. В среде MS Excel сортировка выполняется по трём полям, причём сортировка по второму полю производится для одинаковых значений отсортированного первого поля, а третьего – для одинаковых значений второго поля.

Для сортировки данных нужно выполнить команду Данные\ Сортировка, откроется окно Сортировка диапазона (рис. 9.4), в котором выбираются столбцы и вид упорядочивания – по возрастанию или по убыванию.

При сортировке по возрастанию упорядочивание идёт от меньшего к большему – по алфавиту, по хронологии дат, но согласно приоритету: числа, текст, логические значения, значения ошибок и пустые ячейки.

При сортировке по убыванию используется обратный порядок, только пустые ячейки всегда собираются в конце списка.

Проведём сортировку списка "Экзаменационная ведомость" по полям Код преподавателя, Оценка и Фамилия И.О.

Рисунок 9.4 Окна Сортировка диапазона и Параметры сортировки

Результат сортировки показан на рис. 9.4, где столбецЕ отсортирован по возрастанию, в столбце D по возрастанию отсортированы одинаковые записи столбца Е, а в столбце В – по алфавиту одинаковые значения в столбце D.

Рисунок 9.4 Результат сортировки данных

Дополнительные установки сортировки задаются в окне Параметры сортировки, вызываемой кнопкой Параметры (рис. 9.4). Здесь можно задать сортировку с учётом или без учёта регистра, по столбцам или построкам, обычный или выбранный из списка. Этот список можно создать самостоятельно с помощью команды Сортировка \ Настраиваемая сортировка (выделив таблицу, нажать правой клавишей мыши и выбрать Сортировка\Настраиваемая сортировка).